Importation des enregistrements associés avec un ID externe

Quelques considérations : 

• Sauvegardez toujours vos données avant d’effectuer toute opération Data Loader. Vous pouvez utiliser Exportation des données de sauvegarde via le service d’exportation ou vous pouvez sélectionner Exportation des données pour les objets appropriés via le Data Loader. Exécutez un test avec un enregistrement ou un sous-ensemble d’enregistrements afin de garantir que l’opération a réussi en vérifiant que les enregistrements correspondants dans Salesforce sont corrects. Une fois que vous avez confirmé que le résultat est correct, effectuez l’opération Insérer, Mettre à jour, et/ou Mettre à jour/Insérer appropriée pour tous les enregistrements. Pour plus de détails, consultez Exportation des données de sauvegarde depuis Salesforce.

• Il se peut que cela soit impossible de mapper tous les champs de référence avec un ID externe. Par exemple, les champs polymorphiques tels que les champs Nom (WhoId) et Associé à (WhatId) de l’objet Activité standard et le champ Propriétaire d’un objet personnalisé n’autorisent pas le mappage avec des ID externes. Vous pouvez promouvoir l’Idea : Enable External Keys on Polymorphic Fields si vous souhaitez voir cette fonctionnalité. Les Ideas peuvent être ajoutés à Salesforce avec une version future. Pour de plus amples informations sur les champs polymorphiques, consultez Présentation des relations et des champs polymorphiques.

Guide vidéo sur l’importation des enregistrements associés à l’aide des ID externes

Mise à jour des enregistrements à l’aide de l’ID externe à l’aide de Data Loader

Importation des enregistrements associés avec un ID externe

Comme dans le cas des ID d'enregistrement Salesforce, lorsqu'un champ est marqué comme ID externe, ses valeurs peuvent être utilisées pour faire correspondre et lier des enregistrements associés entre eux. Les ID externes sont couramment utilisés pour stocker des identificateurs d’enregistrement uniques depuis des systèmes externes et autoriser régulièrement le chargement des données dans Salesforce sans avoir à préparer à chaque fois votre fichier d’importation avec des ID d'enregistrement Salesforce existants ou associés.
 

1. Identifiez un champ ID externe existant sur un Objet A que vous souhaitez utiliser pour la correspondance (ou créez un ID externe via un nouveau champ personnalisé avec le type de données « Texte » sur l’Objet A) et sélectionnez les attributs de champ ID externe et Unique.

Remarque : Pour plus de détails sur la création d’un ID externe, consultez les articles d’aide connexes : Créer des champs personnalisés​ et Attributs de champ personnalisé​.
 

2. Renseignez le champ ID externe sur les enregistrements associés (Objet A, dans notre exemple) dans Salesforce :

Si les enregistrements Objet (A) associés existent déjà dans Salesforce :

- Vérifiez que le champ ID externe est renseigné avec des valeurs uniques afin de pouvoir l’utiliser comme critère de correspondance pour associer des enregistrements ultérieurement.

Si votre champ ID externe n’est pas renseigné sur des enregistrements existants, vous pouvez les mettre à jour en masse avec les valeurs souhaitées :​

A) Créez un fichier .CSV contenant tous les enregistrements Objet A en générant un rapport et en exportant un rapport ou en utilisant le Data Loader pour exporter des données. 

Remarque : N’oubliez pas d'inclure les ID Salesforce pour les enregistrements de l’Objet A dans votre rapport ou fichier d’exportation.

B) Renseignez votre exportation avec les valeurs uniques souhaitées pour le champ ID externe puis effectuez une mise à jour vers les enregistrements existants en mappant l’ID Salesforce avec votre champ ID externe.
 

Si les enregistrements Objet (A) associés n’existent pas encore dans Salesforce :
 

Identifiez une colonne qui contient les données qui serviraient d’identificateur unique pour les enregistrements Objet A et mappez-le avec le champ ID externe que vous avez identifié ou créé à l’Étape 1 lors de l’insertion des enregistrements. Idéalement, les valeurs uniques que vous choisissez de mapper depuis votre fichier d'importation Objet A devraient déjà être contenues dans votre fichier d'importation Objet B et/ou généralement contenues dans les fichiers d'un système externe.
 

3. Insérez de nouveaux enregistrements ou mettez à jour les enregistrements existants vers l’Objet A. Mappez les champs requis et la colonne ID externe avec le champ ID externe sur les enregistrements de l’Objet A de l’étape 1 (n’oubliez pas d’inclure et de mapper l’ID Salesforce pour une mise à jour ou une mise à jour/insertion) pour renseigner une valeur ID externe unique dans Salesforce pour tous les enregistrements de l’Objet A.

Pour plus de détails, consultez l’article d'aide associé : Insertion, mise à jour ou suppression de données avec Data Loader

4. Préparez votre fichier Objet B avec les valeurs ID externe correspondantes de l’enregistrement Objet A associé que vous souhaitez utiliser pour la correspondance afin de renseigner le champ de référence de l’Objet B vers l’Objet A à l’aide de la méthode suivante :
 

• Dans le fichier .CSV pour l’Objet B, choisissez une colonne existante contenant les données uniques qui correspondent aux valeurs ID externe que vous avez définies pour les enregistrements de l’Objet A aux étapes 1 à 3 ou créez une nouvelle colonne appelée « ID externe » et renseignez-la manuellement (ou utilisez la fonction vlookup d’Excel) pour importer les valeurs ID externe définies sur les enregistrements Objet A.

5. Dans Data Loader :

a. Cliquez sur Mettre à jour et insérer.
b. Sélectionnez l’objet approprié (Objet B dans notre exemple).
c. Cliquez sur Parcourir.
d. Sélectionnez votre fichier d'importation pour Objet B.
e. Cliquez sur Suivant.

6. Dans l’Étape 2 : « choisissez vos objets associés » sélectionnez le champ ID externe pour le menu déroulant Objet A pour utiliser le champ ID externe pour mapper les enregistrements Objet A lors de l’importation des enregistrements Objet B.

7. Dans l’étape 3 : « mappage » glissez-déposer le champ Salesforce avec la syntaxe de nom [ObjectName]:[ExternalIDField__c] pour le mapper avec la colonne de votre fichier Objet B contenant les valeurs ID externe pour les enregistrements de l’Objet A (dans notre exemple, la syntaxe de nom [ObjectName] est « Objet A » et [ExternalIDField__c] est le nom de l’API du champ ID externe de l’Objet A de l’étape 1). 
 

• En effectuant cette opération, vous pouvez facilement associer des enregistrements Objet B et des enregistrements Objet A à l’aide de l’ID externe que vous avez créé, ce qui évite d'importer les enregistrements Objet A, d’exporter les nouveaux ID, de les faire correspondre dans Excel puis d’importer les enregistrements enfants.