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Aktualisieren von Knowledge Base-Artikeln mit Data Loader

Veröffentlichungsdatum: Feb 10, 2021
Beschreibung

Verfügbar in: Salesforce Classic Knowledge 


Allgemeiner Prozess zum Aktualisieren eines Knowledge-Artikels mit Data Loader:


1. Exportieren Sie die Artikel.

2. Bearbeiten Sie die Daten Ihres Artikels in einem externen Texteditor.

3. Führen Sie eine Aktualisierung durch.
 

Beachten Sie folgende Einschränkungen:

 
  • Entwurfsartikel können nur über Data Loader aktualisiert werden. Außerdem gibt es Einschränkungen, wie Sie Knowledge-Artikel exportieren oder abfragen können.
 
  • Der Veröffentlichungsstatus (PublishStatus) eines Artikels lässt sich nicht über Data Loader aktualisieren. Sie müssen jeden Artikel, den Sie aktualisieren möchten, bearbeiten, um eine Entwurfsversion zu erstellen.
 
  • Es gibt keine standardisierten oder unterstützten Möglichkeiten zur Massenaktualisierung von Artikeln in den Entwurfsstatus. Sie müssen über die Benutzeroberfläche nacheinander in den Entwurfsstatus versetzt werden.
 
  • Bei Verwendung der Knowledge Base von Salesforce Classic können Sie immer nur einen Artikeltyp gleichzeitig exportieren und aktualisieren. Wenn Sie mehrere Artikeltypen haben, sind für jeden separate Vorgänge erforderlich.


Für Wagemutigere wird im Salesforce Knowledge Developer Guide darauf hingewiesen, dass es möglich sei, Knowledge-Artikel programmgesteuert zu aktualisieren. Salesforce bietet jedoch kein unterstütztes Client-Tool, das die Knowledge-APIs für eine Komplettlösung für die Massenaktualisierung von Artikeln nutzt. Möglicherweise können Sie die Apex-Klasse "Knowledge Management Publishing Service" nutzen, um Artikel zu verfassen, zu aktualisieren und dann neu zu veröffentlichen. Dies würde jedoch die Erstellung eines Client-Tools zur Verwaltung dieses umfassenden Prozesses erfordern, was nicht unterstützt wird. 

Um einem Entwickler möglicherweise den Einstieg in die Nutzung der Wissens-API zu erleichtern, gibt es in den Diskussionsforen einen informativen Post zur programmgesteuerten Aktualisierung von Knowledge-Artikeln.

Es gibt ein Knowledge Heroku-Tool, mit dem Artikel aktualisiert werden können. Weitere Einzelheiten finden Sie in der Success Community-Gruppe Knowledge Import/Export Tools. Beachten Sie jedoch, dass Salesforce für dieses Tool offiziell keinen Support bietet.

Darüber hinaus können Sie erwägen, den potenziellen Nutzen der Anwendung Salesforce Knowledge Global Search and Replace (Release 2.0) für Classic oder der Anwendung Lightning Knowledge Search and Replace zu erkunden. Auch für diese Tools gibt es keinen Support gibt. Weitere Einzelheiten erfahren Sie unter Unterstützung für Drittanbieteranwendungen, installierte Pakete oder Programme.

 
Lösung

1. Führen Sie einen Export durch:


a. Öffnen Sie Data Loader, klicken Sie auf "Export" (Exportieren) und melden Sie bei Ihrer Organisation an.

b. Wählen Sie Show All Salesforce Objects (Alle Salesforce-Objekte zeigen) und dann das gewünschte Objekt des Typs ArticleType__kav aus. Für jeden Artikeltyp steht ein eigenes Objekt zur Auswahl. Ersetzen Sie ArticleType durch den Namen des gewünschten Artikeltyps, um das entsprechende KnowledgeArticleVersion-Objekt zu finden.

c. Klicken Sie auf Browse... (Durchsuchen) und wählen Sie für die aus dem Export resultierende CSV-Datei einen Speicherort und Dateinamen. Klicken Sie auf Next > (Weiter).

d. Wählen Sie Ihre Felder für den Export aus. Vergewissern Sie sich, dass Sie die ID und alle gewünschten Standard- oder benutzerdefinierten Felder angeben, die Sie aktualisieren möchten.

Hinweis: Es gibt Einschränkungen bei der Abfrageimplementierung, wenn ein Export über Data Loader für das Objekt KnowledgeArticleVersion (ArticleType__kav) erfolgt. Sie müssen mit der folgenden Syntax filtern: Id = [einzelne ID], Id IN [Liste der IDs] oder PublishStatus = [Status]. Außerdem ist PublishStatus nur in einer AND-Bedingung auf oberster Ebene zulässig, da ansonsten der folgende Fehler auftritt:
 
"MALFORMED_QUERY: Implementierungseinschränkung: Wenn Sie das Objekt Documentation__kav abfragen oder durchsuchen, müssen Sie mit der folgenden Syntax filtern: Id = [einzelne ID], Id IN [Liste der IDs] oder PublishStatus = [Status]. Außerdem ist PublishStatus nur in einer AND-Bedingung auf oberster Ebene zulässig."
 
