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既存のレコードに対して遡ってワークフローをトリガする

公開日: Dec 26, 2023
説明
既存のレコードに対して過去に遡ってワークフロールールを実行するには、評価条件を考慮する必要があります:
 
1.レコードが次の場合にルールを評価：作成されたとき
2.レコードが次の場合にルールを評価：作成されたとき、および編集されるたび
3.レコードが次の場合にルールを評価：作成されたとき、およびその後の基準を満たすよう編集されたとき


ワークフロー ルールは、既存のレコードに対して自動的に起動するわけではないことに注意してください。ワークフロールールを遡及的に適用することを許可するオプションについては IdeaEchange のアイデアとして存在しています。


参考情報:
ワークフロールールの作成
データローダを使用したデータの挿入、更新、または削除
レポートのエクスポート
解決策
条件 1: レコードが次の場合にルールを評価：作成されたとき​

この条件では、既存のレコードに対するワークフロールールの実行は許可されず、新規レコードのみが対象となります。

条件 2: レコードが次の場合にルールを評価：作成されたとき、および編集されるたび​

1. ワークフロールールが有効になっていることを確認します。
2. ワークフロールールの実行対象であるレコードの ID のみを含むレポートを (CSV ファイルとして) エクスポートします。
3. Excel でその CSV ファイルを開き、ID と列のタイトル以外の行がない (ヘッダーやフッターもない) ことを確認します。
4. データローダ (などの API ツール) で更新を実行し、各レコードの ID のみを対応付けます。
 
影響: 最終更新日が一括更新の日時に変更されます。ワークフローによる変更以外の変更はありません。

条件 3: レコードが次の場合にルールを評価：作成されたとき、およびその後の基準を満たすよう編集されたとき​

1. ワークフロールールが有効になっていることを確認します。
2. レコードにチェックボックス項目を作成し、デフォルトをオンにします。
3. ワークフロー条件で (遡及目的で一時的に) チェックボックスを参照します：チェックボックス  次の文字列と一致する True
4. ワークフロールールの実行対象であるレコードの ID のみを含むレポートを (CSV ファイルとして) エクスポートします。
5. Excel で CSV ファイルを開き、新しい列を追加します。タイトル (1 行目) は「checkbox」にし、リストの各 ID の隣にある値はすべて「1」(括弧は不要) にします。
6. ID と列のタイトル以外の行がない (ヘッダーやフッターもない) ことを確認します。
7. データローダ (などの API ツール) で更新を実行し、ID 項目とチェックボックス項目 (ステップ 2 で作成した新しいチェックボックス項目) を対応付けます。
8. ワークフロー条件でチェックボックスへの参照を削除します。
9. チェックボックスを削除します。
 
影響: 最終更新日が一括更新の日時に変更されます。技術的には、ワークフローによる変更以外の変更は行われませんが、下記のタイムトリガの実行方法に関する注意を確認してください。



既存のレコードに対するワークフロータイムトリガに関する注意

ワークフローが評価されるとき、すべてのアクション/タイムトリガが予定時刻にスケジュールされます (ただし、特定のタイムトリガが起動する前にレコードが変更されて不適格になった場合を除く)。これには、予定時刻が過去の場合が含まれます。予定時刻が過去で、ワークフローが起動した場合、タイムトリガは数分後に次のバッチで起動します。たとえば、次のようになります。

以下は例です:
 
契約に関するワークフローで、顧客に契約満了日の 60 日前、30 日前、および 5 日前にメールを送信します (3 つのトリガがこのように設定されている)。

契約満了日が 15 日後のレコードに対してこのワークフロールールを実行すると、契約満了日の 60 日前と 30 日前のメール (本来、 ワークフローが存在すれば 45 日前と 15 日前にトリガされている) は、ワークフローがレコードに対して実行された数分後に送信されます。各タイムトリガを個別に制御するには、個々のワークフローで作成するのが唯一の方法です。
ナレッジ記事番号

000386750

 
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