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Vorbereiten des Erstellens eines Classic-Genehmigungsprozesses
Planen Sie jeden klassischen Genehmigungsprozess sorgfältig, um eine erfolgreiche Implementierung sicherzustellen.
Erforderliche Editionen
| Verfügbarkeit: Salesforce Classic und Lightning Experience |
| Verfügbarkeit: Enterprise, Performance, Unlimited und Developer Edition |
Lesen Sie die folgende Checkliste, bevor Sie Ihren klassischen Genehmigungsprozess erstellen.
- Bereiten Sie eine E-Mail-Vorlage für Genehmigungsanfragen vor.
- Bereiten Sie eine Postvorlage für Genehmigungsanfragen vor.
- Bestimmen Sie den Absender der Genehmigungsanfrage.
- Bestimmen Sie den zugewiesenen Genehmiger.
- Bestimmen Sie den delegierten Genehmiger.
- Legen Sie fest, ob für Ihren Genehmigungsprozess ein Filter erforderlich ist.
- Entwerfen Sie Aktionen beim ursprünglichen Einreichen.
- Legen Sie fest, ob die Benutzer Anfragen über ein drahtloses Gerät genehmigen können.
- Legen Sie fest, ob die Benutzer Datensätze bearbeiten können, die zur Genehmigung anstehen.
- Legen Sie fest, ob Datensätze automatisch genehmigt bzw. abgelehnt werden sollen.
- Bestimmen Sie, wie viele Ebenen der Prozess haben soll.
- Geben Sie die Aktionen an, die bei Genehmigung bzw. Ablehnung einer Genehmigungsanfrage durchgeführt werden sollen.
Welche E-Mail-Vorlage möchten Sie für Genehmigungsanfragen verwenden?
De E-Mail-Vorlage, die Sie in einem Genehmigungsprozess angeben, dient zur Benachrichtigung der Benutzer, dass ihnen eine Genehmigungsanfrage zugewiesen wurde. Sie können die Salesforce-Standard-E-Mail-Vorlage verwenden oder Ihre eigene benutzerdefinierte Vorlage erstellen. Fügen Sie die entsprechenden Briefvorlagenfelder für den Genehmigungsprozess ein, um einen direkten Link zu der Genehmigungsanfrage herzustellen. Ist für Ihre Organisation die E-Mail-Genehmigungsantwort aktiviert? Ist dies der Fall, enthält die Standard-E-Mail-Vorlage Anweisungen zur Beantwortung einer Genehmigungsanfrage. Geben Sie in der ersten Zeile des Mail-Texts genehmigen, genehmigt, ja, ablehnen, abgelehnt oder nein ein und fügen Sie in der zweiten Zeile optional Kommentare hinzu.
Welche Chatter-Postvorlage möchten Sie für Genehmigungsanfragen verwenden?
Wenn für Ihre Organisation Genehmigungen in Chatter aktiviert ist, geben Sie eine Vorlage für Genehmigungsposts an, die beim Benachrichtigen von Benutzern über Chatter verwendet wird, wenn diesen eine Genehmigungsanfrage zugewiesen wurde. Sie können die Salesforce-Standard-Postvorlage verwenden oder eine eigene erstellen.
Wer soll als Absender von Genehmigungsanfragen fungieren?
Benachrichtigungen über Genehmigungsanfragen werden von dem Benutzer gesendet, der den Datensatz zur Genehmigung eingereicht hat. Beim Konfigurieren einer E-Mail-Benachrichtigung können Sie für diese Benachrichtigungen eine andere Antwort-E-Mail-Adresse hinzufügen. Dabei können Sie zwischen der E-Mail-Adresse des standardmäßigen Workflow-Benutzers oder einer zuvor konfigurierten und überprüften organisationsweiten Adresse wählen. Legen Sie fest, welche E-Mail-Adresse verwendet werden soll.
Wer kann Anforderungen genehmigen?
Anfragen können genehmigt oder abgelehnt werden von:
- Einem Benutzer oder einer Warteschlange, der bzw. die vom Einreicher der Genehmigungsanfrage ausgewählt wird.
- Einer Warteschlange, die vom Administrator angegeben wird.
- Einem Benutzer, der im Standardfeld Manager auf der Detailseite für Benutzer des Einreichers aufgeführt ist.
- Einem Benutzer, der in einem benutzerdefinierten Hierarchiefeld auf der Detailseite für Benutzer des Einreichers aufgeführt ist.
- Einer beliebigen Kombination von Benutzern und zugeordneten Benutzern (Benutzer, die in einem Standardfeld oder benutzerdefinierten Feld im gesendeten Datensatz aufgeführt werden), die vom Administrator angegeben wird.
