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Bewährte Vorgehensweisen zur Implementierung von Rechnungsläufen mit Salesforce Billing

Veröffentlichungsdatum: Nov 25, 2025
Beschreibung
Mit Salesforce Billing können Sie komplexe Rechnungsanforderungen und elektronische Zahlungen für die zeitnahe Rechnungsstellung und Barzahlungen automatisieren. Nachfolgend finden Sie einige bewährte Vorgehensweisen, um die erfolgreiche Automatisierung der Rechnungserstellung und -buchung zu ermöglichen. Dies ist kein Ersatz für die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Partner, der Ihre Rechnungslösung konzipiert, entwickelt und implementiert.
Lösung
Ein Rechnungslauf kann mit wenig Aufwand eine große Anzahl von Datensätzen erzeugen. Aus diesem Grund sind das Planen und Testen in einer vollständigen Sandbox unerlässlich, wenn es darum geht, sich auf die Liveschaltung vorzubereiten oder Änderungen an der Produktion vorzunehmen. 

Berechtigungen

Der Benutzer, der den Rechnungslauf (über die Rechnungsplanung) erstellt, benötigt alle Berechtigungen zum Erstellen und Buchen von Rechnungen, wie in diesem Artikel beschrieben. Beachten Sie, dass viele Rechnungsobjekte wie Rechnungen eine Master-Detail-Beziehung zum Account haben und Berechtigungseinstellungen teilen. Dies ist bei Verwendung eines privaten Freigabemodells noch wichtiger. Eine Alternative ist, dass ein Benutzer mit dem Benutzerprofil "Systemadministrator" alle Rechnungsläufe erstellt. Dadurch wird der erforderliche Testaufwand für neue Versionen und andere Änderungen deutlich reduziert. Wenn der Benutzer, der einen Rechnungslauf erstellt hat, deaktiviert werden muss, finden Sie in diesem Knowledge-Artikel die Schritte zum Beheben des Problems. 


Klein anfangen

Mit dem Feld "Rechnungs-Batch" im Auftrag können Sie kleine Ausführungen erstellen und testen. Steigern Sie die Ausführungen auf die volle Größe, die Sie letztendlich verwenden werden. Beachten Sie, dass mit Rechnungsläufen Apex-Jobs erstellt werden, die den Execution Governors and Limits (Obergrenzen für die Ausführung) unterliegen. Dadurch wird bestimmt, wie viele Auftragsprodukte und Verbrauchszusammenfassungen für die Rechnungsstellung in einem Lauf erfasst werden können. Der Punkt, an dem dies eine Obergrenze überschreitet, variiert je nach Design der Organisation. Es ist sinnvoll, bei einer Gesamtzahl von mehr als 200.000 Skalierungstests auszuführen. Wenn sehr große Batches in kleinere Batches aufgeteilt werden müssen, ist die Zuweisung eines Rechnungs-Batchs basierend auf dem ersten Buchstaben des Accountnamens oder des Namens des Rechnungsaccounts eine einfache Anpassung, mit der Aufträge für die Konsolidierung von Rechnungen zusammengehalten werden. Beachten Sie, wenn das Feld "Rechnungs-Batch" auf null gesetzt ist, werden nur Aufträge ausgewählt, deren Feld "Rechnungs-Batch" ebenfalls den Wert null hat. Es ist nicht möglich, alle Aufträge auszuwählen, es sei denn, sie alle oder keines von ihnen haben im Feld "Rechnungs-Batch" den Wert null. Null ist kein Wert, der anderen Werten in einer Mehrfachauswahlliste hinzugefügt werden kann.

Buchen Sie Rechnungen anfangs nicht automatisch. Wenn ein Fehler vorliegt und Hunderte oder Tausende von gebuchten Rechnungen neu erstellt werden müssen, ist es erforderlich, eine Rechnung nach der anderen zu stornieren und neu abzurechnen. Es gibt keine Funktion zur Stornierung und Neuabrechnung per Massenvorgang. Wenn die Rechnungen nicht gebucht wurden, können sie einfach storniert und ihre zugehörigen Auftragsprodukte mithilfe der Funktion Bereinigen zurückgesetzt werden. 

Berücksichtigen Sie Ihr Datenmodell. Rollup-Zusammenfassungsfelder für den Account, die sich durch die Rechnungserstellung oder Rechnungsbuchung ändern, können einige oder alle Automatisierungen für den Accountdatensatz auslösen und zu Fehlern bei der Rechnungserstellung aufgrund von Fehlern beim Sperren von Zeilen oder einer Überschreitung der Obergrenzen führen.
 

