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サイトユーザーが記事に添付されたファイルを参照することができない

公開日: Oct 13, 2022
説明

サイトユーザーが、ナレッジ記事に添付されたファイルを参照できないという報告がありました。

ファイルが共有されている場所を確認すると、[顧客アクセス] 切り替えが [無効] に設定されているにもかかわらず、 [アクセス権のあるユーザー] にその記事の複数の共有エントリが表示されることがあります。

レコードのファイルをコミュニティの顧客に表示。ナレッジユーザーが記事にファイルを追加して公開する際、添付ファイルの [顧客アクセス] を有効に設定できます。 

記事に存在する共有エントリの数は、ファイルが最初に追加されてから公開された主要な記事バージョンの数に対応します。


ファイルの現在の共有状況を確認する:

  1. ファイルが添付されている記事を開きます。
  2. [関連] をクリックし、ファイルをプレビューします。
  3. [共有] をクリックします。
  4. [アクセス権のあるユーザー] を展開します。
解決策

デフォルトでは、レコード上のファイルはサイトの顧客には表示されません。ファイル共有の詳細ページにある新しい [顧客アクセス] スイッチを使って、顧客がいつそのファイルを参照することができるかを決めることができます。記事がドラフトとして編集されると、公開されたバージョンですでに設定されているように、[顧客アクセス] 切り替えが有効な状態でファイル共有エントリが作成されることが想定されます。公開済みの記事バージョンにリンクされた既存のファイルの顧客アクセスを無効にしたい場合は、ドラフトバージョンでそれを行うことができます。


注: ナレッジ記事のファイル共有エントリを削除しようとすると、エラーが発生します:

Can't share with Article with related File and new versions because of an error. (エラーが発生したため、関連ファイルや新バージョンのある記事との共有ができません。)

 
これは、共有エントリの対応する記事のバージョンがドラフト状態でない場合に発生することが想定されます。ファイル共有や記事への関連付けを削除できるのは、最新バージョンの記事が現在ドラフト状態にある場合のみです。


また、管理者は、データローダを使った API により、記事とファイルの関連付けを格納する対応する ContentDocumentLink レコードを更新して、visibility を InternalUsers から AllUsers に設定することもできます。


関連情報:
Experience Cloud サイトでのファイルの操作
Experience Cloud サイトでのファイルの表示および共有
レコードのファイルを顧客に表示
Question: How to Make Files on Records Visible to Customers by Default / Automatically (レコード上のファイルをデフォルトで／自動的にお客様に見えるようにする方法)
Idea: files not visible to community users when sharing set to "set by record" (共有設定が [レコードごとに設定] の場合、コミュニティユーザーにファイルが表示されない)
ナレッジ記事番号

000380258

 
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