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Mise à jour des articles de la base de connaissances avec Data Loader

Date de publication: Feb 10, 2021
Description

Disponible dans : Salesforce Classic Knowledge 


Procédure générale pour mettre à jour un article Knowledge avec Data Loader :


1. Exportez les articles

2. Manipulez les données de votre article en externe dans un éditeur de texte

3. Effectuez une mise à jour
 

Notez les restrictions suivantes :

 
  • Il est impossible de mettre à jour les articles en statut brouillon via Data Loader et il y a des restrictions concernant l’exportation ou l'interrogation des articles knowledge.
 
  • Il n’est pas possible de mettre à jour le PublishStatus d’un article via Data Loader et il est nécessaire de modifier chaque article à mettre à jour pour créer une version brouillon.
 
  • Il n’existe pas de moyen standard ou pris en charge pour mettre à jour des articles en masse vers le statut brouillon. Ils doivent être définis sur le statut brouillon un par un via l’interface utilisateur.
 
  • Vous pouvez exporter et mettre un jour un type d'article à la fois uniquement si vous utilisez classic knowledge. Si vous avez des types d'article multiples, des opérations distinctes sont requises pour chaque article.


Pour les types les plus aventureux, le Salesforce Knowledge Developer's Guide (en anglais) indique qu'il peut être possible de mettre à jour des articles knowledge par programme mais Salesforce n’offre pas d’outil client pris en charge qui utilise les API Knowledge pour une solution sans configuration du début à la fin permettant de mettre à jour des articles en masse. Vous pouvez utiliser la classe Apex PublishingService de Knowledge Management pour définir des articles en mode brouillon, les mettre à jour puis les republier mais cela nécessite la création d’un outil client pour gérer ce processus global qui n’est pas pris en charge. 

Pour aider un développeur à utiliser l’API Knowledge, consultez les informations de la publication Updating Knowledge Articles programmatically (en anglais) sur les forums de discussion.

Il y a un outil Heroku Knowledge qui permet de mettre à jour des articles. Pour plus de détails, consultez le groupe de la communauté Trailblazer Knowledge Import/Export Tools (en anglais) mais notez que cet outil n’est pas officiellement pris en charge par Salesforce.

En outre, vous pouvez découvrir l’utilisation potentielle de l’application Salesforce Knowledge Global Search and Replace (Release 2.0) (en anglais) pour Classic ou Lightning Knowledge Search and Replace App (en anglais) même si, encore une fois, ces outils ne sont pas pris en charge. Voir Prise en charge des applications, programmes ou packages installés tiers pour plus de détails.

 
Résolution

1. Effectuez une importation :


a. Ouvrez Data Loader, cliquez sur Exporter, et connectez-vous à votre organisation.

b. Sélectionnez Afficher tous les objets Salesforce et sélectionnez l’objet ArticleType__kav approprié. Chaque type d’article a son propre objet disponible pour la sélection. Remplacez ArticleType avec le nom de votre type d’article pour rechercher son objet KnowledgeArticleVersion correspondant.

c. Cliquez sur Parcourir... et choisissez un emplacement et un nom de fichier pour le fichier .csv résultant de l’exportation. Cliquez sur Suivant >

. Sélectionnez vos champs pour l’exportation. N'oubliez pas d'inclure l’ID et les champs personnalisés standard ou personnalisés à mettre à jour.

Remarque : il y a des restrictions d’implémentation des requêtes lorsque vous effectuez une exportation via Data Loader avec l’objet KnowledgeArticleVersion (ArticleType__kav). Vous devez filtrer à l’aide de la syntaxe suivante : Id = [single ID], Id IN [list of ID's], ou PublishStatus = [status]. En outre, PublishStatus est autorisé uniquement dans une condition AND de premier niveau ou lorsque vous rencontrez l’erreur suivante :
 
« MALFORMED_QUERY: Restriction d’implémentation : lors de l'interrogation ou de la recherche de l’objet Documentation__kav, vous devez filtrer à l’aide de la syntaxe suivante : Id = [single ID], Id IN [list of ID's] ou PublishStatus = [status]. En outre, PublishStatus est autorisé uniquement dans une condition AND de premier niveau. »
 
Vous pouvez ajouter les conditions suivantes à votre requête pour satisfaire les restrictions : 

PublishStatus = 'Draft' AND Language = 'en_US'
 
Si votre base de connaissances prend en charge les langues multiples, vous pouvez rechercher une liste de codes de langue disponibles pour la condition Language dans la documentation Langues prises en charge

e. Une fois que vous avez sélectionné vos champs et ajouté les conditions comme décrit ci-dessus, cliquez sur Terminer.
 

