Preguntas más frecuentes sobre flujos de trabajo basados en tiempo

Estas son nuestras preguntas, sugerencias y consideraciones principales:
 

¿Cómo creo un flujo de trabajo basado en tiempo?

Esta función aprovecha el motor de flujos de trabajo existente, que incluye dos secciones: Acciones inmediatas y Acciones dependientes del tiempo.

La configuración de regla básica es la misma, pero para las reglas basadas en tiempo, configura desencadenadores de tiempo en la sección Acciones dependientes del tiempo. Cada desencadenador de tiempo puede ejecutar una o más acciones de flujo de trabajo. Revise Agregar acciones automatizadas a su regla de flujo de trabajo.
 

¿Puedo tener un flujo de trabajo basado en tiempo sobre objetos personalizados?

Sí, y sobre cualquier objeto admitido en estos momentos por un flujo de trabajo.
 

¿Qué unidades de tiempo se admiten?

En estos momentos, se admiten días y horas.
 

¿Puedo hacer que mi acción de flujo de trabajo basado en tiempo cuente solo los días laborables?

Las funciones estándar se basan en todos los días y no pueden excluir fines de semana.
 

¿Cómo afecta el flujo de trabajo basado en tiempo a mis registros existentes?

Las reglas de flujo de trabajo no se desencadenan retroactivamente. Si crea una regla ahora, las reglas no se aplican a registros creados anteriormente.
 

• Ejemplo: Cuando crea un regla de recordatorio de oportunidad, no se ejecuta sobre oportunidades existentes. La nueva regla solo se aplica a registros creados o actualizados después de la activación de la regla.
   

¿Qué acciones de flujo de trabajo puedo utilizar con un flujo de trabajo basado en tiempo?

Todas las acciones existentes estarán disponibles: Alerta de correo electrónico, Actualizaciones de campos, Tareas y Mensajes salientes.
 

¿Puedo configurar múltiples acciones para que se produzcan en diferentes puntos en el tiempo para la misma regla?

Sí, puede crear una cronología de acciones configurando múltiples desencadenadores de tiempo y definiendo acciones para cada una.
 

• Ejemplo: Considere una regla para todas las oportunidades de alto valor (valor > 500.000 USD, probabilidad > 70%). Las acciones inmediatas podrían incluir el envío de alertas de correo electrónico al equipo de la cuenta indicando que se ha creado una nueva oportunidad de alto valor. Las acciones dependientes del tiempo podrían incluir lo siguiente:
  • 10 días antes de la fecha de cierre de la oportunidad, asignar una oportunidad al propietario de la oportunidad para que siga con el cliente.
  • 7 días antes de la fecha de cierre de la oportunidad, cambiar el propietario de la oportunidad al vicepresidente de ventas, y enviar una alerta por correo electrónico al nuevo propietario.

¿Existen restricciones para un flujo de trabajo basado en tiempo?

Sí, no es posible configurar una acción de flujo de trabajo dependiente del tiempo que esté establecida para evaluar criterios "Cada vez que se cree o se modifique un registro".
 

¿Puedo ver qué acciones dependientes del tiempo están pendientes de ejecuciones?

Sí, todas las acciones pendientes que se van a desencadenar en una fecha futura aparecen en la Cola de flujo de trabajo. Consulte Supervisar acciones de flujo de trabajo pendientes.

Los administradores del sistema pueden ver y gestionar la cola desde:

Classic

• Configuración mejorada bajo Interfaz (Activada): Vaya a Configuración | Supervisar | Flujo de trabajo basado en tiempo
• Configuración mejorada bajo Interfaz (Desactivada): Vaya a Configuración | Configuración de administración | Supervisión | Flujo de trabajo basado en tiempo

Lightning

• Configuración mejorada bajo Interfaz (tanto Activada como Desactivada): Vaya a Configuración | Entornos | Supervisión | Flujo de trabajo basado en tiempo

¿Se desencadenarán SIEMPRE las acciones pendientes?

No. Las acciones dependientes del tiempo se mantendrán en la cola de flujo de trabajo hasta que se procesen o los criterios para la regla de flujo de trabajo se evalúen como "false". Si un registro deja de coincidir con los criterios de la regla cuando esta se evalúe, Salesforce elimina las acciones dependientes del tiempo en la cola de ese registro.
 

• Ejemplo: Una regla de flujo de trabajo de oportunidad puede especificar:
  • Un conjunto de criterios establecido como “Oportunidad: Estado no igual a Cerrada ganada, Cerrada perdida.”
  • Una acción dependiente del tiempo asociada con un desencadenador de tiempo definido a 7 días antes de la fecha de cierre de la oportunidad. Si un registro que coincide con los criterios se crea el 1 de julio y la fecha de cierre se establece en el 30 de julio, la acción dependiente del tiempo se programa para el 23 de julio. No obstante, si la oportunidad se establece en "Cerrada ganada" o "Cerrada perdida" antes del 23 de julio, la acción dependiente del tiempo se elimina automáticamente de la cola.

