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Umbenennen exportierter Anhänge oder Dokumentdateien

Veröffentlichungsdatum: May 28, 2021
Beschreibung

Wenn Sie bei Ihrem Datenexport "Bilder, Dokumente und Anhänge einschließen" auswählen, werden Sie feststellen, dass alle Anhänge in einen Unterordner für Anhänge exportiert werden. Zudem werden sie entsprechend der zugehörigen 18-stelligen Salesforce-ID und nicht nach dem Dateinamen oder der Dateierweiterung benannt. Damit Sie den Namen und Dateityp identifizieren können, müssen Sie die ebenfalls im Datenexport enthaltene Datei "Attachment.csv" einsehen. 

Mit einer Batch-Datei können die Dateien wieder auf ihre ursprünglichen Dateinamen festgelegt werden. 

Siehe auch
Umbenennen von heruntergeladenen Dokumenten auf einem Mac
 
Lösung
Hinweis
Die folgende Lösung wird freundlicherweise als Orientierungspunkt angeboten, jedoch nicht direkt von Salesforce unterstützt. Beachten Sie, dass es nicht im Geltungsbereich des Supports liegt, Kundendaten zu ändern. Daher müssen die Implementierung, Fehlerbehebung und die Funktion der folgenden Punkte lokal durchgeführt und verwaltet werden.

Die folgenden Schritte können auf einem Windows-Computer durchgeführt werden, auf dem der Benutzer über Administratorberechtigungen verfügt, um die Datensätze umzubenennen. Diese Schritte sind zwar für Anhänge vorgesehen, können jedoch ohne Weiteres für andere Datensatztypen geändert werden:
  1. Öffnen Sie die Datei "Attachment.csv" in Excel. 
  2. Löschen Sie mit Ausnahme von "ID" und "Name" alle Spalten. Nachdem alle anderen Spalten gelöscht wurden, sollte sich "ID" in Spalte A und "Name" in Spalte B befinden. 
  3. Kopieren Sie die Formel in der folgenden Zeile und fügen Sie sie in Zelle C2 ein. 
="RENAME "&A2&""""&B2&""""
 
  1. Die resultierende Zelle sollte wie folgt aussehen: RENAME 00P300000046RlaEAE "Technical Specifications V1_2.docx" 
Hinweis: Weisen mehrere Zeilen denselben Dateinamen auf, sollten Sie eine Zahl am jeweiligen Ende anhängen (z. B. Dokument1.docx, Dokument2.docx, Dokument3.docx). Im selben Verzeichnis in Windows können sich nicht mehrere Dateien mit derselben Kombination aus Dateiname und Dateierweiterung befinden.
 
  1. Doppelklicken Sie unten rechts in der Zelle C2, um bis hinunter zu Spalte C zu kopieren.
  2. Wählen Sie Spalte C aus und kopieren Sie sie. 
  3. Öffnen Sie Editor. 
  4. Fügen Sie die kopierten Zellen in Editor ein. 
  5. Klicken Sie in Editor auf Datei und dann auf Speichern. Speichern Sie dann die Datei in Ihrem exportierten Ordner "Attachments" als "Fix.bat" (ohne die Anführungszeichen). Dort befinden sich die Datensätze, die umbenannt werden sollen.
  6. Navigieren Sie zu Ihrem exportierten Verzeichnis "Attachments" und doppelklicken Sie auf "Fix.bat". Dadurch sollten alle Anhänge entsprechend umbenannt werden. 
  7. Schließen Sie "Attachment.csv" in Excel, ohne die Änderungen zu speichern.

Anhand dieser Schritte können Sie demnach eine Textdatei generieren, die mit dem Umbenennungsbefehl des Systems die Ausgabedateien durchläuft und sie wieder in ihren ursprünglichen Zustand zurückbenennt.
 
Hinweise:
 
  • Wenn Sie Dateinamen von Dokumenten per Massenvorgang aktualisieren möchten, sollten Sie den folgenden Widerspruch berücksichtigen: Wenn Sie für "documents.csv" die Spalte "Name" überprüfen, werden Sie feststellen, dass die Dateierweiterung in den meisten Dokumentnamen nicht enthalten ist. Die Dateierweiterung befindet sich in "Type" (Typ). Dies funktioniert wie geplant, da Datensätze für Dokumentnamen in Salesforce die Erweiterung im Namensfeld nicht beibehalten. Daher müssen Sie die Datei "document.csv" so aktualisieren, dass die Dateierweiterung in die Spalte "Name" aufgenommen wird oder um "Name" + "Type" (Typ) in einer neuen Spalte zu verketten. Die Dateierweiterung ist erforderlich, damit Dateien klickbar sind.
  • Zum Umbenennen von Inhalten, darunter Chatter-Dateien und -Feedanhänge, können Sie die erforderlichen Dateien exportieren:
 
1. Navigieren Sie zu:
Salesforce Classic: Setup | Datenverwaltung | Datenexport
Lightning Experience: Zahnradsymbol | Setup | Daten | Datenexport

2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen "Bilder, Dokumente und Anhänge einschließen" und "Salesforce Files- und Salesforce CRM Content-Dokumentversionen einschließen". 

3. Wählen Sie "ContentVersion" anstelle von "Mit allen Daten" aus. 

 
 
 
  • Liegen nicht umgewandelte Anhänge vor, bedeutet dies, dass die Anhänge im Ordner über denselben Dateinamen verfügen. Erstellen Sie zum Umwandeln der restlichen nicht umgewandelten Anhänge einen neuen Ordner und kopieren Sie die nicht umgewandelten Anhänge und die Datei fix.bat in diesen neuen Ordner. Doppelklicken Sie erneut auf die Datei fix.bat. Wiederholen Sie den Prozess für alle Ordner vom Typ "Attachment/Document", bis alle Anhänge/Dokumente umgewandelt wurden.
  • Sobald Sie über den resultierenden Export verfügen, lesen Sie den Artikel: Umbenennen und Konvertieren von exportierten Chatter-Dateien, -Inhalten und von Chatter-Feedanhängen, um Anweisungen zum Konvertieren von Chatter-Dateien zu erhalten.
  • Wenn viele Anhänge mit demselben Namen vorhanden sind, besteht eine Übergangslösung darin, statt mehrere Ordner zu erstellen, dem Dateinamen mittels Excel ein Suffix (Beispiel – Nummer) hinzuzufügen und so jeden Dateinamen eindeutig zu machen. Wenn Sie dem Kunden diese Technik vorschlagen, stellen Sie sicher, dass er die Details speichert, damit er auf die richtige ID zurückgreifen kann.
  • Wenn Sie die Inhaltversion umbenennen, sollten Sie nach "Content Version.csv" suchen und die Spalten "ID" und "Pfad auf Client" kombinieren, um exportierte Dateien im Ordner "Content Version" umzubenennen. Es wird empfohlen, die Erweiterung ".snote" durch ".txt" zu ersetzen, damit Sie die Datei auf Ihrem Computer öffnen können.
Nummer des Knowledge-Artikels

000385467

 
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