Sollen Genehmigungsanfragen zur Genehmigung an einen anderen Benutzer delegiert werden?
Ein Genehmiger kann einen Delegierten bestimmen, der Anfragen genehmigen kann. Diese Option kann jedoch deaktiviert werden. Wenn Sie Delegierte zuweisen möchten, füllen Sie das Feld Delegierter Genehmiger auf der Detailseite jedes Benutzers aus.
Welche Datensätze sind in diesem Prozess enthalten?
Legen Sie fest, welche Attribute ein Datensatz aufweisen muss, um in Ihren Genehmigungsprozess aufgenommen zu werden. Falls erforderlich, erstellen Sie die benutzerdefinierten Felder zum Speichern dieser Informationen, sodass Sie sie in Ihren Filterkriterien verwenden können. Wenn Sie beispielsweise nur Spesenaufzeichnungen aus dem Büro an Ihrem Hauptsitz aufnehmen möchten, müssen Sie ein benutzerdefiniertes Auswahllistenfeld mit dem Titel Büro erstellen, das zwei Optionen aufweist: “Hauptsitz” und “Außendienst”. Anschließend geben Sie in Ihren Filterkriterien an, dass nur Datensätze im Genehmigungsprozess aufgenommen werden, die im Feld Büro den Wert "Hauptsitz" aufweisen.
Was passiert, wenn ein Datensatz erstmals zur Genehmigung eingereicht wird?
Wenn Benutzer einen Datensatz zur Genehmigung senden, sperrt Salesforce den Datensatz automatisch, sodass andere Benutzer ihn nicht bearbeiten können, während er auf die Genehmigung wartet. Sie können nach wie vor Kampagnenmitglieder zu Kampagnen hinzufügen, die für die Genehmigung gesperrt sind.
Entscheiden Sie, ob beim erstmaligen Senden eines Datensatzes auch andere Workflow-Aktionen erfolgen sollen, wie beispielsweise E-Mail-Benachrichtigungen, Aufgaben, Feldaktualisierungen und ausgehende Nachrichten. Diese Aktionen werden zu Ihren Aktionen beim ursprünglichen Einreichen.
Können die Benutzer Anfragen über ein mobiles Gerät genehmigen?
Bestimmen Sie, ob Sie möchten, dass sich die Benutzer bei Salesforce anmelden müssen, um Anfragen zu genehmigen. Sie können Ihren Genehmigungsprozess ferner so einrichten, dass die Benutzer Anfragen remote mithilfe eines mobilen Browsers genehmigen können.
Wer kann Datensätze bearbeiten, die auf ihre Genehmigung warten?
Zur Genehmigung eingereichte Datensätze sind gesperrt. Benutzer, die auf Objektebene über die Berechtigung "Alle Datensätze ändern" für das jeweilige Objekt bzw. über die Berechtigung "Alle Daten modifizieren" verfügen, können die Datensatzsperre jederzeit aufheben und den Datensatz bearbeiten. Sie können jedoch auch angeben, dass der aktuell zugewiesene Genehmiger den Datensatz ebenfalls bearbeiten kann. Sie können nach wie vor Kampagnenmitglieder zu Kampagnen hinzufügen, die für die Genehmigung gesperrt sind.
Können Datensätze auf der Grundlage bestimmter Kriterien automatisch genehmigt, abgelehnt oder übersprungen werden?
Sie können Eingabekriterien für jeden Schritt Ihres Prozesses festlegen. Konfigurieren Sie Salesforce so, dass der Prozess genehmigt, abgelehnt oder übersprungen wird, wenn ein Datensatz die Kriterien nicht erfüllt. So könnten beispielsweise alle Spesen mit einem Betrag von unter 15 Euro automatisch genehmigt werden.
Wie viele Personen müssen diese Anfragen genehmigen?
Ein Genehmigungsprozess kann mehrere Genehmigungsebenen aufweisen. Bestimmen Sie, wie viele Benutzer die Anfragen genehmigen müssen und in welcher Reihenfolge die Genehmigungen erfolgen müssen.
Wie geht es weiter, wenn eine Anfrage genehmigt bzw. abgelehnt wird?
Wenn eine Anfrage widerrufen, genehmigt oder abgelehnt wird, kann Salesforce jeweils bis zu 10 Instanzen der folgenden Arten von Aktionen durchführen – insgesamt bis zu 40 Aktionen. Des Weiteren können Sie bis zu 40 Aktionen konfigurieren, die durchgeführt werden sollen, wenn ein Datensatz alle erforderlichen Genehmigungen erhalten hat oder abgelehnt wurde.
