Häufig gestellte Fragen zu Salesforce Lightning Sync

Hier finden Sie Antworten auf spezielle Fragen, die Sie möglicherweise zur Arbeit mit Salesforce Lightning Sync haben:

1. Warum ist für die Verbindung über OAuth 2.0 mit einem Microsoft Office 365®-Account die globale Office365-Administratorrolle erforderlich?

Falls Sie sich noch nicht mit OAuth 2.0 auskennen, lesen Sie zuerst die Spezifikationen: OAuth 2.0

Auf der Einrichtungsseite von Lightning Sync sehen Sie, dass wir den Benutzer auf die Microsoft O365-Anmeldeseite umleiten, wenn der globale Administrator-Account zur Authentifizierung angefordert wird. Die Anmeldeinformationen werden niemals für Lightning Sync bereitgestellt und Salesforce erfährt diese Anmeldeinformation zu keinem Zeitpunkt. Das bedeutet, dass diese Daten nicht in der Salesforce-Organisation vorhanden sind und auch nicht bei nachfolgenden Verbindungen mit O365 verwendet werden. Stattdessen wird nach der OAuth-Ersteinrichtung ein OAuth-Token verwendet, das die Anmeldeinformationen nicht enthält. Vielmehr wird nach der anfänglichen Einrichtung von OAuth ein OAuth-Token, das die Anmeldedaten nicht enthält, in Form einer einmaligen Zustimmung zur OAuth-Authentifizierung verwendet.

In der Anfangsphase des OAuth 2.0-Flows wird die mandantenfähigen Azure-Anwendung von Lightning Sync (namens 'Salesforce Lightning Sync') in der Azure-Instanz installiert. Dies ist hier im Active Directory-Portal zu sehen. Damit stimmt der globale Azure-Administrator zu, dass die Lightning Sync-Anwendung ein OAuth-Token erhalten kann, das über EWS auf die Postfächer der Benutzer zugreifen kann.

Der Zweck dieses Verfahrens besteht darin, die Anwendung im AD des Kunden bei dessen Azure-Mandanten zu registrieren und die Mandanten-ID von Azure durch Lightning Sync abzurufen. Der globale Azure-Administrator muss kein synchronisierender Benutzer sein. Der Administrator erhält zudem durch die Anmeldung bei Azure keine zusätzlichen Befugnisse oder Identitätswechselrechte. Er installiert lediglich die Anwendung in seinem Azure-Mandanten. Die Anwendung bleibt installiert und funktioniert auf unbegrenzte Zeit, auch wenn der Administrator sein Passwort ändert oder das Unternehmen verlässt.

Weitere Informationen zu Architektur und Design der Lightning Sync-Anwendung für Unternehmen finden Sie unter:
Microsoft Identity Platform und der Fluss von OAuth 2.0-Clientanmeldeinformationen 
Client credentials overview documentation (Übersicht zu Clientanmeldeinformationen)
Building Daemon or Service Apps with Office 365 Mail, Calendar, and Contacts APIs

Nachfolgend sind einige weitere Punkte aufgeführt, die den von Lightning Sync verwendeten Zugriff/die Berechtigung erklären:

• Ermöglicht der Anwendung über die Exchange Web Services vollen Zugriff auf alle Mail Exchange-Benutzeraccounts ohne angemeldeten Benutzer.
• Bietet Benutzern die Möglichkeit, sich bei der Anwendung anzumelden. Die Anwendung kann wiederum das Profil der angemeldeten Benutzer lesen. Darüber hinaus kann die Anwendung grundlegende Unternehmensinformationen der angemeldeten Benutzer lesen.
• Beim Einrichten gibt Ihr O365-Administrator das Azure-Kennwort auf der Microsoft Azure AD-Site ein, nicht in Salesforce.
• Salesforce speichert OAuth 2.0-Token, nicht die Anmeldeinformationen.
• Die Implementierung des OAuth 2.0-Protokolls "client-credentials grant flow" durch Microsoft bietet dem Kunden keine Möglichkeit, festzulegen, auf welche Postfächer der Client zugreifen kann. Daher kann das Token, das Lightning Sync von Azure erhält, auf alle Office Mail Exchange Benutzeraccounts zugreifen, ohne dass sich einzelne Benutzer authentifizieren müssen.
• Daten, die über Lightning Sync übertragen werden, werden vollständig über SSL verschlüsselt und nicht an Dritte weitergegeben.
• Wenn der O365/Azure-Administrator den Zugriff wieder sperren möchte, kann er die Anwendung über das Azure-Portal deinstallieren, sodass der Lightning Sync-Service keine Token mehr abrufen kann.
• Falls ein Benutzer in O365 oder innerhalb von Salesforce deaktiviert wird (oder aus einer aktiven Lightning Sync-Konfiguration entfernt wird), werden Ereignisse und Kontakte für diesen Benutzer nicht mehr synchronisiert.