Sie können Ihrer Abfrage die folgenden Bedingungen hinzufügen, um die Einschränkungen zu beachten: 

PublishStatus = 'Draft' AND Language = 'en_US'
 
Wenn Ihre Knowledge Base mehrere Sprachen unterstützt, finden Sie in der Dokumentation Unterstützte Sprachen eine Liste der verfügbaren Sprachcodes für die Bedingung "Sprache".

e. Sobald Sie mit Ihrer Feldauswahl zufrieden sind und die Bedingungen wie oben beschrieben hinzugefügt haben, klicken Sie auf Finish (Fertigstellen).
 

2. Bearbeiten Sie Ihre resultierende Exportdatei mithilfe einer externen Anwendung Ihrer Wahl:

 
Hinweis: Salesforce bietet keinen Support für Funktionen oder Leistungsmerkmale von Microsoft Excel, und es verstößt gegen Richtlinien, Aufgaben zur Datenverwaltung oder -bearbeitung durchzuführen. Folgendes dient als allgemeines Beispiel oder Leitfaden für Kunden zur Vorbereitung ihrer Daten und kann nicht vom Support in deren Auftrag durchgeführt werden.

Wenn Ihre Artikel Felder mit Rich-Text-Bereichen enthalten, enthält die Spalte für das Feld den HTML-Code für das Rich-Text-Feld. Eine Liste der kompatiblen HTML-Tags finden Sie in der Dokumentation zum Rich-Text-Editor im Abschnitt mit den unterstützten HTML-Tags und -Attributen.

Angenommen, Sie müssen in Ihren Knowledge-Artikeln feste Verweise auf eingebettete Bild-URLs aktualisieren, und in Ihrer resultierenden Exportdatei ist der benutzerdefinierte HTML-Code in einem Feld mit Rich-Text-Bereich für ein Beispielbild wie folgt:

<img alt="Launch" src="https://c.<YourOldInstanceHere>.content.force.com/servlet/servlet.ImageServer?id=015a0000003AlU7&amp;oid=00Da0000001aQGp"></img>

Dazu könnten Sie die Excel-Funktion zum Suchen und Ersetzen verwenden, um nach "https://c.<YourOldInstanceHere>.content.force.com" zu suchen und diese durch Ihre neue Instanz zu ersetzen. Dadurch werden die Verweise auf die vorherige Instanz in allen Vorkommen von URLs innerhalb der Felder Ihres Artikels aktualisiert:

<img alt="Launch" src="https://c.<YourNewInstanceHere>.content.force.com/servlet/servlet.ImageServer?id=015a0000003AlU7&amp;oid=00Da0000001aQGp"></img>

Dieses Beispiel wäre besonders hilfreich, wenn Ihre Organisation in eine Instanzenaufteilung oder -migration einbezogen worden wäre, um sicherzustellen, dass die Bilder Ihrer Knowledge-Artikel sichtbar bleiben.
 

3. Führen Sie eine Aktualisierung durch:

 
Warnung: Sichern Sie Ihre Daten immer, bevor Sie einen Vorgang auf die Daten anwenden. Weitere Einzelheiten erfahren Sie unter Exportieren von Sicherungsdaten aus Salesforce oder Exportieren von Daten. Es wird empfohlen, einen Test mit einer kleinen Teilmenge von Datensätzen durchzuführen, um sicherzustellen, dass der Vorgang erfolgreich war. Öffnen Sie dazu manuell die entsprechenden Datensätze in Salesforce und überprüfen Sie, ob sie fehlerfrei sind.

a. Öffnen Sie Data Loader und klicken Sie auf Update (Aktualisieren).

b. Wählen Sie Show all Salesforce objects (Alle Salesforce-Objekte zeigen) und das gewünschte Objekt ArticleType__kav aus, wobei ArticleType der Artikeltypname des Artikels ist.
c. Klicken Sie auf Browse... (Durchsuchen) und wählen Sie Ihre aktualisierte Datei, die Sie in Schritt 2 extern vorbereitet haben. Klicken Sie auf Open (Öffnen), Next > (Weiter) und OK.

d. Klicken Sie auf Create or Edit a Map (Zuordnung erstellen oder bearbeiten) und wählen Sie entweder Auto-Match Fields to Columns (Felder automatisch Spalten zuordnen) oder ordnen Sie das Feld "ID" und die Felder, die Sie aktualisieren, manuell zu. Klicken Sie auf OK. Vergewissern Sie sich, dass die Zuordnung stimmt, und klicken Sie auf Next > (Weiter).

c. Klicken Sie auf Browse... (Durchsuchen) und wählen Sie für die erfolgreichen und fehlerhaften Dateien einen Speicherort. Klicken Sie auf Finish (Fertigstellen).

f. Überprüfen Sie die Warnung. Wenn Sie zum Fortfahren bereit sind, klicken Sie auf Yes (Ja).
 

Siehe auch:

Idea: Mass edit published articles
Nummer des Knowledge-Artikels

000381649

 
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