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Salesforce から送信されるメールは、承認済ドメインからのみとなります続きを読む

データローダを使用してレコードの所有者を更新しても通知メールが送信されない

公開日: Oct 13, 2022
説明
※ Winter '23 へのバージョンアップに伴い、ワークフロールールの新規作成は廃止されています。

API を使用してレコードの所有権を更新する際に、ユーザーインターフェースを使用してレコードの所有権を変更する際に使用できる標準の「メールで通知する」アラートをトリガすることはできません。

これは、レコード所有者の更新を含む大量のデータ操作を実行した結果、ユーザに管理不能な数のメール通知を送信する可能性を防ぐための予期された動作であり、設計通りの挙動です。レコードの所有者を一括更新するときに、過剰な数のメールをユーザーに送信することはお勧めできません。

代わりに、各ユーザに 1 つのメールを手動で送信して、更新操作の結果としてレコードの所有権が移動されたことを伝えることを検討してください。ユーザは Salesforce Classic でリストビューを作成するか、Lightning Experience でリストビューを作成するか、レポートを作成して Salesforce 内から新しく移動されたレコードを表示したり、操作したりすることができます。

管理可能な数のレコードを更新する場合、システム管理者はワークフロールールとメールアラートアクションを作成して、API を介してレコードの所有者を更新する際に通知メールを自動的に送信することができます。
解決策
注意
データ操作を行う前に、必ずデータをバックアップしてください。詳細については、「Salesforce からバックアップデータをエクスポートする」または「データのエクスポート」を参照してください。少量のレコードを使ってテストを行い、操作が成功したことを確認するために、Salesforce で該当するレコードを手動で開き、正しいことを確認することをお勧めします。

たとえば、次の回避策は、カスタムチェックボックスを使用したり、特定のユーザまたは特定のプロファイルが割り当てられたユーザによって更新が行われた場合にのみ、ワークフローをトリガするように制限したりする、またはいずれか一方です。

注: これらの手順は、独自の実装の一般的なガイドとして使用することを推奨します。本番環境で実装する前に、Sandbox 内の新しい機能を常にテストすることを忘れないでください。
 
1. 以下の詳細を使用して、目的のオブジェクトにカスタム項目を作成します。
  • データ型: チェックボックス
  • 項目の表示ラベル: Notify New Owner
  • デフォルト値: チェックなし
  • データローダで Update 操作を実行するプロファイルのみにアクセス権を設定します
  • 必要に応じて、ページレイアウトに項目を追加することができますが、これはワークフローをトリガするためにのみ使用されるため、ページレイアウトに追加しないことをお勧めします
2. 次の詳細を使用して、オブジェクトにワークフロールールを作成します:
  • ルール名: Trigger Email Notification to new owners
  • 説明: システム管理者プロファイルを持つユーザまたは特定のユーザが OwnerId 項目を更新し、Notify_new_owner__c が API を介してチェックされているときに、新しいレコード所有者にメール通知をトリガするために使用されます
  • レコードが次の場合にルールを評価: 作成されたとき、および編集されるたび
  • 次の場合に、このルールを実行します: 数式の評価が true になる
AND(Notify_New_Owner__c=TRUE,
ISCHANGED(OwnerId))

注: チェックボックスがオンになっていて、ユーザがレコード所有者を変更し、その際に [メールで通知する] を選択すると、重複した割り当て通知が送信されることがあります。これを防ぐには、プロファイルを割り当てられたユーザまたは特定のユーザによって更新が実行されたときにのみ、ワークフローをトリガするための次のような条件を追加することができます。

AND(Notify_New_Owner__c=TRUE,
ISCHANGED(OwnerId),
OR($User.ProfileId='00e30000001HH9X',
$User.Id='00530000003xqAa'))

ここで、00e30000001HH9X はプロファイルの ID であり、00530000003xqAa は組織内の特定のユーザの ID です。 ユーザとプロファイルの独自の ID を特定する方法の詳細については、「ユーザまたはプロファイル ID を特定する方法」の記事を参照してください。

3. 次の詳細を使用して、新しいメールアラート: ワークフローアクションを追加します:
  • 説明: OwnerId を変更するための新しいレコード所有者のメールアラート
  • メールテンプレート: 新規または既存のメールテンプレートを選択して、割り当て時に新しいレコード所有者に通知します。詳細については、「Salesforce Classic でのテキストメールテンプレートの作成」を参照してください。参考として、標準レコード割り当てメール通知は、以下の詳細を使用してテンプレートとして再作成することができます。
    • 作成するメールテンプレートの種別を選択してください: テキスト
    • テンプレートを保存する適切なフォルダを選択します
    • [有効] をチェックします
    • メールテンプレート名: Record assignment notification
    • 説明: 「Trigger Email Notification to new owners」で使用されるワークフロールールのメールアラート
注: 差し込み項目を実証する目的で、ワークフローのメールアラートメッセージテンプレートがリードオブジェクト用であることを前提としています。

件名: <Lead>: {!Lead.Name} があなたに割り当てられました。
メール内容: <Lead>: {!Lead.Name}, {!Lead.Company} があなたに割り当てられました。

salesforce.com のこの <lead> の詳細を表示するには、次のリンクをクリックしてください: {！Lead.Link}

<Lead> のオカレンスを適切なオブジェクト名に置き換え、目的のオブジェクトの差し込み項目を上の太字のものに置き換えます。満足している場合は、[テストの送信と差し込み項目の検証] をクリックして、テンプレートが正しいことを確認してください。
  • [受信者種別] で [検索 : 所有者] を選択し、[オブジェクトの所有者]受信者を [選択可能なメール受信者] セクションから[選択済みメール受信者] に移動します。
  • 任意で、通知するメールアドレスを追加します。
  • 差出人メールアドレス: 現在のユーザのメールアドレス、として保存します。
[ステップ 3: ワークフローアクションの指定] で完了をクリックし、最後にワークフロールールの [有効化] をクリックします。
 
または、今後のリリースで Salesforce の機能に追加されたアップデートでこの設定を行うことができるようにするため、IdeaExchange のアイデア「Data loader and notification e-mails」を Upvote してください。
 
ナレッジ記事番号

000381646

 
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