2. Was geschieht bei einer Kennwortänderung oder bei einem Downgrade der globalen Office365-Administratorrolle zu "Benutzer (kein Administratorzugriff)" oder wenn wir die Daten des globalen Administrators löschen, der die Verbindung über OAuth 2.0 für Microsoft Exchange ursprünglich hergestellt hat?

Dann ändert sich nichts und die Lightning Sync-Verbindung bleibt bestehen, da das Zugriffstoken erneut verwendet und nicht auf ein neues Token aktualisiert wird.

Hinweis: Sobald der globale Administrator seine Zustimmung erteilt und die Anwendung auf dem Mandanten installiert hat, kann Lightning Sync ein Token abrufen, um über die EWS-APIs auf die Postfach-Accounts der Benutzer auf diesem Mandanten zuzugreifen.

3. Was passiert bei einer Änderung des Kennworts für den Exchange-Service-Account, nachdem die Verbindung über "Service-Account für Microsoft Exchange" hergestellt wurde?

In diesem Fall müssen Sie die Anmeldeinformationen für den Exchange-Service-Account im Sync-Setup von Salesforce Lightning erneut eingeben, ansonsten funktioniert die Datensatzsynchronisierung nicht.
 

4. Wie wird das Kennwort des Exchange-Service-Accounts in Lightning Sync gespeichert, wenn die Verbindungsmethode: "Service-Account für Microsoft Exchange" verwendet wird?

Lightning Sync fragt den Namen und das Kennwort des Service-Accounts auf der Visualforce-Seite ab und speichert das Kennwort in verschlüsselter Form unter Verwendung einer kryptografischen Hash-Funktion innerhalb der Datenbank, wobei die vorhandene Funktion "Verschlüsseltes Feld" in Salesforce genutzt wird, die auch einen Mechanismus zur Schlüsselverwaltung bietet. Lightning Sync verwendet diese verschlüsselten Anmeldeinformationen zur Kommunikation mit Exchange über EWS- und Autodiscovery-Services, nachdem die SSL-verschlüsselte Verbindung hergestellt wurde, und gibt niemals den Klartext, sondern nur eine Hash-Ausgabe weiter. Die Anwendung hasht das bereitgestellte Kennwort und vergleicht es mit dem gespeicherten Kennwort.
Die Anmeldedaten werden in einem dreischichtigen, PCI-konformen Schlüsselspeicherschema gespeichert.

5. Können Ereignisse mit Lightning Sync bidirektional synchronisiert werden?

Ja, Sie können Ereignisse mit Lightning Sync und einer beliebigen verfügbaren Verbindungsmethode in beide Richtungen synchronisieren. Weitere Informationen finden Sie unter In der Konfiguration verfügbare Richtungen für die Ereignissynchronisierung mit Lightning Sync.
 

6. Können Ereignisse, die über API-/Backend-Tools erstellt wurden, mit der bidirektionalen Synchronisierung von Salesforce mit Exchange synchronisiert werden?

Ja. Seit der Version Winter '19 werden Ereignisse, die über API-/Backend-Tools erstellt wurden, automatisch entsprechend den bestehenden Synchronisierungskonfigurationen der Mitarbeiter synchronisiert.

7. Können Ereignisse mit Lightning Sync synchronisiert werden, die über das Add-In für die Outlook-Integration oder das für die Gmail-Integration mit Schnellaktionen (Publisher-Aktionen) erstellt wurden?

Ja, alle Ereignisse, die über das Add-In für die Outlook-Integration oder über Lightning für Gmail erstellt wurden, werden ebenfalls mit Lightning Sync von Salesforce zum Exchange-Kalender (Google) synchronisiert.

Hinweis: Die Ereignisse, die über Publisher-Schnellaktionen im seitlichen Bereich erstellt wurden (E-Mail-Anwendungsfenster), werden synchronisiert. Über die Schaltfläche "Ereignis hinzufügen" hinzugefügte Ereignisse werden ebenfalls synchronisiert, wenn Sie in der Synchronisierungskonfiguration "Von Benutzern ausgewählte Ereignisse" festlegen und angeben, mit welchen Exchange-/Google-Ereignissen synchronisiert werden soll.

8. Welche Salesforce-Lizenztypen werden von Lightning Sync unterstützt?

Lightning Sync ist für Sales/Service Cloud (Salesforce)-, Lightning-Plattform- und Force.com-Benutzerlizenzen verfügbar. Abhängig davon, welche Objekte über die Lizenz verfügbar sind, können Mitarbeiter Kontakte, Ereignisse oder beides zwischen ihren Microsoft-Anwendungen und Salesforce synchronisieren.

