Importar registros relacionados con un Id. externo

Algunas consideraciones: 

• Haga siempre una copia de seguridad de sus datos antes de realizar cualquier operación con Data Loader. Puede utilizar Exportación de datos de seguridad mediante el servicio de exportación o seleccionar Exportar datos en los objetos correspondientes a través de Data Loader. Haga pruebas con un registro o con un pequeño subconjunto de registros para asegurarse de que la operación se ha completado correctamente verificando que los registros correspondientes en Salesforce son correctos. Cuando haya confirmado que el resultado es correcto, realice la operación Insertar, Actualizar o Insertar y Actualizar con todos los registros, según corresponda. Para obtener más detalles, consulte Exportación de datos de copia de seguridad desde Salesforce.

• Puede que no sea posible asignar todos los campos de referencia a un Id. externo. Por ejemplo, los campos polimórficos, como los campos estándar Relacionado con (WhatId) y Nombre (WhoId) de un objeto Actividad y el campo Propietario de un objeto personalizado, no permiten la asignación a Id. externos. Valore la posibilidad de promocionar la idea Activación de claves externas en campos polimórficos, si le gustaría disponer de esta función. Estas ideas podrían agregarse a Salesforce en futuras versiones. Para obtener más información sobre los campos polimórficos, revise el artículo Concepto de campos de relación y campos polimórficos.

Vídeo sobre la importación de registros relacionados mediante Id. externos

Cómo actualizar registros mediante el Id. externo empleando Data Loader

Importar registros relacionados mediante un Id. externo

Al igual que ocurre con los Id. de registro de Salesforce, cuando un campo está marcado como Id. externo se pueden utilizar sus valores para buscar coincidencias y asociar registros relacionados entre sí. Los Id. externos se suelen utilizar para almacenar identificadores exclusivos de registro de sistemas externos y permitir la carga de datos rutinaria en Salesforce sin tener que preparar su archivo de importación con Id. de registro de Salesforce existentes o relacionados en cada ocasión.
 

1. Identifique un campo Id. externo existente en el objeto A que quiera utilizar para la búsqueda de coincidencias (o cree un Id. externo mediante un nuevo campo personalizado con el tipo de datos "Texto" en el objeto A) y seleccione los atributos de los campos Id. externo y Exclusivo.

Nota: Para obtener más detalles sobre la creación de un Id. externo, consulte estos artículos de ayuda relacionados: Crear campos personalizados y Atributos de campos personalizados​.
 

2. Rellene el campo Id. externo de los registros relacionados (objeto A, en nuestro ejemplo) en Salesforce:

Si los registros relacionados del objeto (A) ya existen en Salesforce:

- Asegúrese de que el Id. externo está cumplimentado con valores exclusivos para poder utilizarlo fácilmente como criterios coincidentes para relacionar registros más adelante.

Si el campo Id. externo no está cumplimentado en registros existentes, puede realizar una actualización masiva con los valores que quiera:​

A) Cree un archivo CSV que contenga todos los registros del objeto A mediante la Generación de un informe y la Exportación de un informe o empleando Data Loader para Exportar datos. 

Nota: No olvide incluir los Id. de Salesforce de los registros del objeto A en el archivo del informe o en el archivo de exportación.

B) Cumplimente la exportación resultante con los valores exclusivos que quiera para el campo Id. externo y, a continuación, actualice los registros existentes asignando el Id. de Salesforce y su campo Id. externo.
 

Si los registros relacionados del objeto (A) no existen en Salesforce:
 

Identifique una columna que contenga datos que sirvan como identificador exclusivo de los registros del objeto A y asígnela al campo Id. externo que haya identificado o creado en el paso 1 al insertar los registros. Idealmente los valores exclusivos que seleccione asignar desde el archivo de importación del objeto A deberían estar ya en su archivo de importación del objeto B, además de estar incluidos también en los archivos de un sistema externo.
 

3. Realice una operación Insertar si hay nuevos registros, o bien opte por Actualizar los registros existentes al objeto A. Asigne los campos obligatorios y la columna Id. externo al campo Id. externo en los registros del objeto A del paso 1 (asegúrese de incluir y asignar el Id. de Salesforce para una operación de actualizar o de alterar) para cumplimentar un valor exclusivo de Id. externo en Salesforce en todos los registros del Objeto A.

Si desea más información, consulte este artículo de ayuda relacionado: Insertar, actualizar o eliminar datos con Data Loader.

4. Prepare el archivo del objeto B con los valores de Id. externo correspondientes del registro del objeto A relacionado que quiera utilizar para la búsqueda de coincidencias con el objetivo de cumplimentar el campo de búsqueda del objeto B al objeto A empleando el siguiente método:
 

• En el archivo CSV del objeto B, seleccione una columna existente que contenga los datos exclusivos que coincidan con los valores de Id. externo que haya configurado para los registros del objeto A en los pasos 1-3 o cree una columna nueva denominada "Id. externo" y rellénela manualmente (o utilice la función VLOOKUP de Excel) para llevar los valores de Id. externo a los registros del objeto A.

5. En Data Loader:

a. Haga clic en Alterar.
b. Seleccione el objeto correspondiente (objeto B, en nuestro ejemplo).
c. Haga clic en Examinar.
d. Seleccione su archivo de importación del objeto B.
e. Haga clic en Siguiente.

6. En el paso 2: "seleccione sus objetos relacionados", seleccione el campo Id. externo para que la lista desplegable del objeto A utilice el campo Id. externo para buscar coincidencias con los registros relacionados del Objeto A al importar los registros del objeto B.

7. En el paso 3: "asignación", arrastre y suelte el campo de Salesforce con la sintaxis del nombre [ObjectName]:[ExternalIDField__c] para asignarlo a la columna de objeto B que contiene los valores de Id. externo de los registros del objeto A (en nuestro ejemplo, la sintaxis del nombre [ObjectName] es "Objeto A" y [ExternalIDField__c] es el nombre de la API del campo Id. externo del objeto A del paso 1). 
 

• De este modo, podrá relacionar fácilmente registros del objeto B con registros del objeto A mediante el Id. externo que haya creado, lo que elimina el proceso de importación de los registros del objeto A, de exportación de los nuevos Id., de búsqueda de coincidencias en Excel y de la posterior importación de los registros secundarios.