Verloren of verwijderde records en gegevens herstellen en terugzetten

Intrekking Gegevensherstel: Met ingang van 31 juli 2020 zal Gegevensherstel als betaalde voorziening komen te vervallen en niet langer beschikbaar zijn als service. Raadpleeg Intrekking Gegevensherstel voor meer informatie.

Videohandleiding over het exporteren van een verwijderde record met Data Loader
Een verwijderde record exporteren met Data Loader
 

Oplossing van het oorspronkelijke probleem

Voordat u overgaat tot het herstellen van gegevens, kunt u een paar stappen uitvoeren om te bevestigen of ze daadwerkelijk verdwenen zijn.
 

1. Controleer of de records aan een andere gebruiker zijn overgedragen en u ze daardoor niet meer ziet. U kunt dit doen door contact op te nemen met een systeembeheerder of een andere gebruiker met 'Alle gegevens weergeven'-toegang tot het object om te zien of de record nog bestaat.

2. Als u de records zoekt in een gerelateerde lijst, controleer dan of ze op een andere manier kunnen worden gevonden. Kunt u ze bijvoorbeeld vinden met 'Globaal zoeken'?

3. Als u de gegevens kunt vinden met een zoekopdracht, kan het zijn dat ze bij een andere record zijn ondergebracht, waardoor ze verdwijnen uit de gerelateerde lijst waarin u ze zou verwachten.

4. Vraag uw Salesforce-systeembeheerder of er wijzigingen zijn aangebracht in de regels van de organisatie voor het delen van gegevens, waardoor u de records niet meer kunt weergeven.

Gegevensback-up

Als u met uw controle hebt vastgesteld dat de gegevens of records daadwerkelijk zijn verwijderd, gaat u als volgt te werk om te bepalen of ze via andere middelen kunnen worden hersteld.
 

1. Ga naar de prullenbak en verander het vervolgkeuzemenu in Alles in de prullenbak. Zoek naar de ontbrekende records of sorteer de gegevens om de verwijderde records handmatig te controleren. Raadpleeg Prullenbak.

2. Vraag uw systeembeheerder (of een andere gebruiker met API-toegang en 'Alles weergeven'-toegang tot het object) om met de functie 'Alles exporteren' van Data Loader te controleren op verwijderde records. Hoe dit werkt, staat beschreven in de documentatie overhet exporteren vangegevens.

3. Neem contact op met uw systeembeheerder om te zien of er onlangs een gegevensexport is uitgevoerd om een back-up te maken van de gegevens van de organisatie. Mogelijk is daarbij de export uitgevoerd met de wekelijkse gegevensexport die in Salesforce is ingebouwd, of met een externe app uit AppExchange.

4. Ga bij uw systeembeheerder na of er onlangs een volledige sandbox is gemaakt. Tenzij er een sjabloon is gebruikt om objecten uit te sluiten, worden in volledige sandboxes alle gegevens gekopieerd die in de productieorganisatie aanwezig waren op het moment dat de sandbox werd gemaakt of vernieuwd. Als de gegevens aanwezig zijn in een recente sandbox, kunt u ze hieruit downloaden om ze opnieuw te maken in de productie.

De gegevens opnieuw maken

Als u met een van de bovenstaande methoden een back-up kunt vinden van de ontbrekende records of gegevens, kunt u de records opnieuw maken door een methode te kiezen voor het importeren van gegevens. Er zijn een paar punten om in gedachten te houden:
 

1. Alle opnieuw gemaakte records krijgen een nieuwe unieke record-ID op het moment dat ze opnieuw worden gemaakt. Hiermee moet rekening worden gehouden bij het herstellen van gegevens die gerelateerd zijn aan andere records. Als u bijvoorbeeld een account en de onderliggende contactpersoonsrecords herstelt, moet u eerst de account herstellen, in uw bestand voor het herstellen van contactpersonen de account-ID wijzigen in de nieuw gemaakte account-ID en vervolgens de contactpersoonsrecords herstellen.

2. Het vervangen of bijwerken van eerdere record-ID's door of met nieuwe record-ID's moet extern worden gedaan met de functie 'vert.zoeken' van Excel. Ook kan een beheerder overwegen om een aangepast veldExterne IDte maken voor het opslaan van eerdere record-ID's om gerelateerde records na het opnieuw importeren aan elkaar te relateren. Zie Gegevens invoegen, bijwerken of verwijderen met Data Loader voor meer informatie over het gebruik van het veld van een externe ID om de records van elk gerelateerd object in Upsert met elkaar te laten overeenkomen.