Hinweis: Ereignisse werden für die Salesforce-Benutzer mit den Lizenzen Lightning Platform – Salesforce Platform, Lightning Platform – OneApp oder Lightning Platform – Anwendungsabonnement synchronisiert. Die Kontaktsynchronisierung wird für Lightning Sync-Kunden, die die Benutzerlizenz "Lightning-Plattform-One-Anwendung" verwenden, nicht unterstützt. In "Lightning-Plattform-One-Anwendung" ist das Kontaktobjekt nicht enthalten. Für die Lizenztypen Lightning Platform Starter und Lightning Platform Plus wird weder die Ereignis- noch die Kontaktsynchronisierung unterstützt.
 

9. Worin besteht der Unterschied zwischen Ereignisteilnehmern und eingeladenen Ereignisteilnehmern in Salesforce, und können sie zwischen Salesforce und Exchange synchronisiert werden?

Lightning Experience bietet Ereignisteilnehmer, die abgesehen von einigen Unterschieden den Ereignisteilnehmern in Salesforce Classic ähneln.

• Für eingeladene Teilnehmer ist keinerlei Setup erforderlich und die Benutzer können eingeladene Ereignisteilnehmer in Ihren Ereignissen in Salesforce Classic anzeigen, einladen oder verwalten. Salesforce sendet die Besprechungseinladung im Namen des Benutzers an die eingeladenen Ereignisteilnehmer. Diese haben die Möglichkeit, durch Klicken auf die Schaltfläche Antwort auf diese Anfrage zu reagieren. Die Antwort wird dann in Salesforce erfasst. Eingeladene Teilnehmer haben zudem die Option, die VCS-Datei in Outlook hinzuzufügen, und Salesforce-Benutzer können im Salesforce-Ereignis auf Zu Outlook hinzufügen klicken, um den Besprechungstermin zu speichern. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Planung und Einladungen in Salesforce Classic.
• Das Synchronisieren von Teilnehmern muss in Lightning Sync durch einen Administrator eingerichtet werden, damit Benutzer Ereignisteilnehmer in Lightning Experience und Salesforce für iOS bzw. Android anzeigen, einladen oder verwalten können. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter Synchronisieren von Ereignisteilnehmern und Überlegungen für die Verwendung von Ereignissen und Kalendern in Lightning Experience.

10. Warum wird mir das Standardfeld "Teilnehmer" in den Salesforce-Ereignissen nicht angezeigt?

Das Feld "Teilnehmer" ist nur dann verfügbar, wenn bei Ihnen die unten genannten Kriterien zutreffen:

• Der Salesforce-Administrator muss Lightning Experience (LEX) in der Salesforce-Organisation aktivieren.
• In Lightning Experience und in der Salesforce-Anwendung wird Benutzern das Feld "Teilnehmer" angezeigt, wenn Administratoren es Ereignisseitenlayouts, kompakten Seitenlayouts oder Layouts für Schnellaktionen hinzufügen. Das Feld "Teilnehmer" ist auf der Aktivitätszeitachse nicht verfügbar.
• Zum Synchronisieren von Teilnehmern müssen Administratoren Lightning Sync über eine beliebige Verbindungsmethode und der Synchronisierungsrichtung "In beide Richtungen synchronisieren" oder "Salesforce zu Exchange/Google" einrichten, sodass Ereignisse zwischen Salesforce und den Microsoft®/Google-Kalendern der Benutzer synchronisiert werden.

11. Mit welcher Häufigkeit werden Ereignisse und Kontakte mit Lightning Sync synchronisiert?

Die erste Synchronisierung kann 48-72 Stunden oder sogar etwas länger dauern. Dies ist von mehreren internen und/oder externen Faktoren abhängig (u. a. Benutzerbasis, Anzahl der zu synchronisierenden Datensätze). Nach Abschluss der ersten Synchronisierung nimmt die Synchronisierung aller neu erstellten Datensätze nur wenige Minuten in Anspruch. Die Synchronisierung kann jedoch in einigen Fällen bis zu einem Tag oder mehr dauern:

• Wenn viele Benutzer so eingerichtet sind, dass sie etwa zur gleichen Zeit mit der Synchronisierung beginnen
• Wenn für eine große Anzahl an Kontakten eine Synchronisierung aussteht
• HINWEIS: In Lightning Sync können 50.000 Kontakte und 50.000 Ereignisse synchronisiert werden.

Siehe auch Kontaktsynchronisierung und Ereignissynchronisierung.
Protokollieren Sie einen Support-Kundenvorgang, falls es bei der Synchronisierung der Datensätze zu größeren Verzögerungen kommt.
 

