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Attribution d'un nouveau nom pour les pièces jointes exportées ou les fichiers de document

Date de publication: May 28, 2021
Description

Lorsque vous sélectionnez « Inclure des images, des documents et des pièces jointes » dans votre exportation de données, vous remarquerez que toutes les pièces jointes sont exportées dans un sous-dossier Pièces jointes et qu'elles sont nommées en fonction de leur ID Salesforce à 18 chiffres associé et non en fonction de l’extension ou du nom de fichier. Pour identifier le nom et le type de fichier, vous devez consulter le fichier Attachment.csv qui est inclus également dans l’exportation de données. 

Il est possible de renommer les fichiers avec le nom de fichier d’origine à l’aide d'un fichier par lot. 

Voir aussi
Renommer des documents téléchargés sur un Mac
 
Résolution
Remarque
La solution ci-dessous est fournie par courtoisie et comme point de référence mais n’est pas directement prise en charge par Salesforce. Veuillez noter que la modification des données clients n’est pas traitée par le Support et par conséquent, l’implémentation, le dépannage et la fonction décrits ci-dessous devront être effectués et gérés localement.

Les étapes suivantes peuvent être effectuées sur un ordinateur Windows où l'utilisateur doit avoir des privilèges d’administrateur pour renommer les enregistrements. Ces étapes concernent les pièces jointes mais elles peuvent être facilement modifiées pour d’autres types d’enregistrements :
  1. Ouvrez le fichier « Attachment.csv » dans Excel 
  2. Supprimez toutes les colonnes « ID » et « Nom ». Une fois que toutes les autres colonnes sont supprimées, « ID » doit être dans la colonne A et « Nom » dans la colonne B. 
  3. Copiez la formule de la ligne suivante et collez-la dans la cellule C2. 
="RENAME "&A2&""""&B2&""""
 
  1. La cellule qui en résulte devrait ressembler à ceci : RENAME 00P300000046RlaEAE « Technical Specifications V1_2.docx » 
Remarque : Si plusieurs lignes ont le même nom de fichier, veuillez ajouter un chiffre à la fin (par exemple, Document1.docx, Document2.docx, Document3.docx). Vous ne pouvez pas avoir plusieurs fichiers avec la même combinaison de nom de fichier et extension de fichier dans le même répertoire dans Windows.
 
  1. Cliquez deux fois en bas à droite de la cellule C2 pour tout copier jusqu’à la colonne C.
  2. Sélectionnez la colonne C et copiez-la. 
  3. Ouvrez le Bloc-notes. 
  4. Collez les cellules copiées dans le Bloc-notes. 
  5. Cliquez sur Fichier | Enregistrer dans le Bloc-notes et enregistrez le fichier dans le dossier de vos pièces jointes exportées sous le nom « Fix.bat » (sans les guillemets). Les enregistrements qui doivent être renommés se trouvent à cet endroit.
  6. Accédez au répertoire de vos pièces jointes exportées et double-cliquez sur « Fix.bat ». Toutes les pièces jointes sont renommées en conséquence. 
  7. Fermez « Attachment.csv » dans Excel sans enregistrer les changements.

En résumé, ces étapes vous permettent de générer un fichier texte qui utilise la commande de nouvelle appellation du système pour accéder aux fichiers de sortie et les renommer avec leurs noms d’origine.
 
Remarques :
 
  • Si vous souhaitez mettre en jour en masse les noms des fichiers de document, suivez la procédure ci-dessous : Pour documents.csv, si vous observez la colonne « Nom », vous remarquez que la plupart des noms de document ne contiennent pas d’extension de fichier. L’extension de fichier se trouve dans « Type ». Ceci fonctionne comme prévu car les enregistrements de noms de document dans Salesforce ne conservent pas l’extension dans le champ de nom. Par conséquent, vous devrez mettre à jour le fichier document.csv pour inclure l’extension de fichier dans la colonne « Nom » ou concaténer « Nom » + « Type » dans une nouvelle colonne. L’extension de fichier est obligatoire pour pouvoir cliquer sur des fichiers.
  • Pour renommer un contenu avec des fichiers Chatter et des pièces jointes de fil, vous pouvez exporter les fichiers requis :
 
1. Accédez à :
Salesforce Classic : Configuration | Gestion des données | Exportation de données
Lightning Experience : Icône d’engrenage | Configuration | Données | Exportation de données

2. Cochez les cases suivantes : « Inclure des images, des documents et des pièces jointes » et « Inclure des fichiers Chatter et des versions de documents Salesforce CRM Content ». 

3. Sélectionnez « Versions de contenu » au lieu de « Inclure toutes les données ». 

 
 
 
  • Si des pièces jointes ne sont pas converties, cela signifie qu’elles ont le même nom de fichier dans le dossier. Pour convertir les pièces jointes non converties restantes, créez un dossier et copiez les pièces jointes non converties ainsi que le fichier fix.bat dans ce nouveau dossier. Double-cliquez à nouveau sur le fichier fix.bat. Répétez le processus sur tous les dossiers Pièce jointe/document jusqu’à ce que tous les pièces jointes/documents soient convertis.
  • Une fois que vous avez l’exportation qui en résulte, consultez l’article suivant : Attribution d'un nouveau nom et conversion pour les pièces jointes à un fil Chatter, le contenu et les fichiers Chatter exportés pour des instructions sur la conversion des fichiers Chatter.
  • S’il y a de nombreuses pièces jointes avec le même nom, au lieu de créer plusieurs dossiers, une solution consiste à ajouter un suffixe (Exemple - Numéro) au nom du fichier à l’aide d’Excel et de rendre chaque nom de fichier unique. Si vous suggérez cette technique au client, vérifiez qu'il enregistre les détails sur le fichier pour qu'il puisse rajouter la référence à l’ID correct.
  • Si vous envisagez de renommer la version de contenu, recherchez le fichier Content Version.csv et combinez les colonnes « ID » et « Chemin sur le client » pour renommer les fichiers exportés dans le dossier Version de contenu. Nous vous suggérons de remplacer .snote par .txt extension pour pouvoir ouvrir le fichier sur votre ordinateur.
Numéro d’article de la base de connaissances

000385467

 
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Salesforce Help | Article