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Création d'un rapport sur Notes

Date de publication: Mar 15, 2021
Description

Bien que vous puissiez créer des rapports sur Notes à l’aide du type de rapport « Rapport sur les fichiers et les contenus », certaines considérations ne s’appliquent pas aux autres types de rapport.

Ces considérations affectent les données renvoyées sur le rapport ainsi que les champs disponibles pouvant être utilisés dans le rapport.

Considérations importantes pour les rapports sur « Notes » :
  • Assurez-vous que vous avez activé « Notes » dans votre organisation (pour des instructions, consultez Activer Notes)
  • Les rapports peuvent afficher uniquement les notes prises via l’outil « Notes ». Les notes créées via la liste associée « Notes et pièces jointes » ne peuvent pas faire l’objet d’un rapport.
  • Vous pouvez uniquement afficher les notes créées par d’autres utilisateurs si elles ont été partagées avec vous (cela s’applique également aux administrateurs système)
  • Pour rendre les notes disponibles à d’autres utilisateurs, l’utilisateur qui a créé la note (ou un administrateur système) peut suivre les étapes suivantes :
  • Actuellement, il n’est pas possible de créer un type de rapport personnalisé pour Fichiers et contenu et, en tant que tel, il n’est pas possible de créer un rapport sur Notes associé à un objet spécifique.
  • Dans Lightning Experience, les rapports sur ce type ne renverront aucun résultat, et ce jusqu’à ce que le rapport ait été enregistré. Si le rapport n’a pas été enregistré, les enregistrements seront visibles dans l’aperçu du rapport. Cependant, lorsque le rapport sera exécuté, il ne renverra aucun résultat.
Résolution

Étapes pour la création d’un rapport sur Notes

 
  1. Accédez à l'onglet Rapports, puis cliquez sur Nouveau rapport.
  2. Pour « Type de rapport », sélectionnez Rapport sur les fichiers et les contenus, puis cliquez sur Continuer.
  3. Ajoutez le filtre suivant : File Type equals SNOTE (cela garantit que le rapport inclut uniquement Notes).
  4. Supprimez toutes les colonnes du rapport.
  5. Ajoutez les colonnes suivantes au rapport :
    • Nom du fichier
    • Date de publication
    • Créé par
    • Date de dernière révision
    • Dernière révision par
    • Type de fichier
  6. Cliquez sur Enregistrer.
  7. Cliquez sur Exécuter.

Données de rapport et considérations de partage
  • Vous pouvez uniquement présenter un rapport sur des notes qui vous appartiennent ou qui sont directement partagées avec vous
  • Les notes auxquelles vous avez accès mais qui ne vous appartiennent pas ou qui ne sont pas directement partagées avec vous n’apparaîtront pas sur les rapports
 
Considérations relatives aux champs
Si vous incluez l’une des colonnes suivantes, le rapport ne renverra aucun résultat :
  • Téléchargé par
  • Date de téléchargement
  • Type d'utilisateur du téléchargement
  • Nom du lien
  • Date de création du lien
  • Date d'expiration du lien
  • Lien protégé par mot de passe
  • Date du dernier accès au lien
  • Total des accès au lien

Si la colonne « Version du fichier » est incluse dans le rapport, une ligne apparaîtra pour chaque version de la note, bien que seules les données de la version la plus récente de la note seront indiquées dans les autres colonnes.

Contenu de Support associé

Numéro d’article de la base de connaissances

000383957

 
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Salesforce Help | Article