2. Manipulez votre fichier d’exportation résultant en externe à l’aide de l’application de votre choix :

 
Remarque :Salesforce ne fournit pas de support pour les fonctionnalités ou fonctions Microsoft Excel et il n’est pas permis d’effectuer des tâches de manipulation ou de gestion des données. Vous trouverez ci-dessous un exemple général pour guider les clients à préparer leurs données. Il ne peut pas être effectué par le Support en leur nom.

Si vos articles contiennent des champs de zone de texte enrichi (RTA), la colonne pour le champ contiendra le code HTML pour le champ de texte enrichi. Consultez la section sur les attributs et les balises HTML pris en charge dans la documentation Éditeur de texte enrichi pour une liste des balises HTML compatibles.

En guise d’exemple, supposons que vous devez mettre à jour les références en dur à des URL d'image incorporées dans vos articles Knowledge et que le HTML du champ RTA de votre fichier d’exportation résultant pour une image exemple est :

<img alt="Launch" src="https://c.<YourOldInstanceHere>.content.force.com/servlet/servlet.ImageServer?id=015a0000003AlU7&amp;oid=00Da0000001aQGp"></img>

Pour cela, vous pouvez utiliser la fonction Rechercher et remplacer d’Excel pour rechercher « https://c.<YourOldInstanceHere>.content.force.com » et le remplacer par votre nouvelle instance afin de mettre à niveau les références vers l’instance précédente dans toutes les occurrences des URL dans les champs de votre article :

<img alt="Launch" src="https://c.<YourNewInstanceHere>.content.force.com/servlet/servlet.ImageServer?id=015a0000003AlU7&amp;oid=00Da0000001aQGp"></img>

Cet exemple peut être particulièrement utile si votre organisation a été incluse dans une migration ou séparation d'instance pour garantir que les images de votre article Knowledge restent visibles.
 

3. Effectuez une mise à jour :

 
Avertissement: Sauvegardez toujours vos données avant d’effectuer toute opération sur les données. Voir Exportation des données de sauvegarde depuis Salesforce ou Exportation de données pour plus de détails. Il est recommandé d’exécuter un test avec un petit sous-ensemble d’enregistrements pour s’assurer que l’opération a réussi en ouvrant manuellement et en vérifiant que les enregistrements correspondants sont corrects dans Salesforce.

a. Ouvrez Data Loader et cliquez sur Mettre à jour.

b. Sélectionnez Afficher tous les objets Salesforce et sélectionnez l’objet ArticleType__kav approprié où ArticleType est le nom du type de l’article.
c. Cliquez sur Parcourir... et choisissez votre fichier mis à jour que vous avez préparé en externe à l’étape 2. Cliquez sur Ouvrir, Suivant >, Ok.

d. Cliquez sur Créer ou modifier un mappage et sélectionnez Auto-Match Fields to Columns (Correspondance auto. champs/colonnes) ou mappez manuellement le champ ID et les champs que vous mettez à jour. Cliquez sur Ok. Vérifiez que le mappage est correct et cliquez sur Suivant >

e. Cliquez sur Parcourir... et choisissez un emplacement pour enregistrer les fichiers réussis et les fichiers d’erreurs. Cliquez sur Terminer.

f. Vérifiez l’avertissement et si vous êtes prêt à continuer, cliquez sur Oui.
 

Voir aussi :

Idée : Mass edit published articles (en anglais)
Numéro d’article de la base de connaissances

000381649

 
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Salesforce Help | Article