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Salesforce メールインテグレーションツールを使用して記録されたメールがレコード上に複数回現れることがある

公開日: Dec 16, 2022
説明
ユーザが Inbox を有効または無効にして「Outlook インテグレーション」アドインまたは「Gmail インテグレーション」Chrome 拡張機能を使用し、同じ取引先責任者の取引先から作成された商談レコードとともにメールを複数の Salesforce 取引先責任者 (同じ取引先に属する) に関連付ける場合、商談と取引先でそれぞれの活動履歴関連リストに同じメールが複数回表示されることがあります。

以下のような現象が生じる可能性があります:
  • 各 Salesforce 取引先責任者 (メールの追加先) レコードの活動履歴には、列値が 「関連先 = 商談名」のメールが 1 つだけ表示されます。
  • 取引先レコードの活動履歴には、列名が 「名前 = 取引先責任者名、および「関連先 = 商談名」のメールが複数回含まれます。
  • 商談レコードの活動履歴には、列名が「名前 = 取引先責任者名」のメールが複数回含まれます。
解決策
最初の現象は、Salesforce 組織の [設定] | [活動] | [活動設定] に次の設定がある場合に発生します。
  • [取引先責任者の主取引先への活動の積み上げ集計] が有効 (活動が取引先責任者に関連付けられている場合は、その取引先責任者の主取引先の下にある活動も表示します)。
  • [ユーザが複数取引先責任者を ToDo と行動に関連付けられるようにする] が無効
これは、組織で Shared Activities 機能が有効になっていない場合に発生します。Shared Activities を使用すると、行動または ToDo を最大 50 人の取引先責任者に関連付けることができるため、取引先責任者ごとに複数のメールレコードを作成するのではなく、Salesforce で単一のメールレコードを作成できます。

組織内で Shared Activities を有効にする前に、次の記事を確認してください。

Shared Activities の有効化
Shared Activities の有効化に関する考慮事項 (活動に複数の取引先責任者を関連付ける場合)

2 番目の現象は、ToDo の削除を防止するようなビジネスユースケースの一部として、Salesforce 組織で ToDo オブジェクトにその他のカスタマイズ (トリガ、プロセスビルダー、フローなど) が行われている場合に発生します。

メールが WhoID ([名前] 項目、たとえば取引先責任者) および WhatID ([関連先] 項目、たとえば取引先、商談、注文、契約、キャンペーン、カスタムオブジェクトなど) に記録されるときに、[ユーザが複数取引先責任者を ToDo と行動に関連付けられるようにする] が有効になっているか無効になっているかによって、Salesforce の標準ロジックで 2 つまたはそれ以上の ToDo レコードの挿入が行われます。同じメールで WhoID に対する ToDo と WhatID に対する ToDo が 1 つずつ作成されます。その後、Salesforce によって 1 つの ToDo レコードが削除され、メール記録時の入力値をもつ WhoID ([名前] 項目) および WhatID ([関連先] 項目) の両方を表示する 1 つの ToDo だけが残ります。

ワークベンチ、データローダーまたはその他のバックエンドツールを使用して検証すると、同じ詳細をもつ ToDo レコードが IsDeleted = true で WhatID と WhoID が空白になっていることを確認できます。

SOQL クエリ: SELECT Id,IsDeleted,Status,Subject,TaskSubtype,WhatId,WhoId FROM Task WHERE Subject LIKE '%Email: Your Email Subject%'


注意: メールメッセージから作成された ToDo の件名の項目は必ず メール: というプレフィックスから始まります。ToDo のサブ種別 は常に メール になります。そのため、予期しない不要な動作を回避するためには、これらの項目値をもつ ToDo を除外するようにカスタムコードを変更します。
ナレッジ記事番号

000384862

 
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