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Erstellen eines Berichts in Notes

Veröffentlichungsdatum: Mar 15, 2021
Beschreibung

Obwohl Sie mit dem Berichtstyp Datei- und Inhaltsbericht über Notizen berichten können, gibt es einige Überlegungen, die für andere Berichtstypen nicht gelten.

Diese Überlegungen wirken sich auf die Daten aus, die im Bericht zurückgegeben werden, sowie auf die verfügbaren Felder, die im Bericht verwendet werden können.

Wichtige Überlegungen für „Notizen“-Berichte:
  • Stellen Sie sicher, dass Sie „Notizen“ in Ihrer Organisation aktiviert haben (siehe Aktivieren von Notizen für Anweisungen).
  • Berichte können nur Notizen anzeigen, die über das Tool „Notizen“ angelegt wurden. Über die Liste „Notizen und Anhänge“ erstellte Notizen kann nicht berichtet werden.
  • Sie können die von anderen Benutzern erstellten Notizen nur dann einsehen, wenn sie für Sie freigegeben wurden (das gilt auch für Systemadministratoren).
  • Um Notizen für andere Benutzer zur Verfügung zu stellen, kann der Benutzer, von dem die Notiz stammt, (oder ein Systemadministrator) die hier beschriebenen Schritte ausführen:
  • Derzeit ist es nicht möglich, einen benutzerdefinierten Berichtstyp für Dateien und Inhalte zu erstellen, d. h., es ist nicht möglich, über Notizen zu berichten, die sich auf ein bestimmtes Objekt beziehen.
  • In Lightning Experience liefern Berichte dieses Typs 0 Ergebnisse, bis der Bericht gespeichert wurde. Wenn der Bericht nicht gespeichert wurde, sind die Datensätze in der Berichtvorschau sichtbar, aber beim Ausführen des Berichts werden 0 Ergebnisse zurückgegeben.
Lösung

Schritte zum Erstellen eines Notizenberichts

 
  1. Navigieren Sie zur Registerkarte „Berichte“ und klicken Sie auf Neuer Bericht.
  2. Wählen Sie unter „Berichtstyp“ die Option „Datei- und Inhaltsbericht“ und klicken Sie dann auf „Weiter“.
  3. Fügen Sie den folgenden Filter hinzu: Dateityp ist gleich SNOTE (stellt sicher, dass der Bericht nur Notizen enthält).
  4. Entfernen Sie alle Spalten aus dem Bericht.
  5. Fügen Sie dem Bericht die folgenden Spalten hinzu:
    • Dateiname
    • Veröffentlichungsdatum
    • Ersteller
    • Datum der letzten Überarbeitung
    • Zuletzt überarbeitet von
    • Dateityp
  6. Klicken Sie auf Speichern.
  7. Klicken Sie auf Ausführen.

Überlegungen zu Berichtsdaten und Freigabe
  • Sie können nur über Notizen berichten, die Ihnen gehören oder direkt für Sie freigegeben werden.
  • Notizen, auf die Sie Zugriff haben, die Ihnen aber nicht gehören oder direkt für Sie freigegeben werden, erscheinen nicht in Berichten.
 
Überlegungen zu Berichtsfeldern
Wenn Sie eine der folgenden Spalten einschließen, liefert der Bericht keine Ergebnisse:
  • Heruntergeladen von
  • Download-Datum
  • Download-Benutzertyp
  • Linkname
  • Link-Erstelldatum
  • Link-Ablaufdatum
  • Kennwortgeschützter Link
  • Datum des letzten Zugriffs auf den Link
  • Link-Zugriffe insgesamt

Wenn die Spalte „Dateiversion“ in den Bericht aufgenommen wurde, erscheint eine Zeile für jede Version der Notiz, obwohl nur die Daten der neuesten Version der Notiz in den anderen Spalten erscheinen.

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Nummer des Knowledge-Artikels

000383957

 
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