¿Pueden ponerse en cola de nuevo las acciones pendientes para un registro?

Sí, si el registro se actualiza y establece los criterios de evaluación para que sean "Cuando se crea un registro y siempre que se modifique más tarde para que coincida con los criterios" (el registro no debió cumplir anteriormente los criterios de entrada).
 

• Ejemplo: Si el estado de la oportunidad se cambia de "Cerrada perdida" a "Prospección" y los criterios de evaluación de la regla de flujo de trabajo se establecen en "Cuando se crea un registro y siempre que se modifique más tarde para que coincida con los criterios" (asumiendo que el registro no cumplió anteriormente los criterios), Salesforce vuelve a evaluar los desencadenadores de tiempo y agrega las acciones apropiadas a la cola de flujo de trabajo.

¿Qué ocurre si los criterios de evaluación se establecen en "Solo cuando se crea un registro"?

En este caso, la regla de flujo de trabajo solo evalúa los desencadenadores de tiempo una vez. Si el registro que desencadenó la regla cambia y ya no cumple los criterios de evaluación, las acciones pendientes se eliminan de la cola y la regla nunca se vuelve a aplicar al registro.

Todas las acciones pendientes se evalúan únicamente siempre que los criterios de regla sean verdaderos. Aunque Salesforce evalúa la regla cada vez que se actualiza el registro, no desencadena todas las acciones asociadas con la regla cada vez.
 

• Ejemplo: Considere dos reglas que son idénticas, con la excepción de que los criterios de evaluación de Regla 1 son "Al crear únicamente" y Regla 2 son "Cuando se crea un registro y siempre que se modifique más tarde para que coincida con los criterios".
  • Si crea un registro que coincide con ambas reglas, Salesforce ejecuta las acciones inmediata y pone en cola las acciones dependientes de tiempo de ambas reglas. Si actualiza luego el registro y ya no cumple los criterios de la regla, Salesforce elimina las acciones pendientes de ambas reglas. Si luego actualiza el registro de modo que cumpla los criterios de la regla de nuevo, Salesforce solo ejecuta las acciones asociadas con la Regla 2.

¿Qué ocurre si actualizo el valor de un campo de fecha empleado en un desencadenador de tiempo?

Salesforce vuelve a calcular el desencadenador de tiempo siempre que el desencadenador de tiempo no se haya desencadenado aún y el recálculo no vuelva a programar el desencadenador de tiempo en una fecha en el pasado.
 

• Ejemplo: Si una regla de flujo de trabajo alerta al propietario de la oportunidad 7 días antes de la fecha de cierre de la oportunidad y la fecha de cierre está establecida el 20 de febrero de 2018, Salesforce envía la alerta el 13 de febrero de 2018. Si actualiza la fecha de cierre al 10 de febrero de 2018 y la fecha actual es el 2 de febrero de 2018 (o antes), Salesforce vuelve a programar la alerta para el 3 de febrero de 2018. La fecha de evaluación de las acciones pendientes SIEMPRE se vuelven a evaluar y actualizar (si es necesario) independientemente de los criterios de las reglas. Si la regla se evalúa a false, no tendrá repercusión, ya que las acciones se eliminan de la cola.

¿Qué ocurre si elimino un registro que tiene acciones pendientes?

Las acciones pendientes se eliminan de la cola de flujo de trabajo y no pueden restaurarse, incluso si anula la eliminación del registro.
 

¿Por qué aparece un error "Flujo de trabajo pendiente" cuando intento convertir un candidato?

Si hay cualquier proceso de aprobación o flujo de trabajo pendiente que hay que desencadenar, no podrá convertir un candidato. Dicho esto, puede eliminar las acciones pendientes bajo Configuración y la conversión se realizará.

Aprenda más en la sección "Procesamiento de desencadenadores de tiempo" de Consideraciones sobre las acciones dependientes del tiempo y los desencadenadores de tiempo.
 

¿Cómo se desencadena retroactivamente una regla de flujo de trabajo en registros existentes?

Consiga el conjunto completo de instrucciones en nuestro artículo de la Ayuda Desencadenar retroactivamente un flujo de trabajo en registros actuales.
 

¿Por qué las acciones de flujos de trabajo basados en tiempo no siempre se ejecutan a la hora exacta mostrada?

Este es un comportamiento estándar. Las acciones de flujos de trabajo basados en tiempo no siempre se ejecutan a la hora exacta mostrada en el menú de configuración de supervisión. Revise El intervalo de ejecución de flujos de trabajo basados en tiempo es de 15 minutos.