Quip のフォルダ

フォルダの概要

現在のフォルダ構造を見つけるには、Quip サイドバーで [フォルダ] を選択します。ここには、次の 3 つの異なるセクションがあります。

1. グループフォルダ

2. 共有フォルダ

3. マイドキュメント

グループフォルダ
グループフォルダは Quip 管理者のみが作成および管理できます。ほとんどの会社では、チームや部署 (マーケティング、サポート、エンジニアリングなど) ごとに 1 つのグループフォルダを作成します。
 

共有フォルダ

共有フォルダは Quip のユーザであれば作成できます。共有フォルダとは、少なくとも 1 人の他のユーザと共有されている文書のコレクションまたはサブフォルダです。

共有フォルダを作成するには、Quip ウィンドウの右上で新規アイテムアイコンを選択してから、[新規フォルダ] を選択します。共有フォルダには手動で新規メンバーを追加する必要があります。これにより、Quip サイト全体ではなく、限定されたグループとコンテンツを共有できます。

 

マイドキュメント

プライベートフォルダ

Quip の各ユーザにはプライベートフォルダがあります。プライベートフォルダは、Quip 内の自分専用のスペースです。Quip で作成した文書はすべて、その文書に明示的に他のユーザを追加するまでは非公開です。Quip の他のフォルダとは異なり、このフォルダのメンバーは自分だけです。

注意: プライベートフォルダの文書やフォルダに他のメンバーを追加した場合、その文書またはフォルダは Quip のプライベートフォルダセクション内に保持されます。

 

ごみ箱フォルダ

Quip で文書を削除すると、その文書はごみ箱フォルダに表示されます。ごみ箱フォルダから完全にコンテンツを削除する場合は、support@quip.com までメールでご連絡ください。または、ごみ箱フォルダに入れられてから 30 日が経過したコンテンツは、Quip により自動的かつ完全に削除されます。

 

グループフォルダの使用方法

Quip サイトの管理者が選択するグループフォルダの整理方法が、Quip で情報がチーム内をどの程度自由に流れるかに大きく影響します。次の 3 つの戦略を設定の参考にしてください。
 

戦略 1: グループフォルダを全ユーザに開放する

Quip を社内の複数のチームに Quip をロールアウトしている場合、すべてのグループまたは部署にそれぞれ専用のグループフォルダを用意し、すべての Quip ユーザにそれらのフォルダへのアクセス権を付与します。Quip サイトを全ユーザに開放すると、ユーザは信頼を築き知識を高め、社内全体のチームメイトとつながることができます。

グループフォルダへのアクセス権を全ユーザに付与することで、会社全体としての仕事の進め方が大幅に変化します。全員が一緒に取りくんでいることを念頭に置きましょう。Quip では、これがグループフォルダの構造に反映されています。マーケティング、エンジニアリング、営業がそれぞれのグループフォルダで共有している作業に社内の全員がアクセスできます。


社内のすべての情報へのアクセス権を全員に与えると、開かれたワークスペースが生まれ、そこであらゆる情報と人にすぐアクセスできます。チームを隔て、機能横断型のコラボレーションを難しくしているサイロが取り払われます。チームのつながり、知識、エンゲージメントが強化され、結果的に職場の生産性が向上します。

チームは、それぞれのグループフォルダをさらに望ましい形に整理できます。ここではマーケティングチームのグループフォルダの例を挙げます。グループフォルダ内を移動して探しているものを簡単に見つけることができます。


グループフォルダに機密情報を保管する場合は、サブフォルダや特定の文書を小規模なユーザのグループ限定にするオプションがあります。


社内の全グループフォルダのメンバーは、それらのフォルダ内の文書およびスプレッドシートへの更新を受信トレイで確認できまます。こうすることで、直接担当していなくても関心のあることについて、常に Quip での最新状況を把握できます。

 

戦略 2: 各グループフォルダをそれぞれのチームに制限する

システム管理者は、グループフォルダの作成、管理、削除ができます。つまり、チームごとにグループフォルダを作成し、マーケティンググループフォルダへのアクセス権をマーケティングチームのメンバーにのみ付与できます。これは戦略 1 ほど開かれてはいませんが、各チームや部署は専用のスペースで作業を整理して共有できます。チームが順調に使用を開始できるようにすることは、優れたシステム管理者の重要事項です。1 つのフォルダは、新しいチームが Quip の使用方法を習得するのに有効なリソースです。

 

戦略 3: 共有フォルダを使用して各チームの自主性に任せる

最後の戦略では、各チームまたは部署に共有フォルダを提供して自分たちで自主的にメンバーシップを管理できるようにします。グループフォルダは、IT ヘルプデスク、会社の連絡事項の文書、人事関連のポリシーや手続きなど、会社全体の情報用に確保してもよいでしょう。

 

今すぐ最初のグループフォルダを追加しましょう!

チームの作業を保持するグループフォルダを作成して、Quip サイトの骨格の設定を開始しましょう。アカウントメニューに移動し、[サイトを管理] を選択します。


ダイアログが表示され、そこで [サイトプロファイル] を変更し、[メンバーの追加] を行い、[ビジネスポータル] にアクセスできます。
[ビジネスポータル] をクリックすると Web ブラウザで新しいタブが開きます。


このビジネスポータルでは、Quip サイトに対して多くのアクションを実行できます。このポータルは、Quip サイトの管理者専用です。グループフォルダを作成するには、チームを作成する必要があります。

チームとは Quip ユーザのグループで、チームごとにグループフォルダがあります。管理者は、各グループフォルダのメンバーシップをカスタマイズしたり、デフォルトでグループフォルダをサイトの全ユーザに表示したりできます (Quip ではこれをおすすめしています)。

右列で、[チームの作成] をクリックしてグループの設定を開始します。


[チームの作成] 画面で、チーム名を追加します。これがグループフォルダの名前になります。開発チームのフォルダを作成している場合は、「Development」(開発) または「Engineering」(エンジニアリング) と入力することをお勧めします。

このインターフェースで少なくとも 1 人のメンバーを追加する必要があるため、[メンバー] テキスト項目に自分のメールアドレスを入力して自分自身を追加します。次に、[チームの作成] をクリックします。


Quip に戻って、[すべての文書] ビューまたは [グループフォルダ] ビューを表示すると、新しいグループフォルダが表示されます。


Quip から、フォルダの色を変更し、フォルダ内のアクティビティからの通知を管理し、フォルダのメンバーシップを管理できるようになります。


Quip サイトに最上位構造が定義されるまで、さらにいくつかのグループフォルダを手順に従って作成します。

完了すると、次のようなグループフォルダリストができます。

 

Quip 検索

必要な作業が見つからなかったら最悪です。そのため、Quip では検索を重視しています。選択したグループフォルダの設定方法に関係なく、Quip 検索では Quip 全体でアクセス権のあるすべての文書、スプレッドシート、フォルダ、チャットルーム、ユーザから結果が検索されます。Quip ではチームのすべての作業が 1 か所にあるため、憶測で文書を探して時間がかかることがなくなります。検索が本質的に効率化されますが、Quip のアルゴリズムと検索機能によりその効率が飛躍的に向上します。

作業を見つけるのに役立つ 5 つの重要な機能についての詳細は、こちらのブログ記事を参照してください。