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Zusätzliche Felder als durchsuchbar gestalten

Veröffentlichungsdatum: Nov 30, 2020
Beschreibung

Die Suchfunktion nutzt die Indizierung, um relevante Datensätze zurückzugeben. Für die Suche in einem einzelnen Objekt wird standardmäßig ein begrenzter Satz an Feldern und Feldtypen indiziert, wie dies auch in der Dokumentation unter Durchsuchbare Objekte und Felder beschrieben wird.

Da Felder vom Typ "Text" immer für die Suche indiziert werden, könnte ein Administrator ein benutzerdefiniertes Textfeld erstellen und mittels einer Workflow-Regel und Feldaktualisierung mit einem Wert oder Daten aus einem anderen Feld (das nicht standardmäßig indiziert wird) füllen.

Nehmen wir beispielsweise an, Benutzer möchten Kontakte zu einem Account anzeigen, indem sie, wie im Artikel Cannot see all Contacts associated to an Account when I search for Account Name (Englisch) beschrieben, nach dem Accountnamen suchen, oder Benutzer möchten zugehörige Opportunities finden, indem sie nach dem Accountnamen oder Datensätzen suchen, die den Wert eines bestimmten Auswahllistenfelds enthalten, oder nach einem anderen Feldtyp suchen, der in der Regel nicht standardmäßig für die Suche indiziert wird.

Hinweis: Bevor Sie dies als mögliche Lösung in Betracht ziehen, sollten Sie den spezifischen Anwendungsfall bzw. die Anforderung prüfen, die hinter der Benutzeranfrage steckt. Dies ist wichtig, da das Füllen einer großen Zahl von Datensätzen (mehrere Tausend) mit identischen Feldwerten hinsichtlich der Suchfunktion eventuell keine skalierbare Lösung ist, was an Auswirkungen wie Suchergebnisüberfrachtung oder Ergebniseingrenzung liegen kann, wie sie in der Dokumentation unter Ich weiß, dass ein Datensatz vorhanden ist. Warum kann ich ihn nicht finden? beschrieben werden.

Prüfen Sie, ob beispielsweise Suchfilter eine geeignete Alternative darstellen könnten, mit der Benutzer Suchergebnisse eingrenzen und relevante Datensätze finden können (siehe Beschreibung unter Konfigurieren von Suchergebnissen in der Dokumentation).
 
Lösung


1. Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Textfeld für das Objekt, in dem Sie Datensätze suchen. Da dieses Feld nur für Suchzwecke verwendet wird, fügen Sie es nicht zu Ihrem Seitenlayout hinzu.

2. Erstellen Sie eine Workflow-Regel mit folgenden Kriterien, um Ihr benutzerdefiniertes Textfeld mit dem Wert zu aktualisieren, den Sie suchen möchten. Weitere Details finden Sie unter Erstellen einer Workflow-Regel.

  • Regel auswerten, wenn ein Datensatz:
erstellt wird und bei jeder Bearbeitung
 
  • Diese Regel ausführen, wenn: Formel wird als wahr ausgewertet: Geben Sie "TRUE" ohne Anführungszeichen in den Editor des Formelfelds ein. Dies stellt sicher, dass der Workflow jedes Mail ausgelöst wird.
 
3. Legen Sie für Workflow-Aktion hinzufügen | Neue Feldaktualisierung folgende Kriterien fest.
 
  • Zu aktualisierendes Feld: Wählen Sie das in Schritt 1 neu erstellte, benutzerdefinierte Textfeld aus.
   
Hinweis: Der Wert des Felds, das Sie durchsuchbar machen, muss als Text ausgegeben werden, wenn Ihre Formel als wahr ausgewertet wird. Wenn Sie beispielsweise den Wert eines Auswahllistenfelds durchsuchbar machen, müssen Sie die Funktion TEXT(<Name_des_Feldes>) verwenden, um das Ergebnis vom Feldtyp "Auswahlliste" in "Text" umzuwandeln. Ansonsten wird die Fehlermeldung "Fehler: Feld <Name_des_Feldes> ist ein Auswahllistenfeld. Auswahllistenfelder werden nur bei bestimmten Funktionen unterstützt." angezeigt, wenn Sie zu speichern versuchen.


Zum Abschluss müssen Sie das neue erstellte Textfeld für alle bestehenden Datensätze aktualisieren. Weitere Einzelheiten dazu finden Sie in Massenaktualisierung von Datensätzen in Salesforce und How to retroactively trigger workflow on already existing records? (Englisch).

Der Artikel Datensätze können bei der globalen Suche nicht gefunden werden enthält Empfehlungen zu weiteren Fehlerbehebungsmaßnahmen, falls Sie die gewünschten Datensätze noch immer nicht finden.

Nummer des Knowledge-Artikels

000382100

 
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