12. Wird die mehrstufige Authentifizierung in Lightning Sync unterstützt?

Die Zwei-Faktoren-Authentifizierung funktioniert für Lightning Sync nicht, da das Synchronisierungsmodul als Service ausgeführt wird. Die mehrstufige Authentifizierung von Outlook wird derzeit für die Service-Account-Methode in Lightning Sync nicht unterstützt. Deaktivieren Sie die mehrstufige Authentifizierung als Übergangslösung nur für den Service-Account. Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen der Anforderungen für die Zwei-Faktoren-Authentifizierung zur Anmeldung.
 

13. Welche bewährten Methoden sollte ich beim Einrichten von Lightning Sync berücksichtigen?

• Führen Sie immer zuerst einen Test in der Sandbox-Umgebung mit einer kleinen Benutzerbasis durch, bevor Sie die Lösung in der Produktionsumgebung einführen.
• Jede neue Organisation, in der Sie Lightning Sync konfigurieren, wird immer als Erstsynchronisierung behandelt. Dies kann 48-72 Stunden oder sogar länger dauern (abhängig von verschiedenen internen und/oder externen Faktoren). 
• Wenn Sie Lightning Sync neu einrichten, aktivieren Sie immer zuerst einen Benutzer für die Synchronisierung und steigern Sie die Anzahl der Benutzer schrittweise in mehreren Abschnitten. 
• Nehmen Sie keine häufigen Änderungen an aktiven Konfigurationen vor. Das beinhaltet das Hinzufügen/Entfernen von Benutzern/Profilen, Ändern der Synchronisierungsrichtung, Ändern des Datensatzes, Löschen/Neuerstellung von Konfigurationen, erneutes Hinzufügen derselben Benutzer zu neuen Konfigurationen usw. 
• Fügen Sie der Lightning Sync-Konfiguration keine Profile hinzu, die inaktive Benutzer aufweisen (Benutzer, die nicht aktiv sind) oder Benutzer mit E-Mail-Adressen enthalten, die nicht zur synchronisierten Domäne/Exchange gehören – dies führt dazu, dass diese Benutzer jedes Mal in mehreren Zyklen ausgewählt werden und Fehler auf unserem Server generieren. 
• Führen Sie nicht den Vorgang "Synchronisierung zurücksetzen" für Benutzer im Falle einer langsamen Synchronisierung oder bei Problemen mit Funktionen aus. Wählen Sie "Synchronisierung zurücksetzen" nur dann, wenn für einen bestimmten Benutzer keine Daten synchronisiert werden oder wenn der Benutzer trotz eines erfolgreichen Verbindungstests nicht für die Synchronisierung ausgewählt wird. Mit "Synchronisierung zurücksetzen" werden alle Datensätze gelöscht und die Synchronisierung startet ganz neu.
• Aktivieren/deaktivieren Sie nicht Lightning Sync, ändern Sie nicht die Verbindungsmethode und ändern Sie nicht häufig die Anmeldeinformationen des Service-Accounts (wenn Sie die Service-Account-Methode verwenden). Durch diese Aktionen kann es zu Leistungsproblemen, einem Aussetzen der Synchronisierung, Fehlern bei der Backend-Zuordnung, Duplizierung von Datensätzen usw. kommen.
• Treffen Sie Vorsichtsmaßnahmen, bevor Sie eine Massenaktualisierung von Ereignis- oder Kontaktdatensätzen in Salesforce durchführen. Dies kann je nach Synchronisierungsrichtung und Datensatzeinstellungen dazu führen, dass die Datensätze im zugehörigen System aktualisiert/überschrieben werden. Außerdem könnte es zum Erstellen von Duplikaten oder zum Senden von Benachrichtigungen zu Ereignisaktualisierungen kommen (wenn Teilnehmer vorhanden sind).
• Wenn Sie Ihren Exchange-Server migrieren, Änderungen vornehmen, um auf andere Server zu verweisen, oder Postfach-Accounts verschieben, geht die eindeutige Zuordnungs-ID/Beziehungs-ID zwischen den Outlook- und Salesforce-Ereignissen verloren bzw. wird beschädigt. In diesem Szenario erhalten Sie je nach Synchronisierungsrichtung doppelte Einträge in einem System oder in beiden Systemen. Um Duplikate zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass Sie verschiedene Kalenderordner für verschobene Daten auf der Exchange-Seite verwalten und den Hauptkalender für die Synchronisierung mit Salesforce leer lassen. Darüber hinaus wird empfohlen, Lightning Sync während solcher Aktivitäten auf dem Exchange-Server zu deaktivieren.

Nein, für Lightning Sync ist eine primäre Postfachadresse mit einem Kalender- und einem Kontakte-Ordner für die Synchronisierung von Datensätzen erforderlich. Wenn Sie für das Postfach/die E-Mail-Adresse "Alias", "Verteilerliste" oder "Freigabegruppe" verwenden, funktioniert die Synchronisierung möglicherweise nicht, und Salesforce kann keine entsprechende Unterstützung anbieten.