Automatisierung

Gehen Sie beim Hinzufügen von Auslösern zu Rechnungs- und/oder Rechnungspostenobjekten mit Bedacht vor und testen Sie sie gründlich. Sie können beim Erstellen und Buchen von Rechnungen mehrfach ausgelöst werden. Wenn Sie beispielsweise eine Rechnungsplanung zum Erstellen und Buchen von Rechnungen verwenden, wird ein einfacher Auslöser vor der Aktualisierung für die Rechnung zum Aktualisieren eines Textfelds 5 Mal ausgelöst. Eine bewährte Vorgehensweise besteht darin, anstelle eines Auslösers den Batch-Job zu verwenden, um Aktualisierungen an den Rechnungen nach Abschluss des Rechnungslaufs auszuführen. 

Stellen Sie beim Hinzufügen von Automatisierung sicher, dass sie nicht ausgelöst werden und keine Datensätze aktualisieren, wenn eines der folgenden Auswahllistenstatusfelder auf "In der Warteschlange" festgelegt ist.  "In der Warteschlange" bedeutet, dass der Datensatz auf eine Aktualisierung über einen asynchronen Prozess wartet. Wird der Datensatz aktualisiert, bevor er abgeschlossen ist, entsteht ein "stockender" Datensatz mit möglicherweise falschen Daten.

  • Steuerstatus in Rechnung, Rechnungsposten, Gutschriftsanzeigeposten und Lastschriftsposten
  • Status der Steuerberechnung für Auftragsprodukt
  • Umsatztransaktionsstatus im Umsatzplan
  • Umsatzplanstatus in Rechnung, Rechnungsposten, Gutschriftsanzeigeposten und Lastschriftsposten
  • Zuordnungsstatus der Umsatzvereinbarung im Umsatzplan
Stellen Sie außerdem sicher, dass die Automatisierung nicht ausgelöst wird, wenn der Rechnungsstatus oder der Rechnungspostenstatus folgende Werte aufweist: "Eingeleitet", "Buchung wird durchgeführt". Dies sind Zwischenstatuswerte, die ausschließlich für die Nutzung des verwalteten Billing-Pakets bestimmt sind.

Fehlerkorrektur nach einem Rechnungslauf. Gehen Sie am Ende eines Rechnungslaufs wie folgt vor, um einige oder alle Rechnungen erneut zu verarbeiten:
  1. Buchen Sie die Rechnungen, die Sie beibehalten möchten. Dies kann über Code oder Data Loader erfolgen. Listenansichten können nur jeweils eine Rechnung buchen, wenn eine externe Steuerintegration verwendet wird. 
  2. Ändern Sie bei Bedarf den Status des Rechnungslaufs von "Abgeschlossen" zu "Abgeschlossen mit Fehlern".
  3. Verwenden Sie die Schaltfläche "Bereinigen", um die verbleibenden Rechnungsentwürfe zu stornieren und die Auftragsprodukte zurückzusetzen, damit die Rechnungen neu erstellt werden können.

Benennungskonvention für Rechnungsplanungen. Wählen Sie einen Namen aus, der den Apex-Job sofort als Rechnungsplanung identifiziert, damit er unter "Setup" > "Geplante Aufträge" einfach zu finden ist, falls Sie anstehende Rechnungsläufe stornieren müssen.
  • Beispiel: Wenn Sie den Namen INV Batch 5 Month End auswählen, wird der Job von einem Zahlungslauf und anderen monatlichen Läufen unterschieden.

Dashboard-Komponenten oder Berichte sind eine hervorragende Möglichkeit, um schnell zu sehen, was erstellt wurde und ob Rechnungen Ihrer Aufmerksamkeit bedürfen. Nachfolgend finden Sie einige Vorschläge:
  • Rechnungen mit Korrekturmaßnahme (Zahlungslauf) = Aktion erforderlich
  • Rechnungen mit einem Status ungleich "Gebucht" oder "Entwurf"
  • Rechnungsposten mit Steuerstatus != Abgeschlossen oder Warnung
  • Gebuchte Rechnungen mit Rechnungspostenstatus = Entwurf 
  • Auftragsprodukte mit Verarbeitungsstatus des Rechnungslaufs = Fehler
Seitenlayout: Fügen Sie dem Layout "Rechnungslauf" die folgenden Themenlisten hinzu: "Rechnungen", "Rechnungsposten", "Auftragsprodukte", "Verbrauchszusammenfassungen" und "Fehlerprotokolle". Wenn der Lauf abgeschlossen ist und Rechnungen den Status "Entwurf" haben, können Sie die Auftragsprodukte und Verbrauchszusammenfassungen sehen, die vom Lauf erfasst wurden. Beim Buchen von Rechnungen werden diese Beziehungen entfernt und die Datensätze werden nicht mehr in der Themenliste angezeigt. Sie sollten auch die folgenden Felder verfolgen und zur Themenliste "Rechnungslaufverlauf" hinzufügen: "Status", "Bereinigungsstatus" und "Prozent abgeschlossen".

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Nummer des Knowledge-Artikels

000389310

 
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