3. Als u een back-up hebt kunnen vinden met de originele gegevens 'CreatedByID', 'CreatedDate', 'LastModifiedId' en 'LastModifiedDate' en u deze gegevens wilt bewaren, ga dan naar 'Controlevelden maken' inschakelenom de records opnieuw te maken met hun originele historische informatie.

Achterhalen waarom dit is gebeurd

Aangezien een aantal opties voor het herstellen van de gegevens tijdgevoelig zijn, raden we u aan om eerst, of in ieder geval tijdens uw onderzoek naar de oorzaak, de herstelde gegevens te bekijken. Hieronder vindt u een aantal aspecten waarnaar moet worden gekeken als mogelijke oorzaken van het verwijderen van de records:
 

1. Controleer of er integraties of toepassingen van derden zijn die een directe invloed hebben op de ontbrekende records (Salesforce voor Outlook kan bijvoorbeeld invloed hebben op taken, gebeurtenissen en contactpersonen). Deze apps kunnen, afhankelijk van hun configuratie, Salesforce-records bijwerken of zelfs verwijderen. Als er zich een voorbeeldrecord in de prullenbak bevindt of als een voorbeeldrecord permanent is verwijderd, voer dan een query uit op de waarden Systeemvelden ervan om de inloghistorie van de 'LastModifiedById' van de gebruiker voor de 'LastModifiedDate' van de record te raadplegen en te zien of er overeenkomstige inlogpogingen zijn voor apps of integraties die ertoe leiden of ertoe hebben geleid dat de record wordt of is verwijderd.

2. Controleer of het object een hoofddetailrelatie heeft met een ander object. Als dat het geval is, is de hoofdrecord voor de ontbrekende records dan verwijderd? Als u bijvoorbeeld een account verwijdert, worden ook alle contactpersonen verwijderd die aan de account zijn gekoppeld.

3. Laat uw systeembeheerder het set-up-controletraject controleren om te bepalen of het object met de ontbrekende records is verwijderd. Wanneer een aangepast object wordt verwijderd, worden records in dat object automatisch ook verwijderd. Dit kan gebeurd zijn via de objectenpagina in 'Set-up' of als onderdeel van een pakketverwijdering.

Gerelateerde informatie: Variaties in verwijdergedrag

1. Als een onderliggende record (zoals een contactpersoon of verkoopkans) wordt verwijderd en als vervolgens de bovenliggende record (zoals de account) wordt verwijderd, wordt de onderliggende record permanent verwijderd. Zelfs als het verwijderen van de bovenliggende record ongedaan wordt gemaakt, kan de onderliggende record niet worden hersteld. Als eerst het verwijderen van de onderliggende record ongedaan is gemaakt, gebeurt dit niet.

2. Wanneer een bovenliggende account wordt verwijderd, worden alle links naar de onderliggende accounts uit de account gehaald en ook verwijderd. Als deze account vervolgens uit de prullenbak wordt gehaald, worden de eerdere onderliggende accounts en de relatie daarvan met de bovenliggende record hersteld.

3. Het verwijderen van recordgegevens kent 3 fasen:

• Fase 1 - verwijderd en in de prullenbak gezet, oftewel voorlopig verwijderd: in deze fase kunnen gegevens kunnen nog uit de prullenbak worden gehaald of via de API worden hersteld met een undelete()-oproep.
• Fase 2 - prullenbak leeggemaakt, oftewel permanent verwijderd: in deze fase kunnen gegevens niet uit de prullenbak worden gehaald en kan het verwijderen niet ongedaan worden gemaakt, maar kunnen de gegevens nog wel vanuit uit de API worden geëxporteerd met 'Alles exporteren' in Data Loader of met queryAll() in een alternatieve API-clienttool.  Met de optie 'Permanent verwijderen' in Data Loader kan voor records de prullenbak worden overgeslagen, zodat ze rechtstreeks in deze fase terechtkomen.
• Fase 3 - fysiek/permanent verwijderd - gegevens in deze fase zijn uit de database gewist.​

Gerelateerde artikelen

• BEST PRACTICES: Best practices voor gegevensback-up en -herstel
• Records onverwacht bijgewerkt