Häufig gestellte Fragen zum zeitbasierten Workflow

Im Folgenden sind die wichtigsten Fragen, Tipps und Überlegungen aufgelistet:
 

Wie erstelle ich einen zeitbasierten Workflow?

Diese Funktion nutzt das vorhandene Workflow-Modul, das zwei Abschnitte enthält: Sofortige Aktionen und Zeitabhängige Aktionen.

Die Konfiguration der Regeln ist grundsätzlich gleich wie bei zeitbasierten Regeln. Zeitauslöser werden im Abschnitt Zeitabhängige Aktionen konfiguriert. Jeder Zeitauslöser kann eine oder mehrere Workflow-Aktionen ausführen.
 

Kann ich zeitbasierte Workflows in benutzerdefinierten Objekten verwenden?

Ja. Zudem können Sie sie in allen aktuell vom Workflow unterstützten Objekten verwenden.
 

Welche Zeiteinheiten werden unterstützt?

Derzeit werden Tage und Stunden unterstützt.
 

Kann ich bei meinen zeitbasierten Workflow-Aktionen nur Werktage zählen lassen?

Die Standardfunktion basiert auf allen Tagen, sodass Wochenenden nicht ausgeschlossen werden können.
 

Welche Auswirkungen haben zeitbasierte Workflows auf meine vorhandenen Datensätze?

Workflow-Regeln werden nicht nachträglich ausgelöst. Wenn Sie jetzt eine Regel erstellen, werden diese Regeln nicht auf zuvor erstellte Datensätze angewendet.
 

• Beispiel: Wenn Sie eine Opportunity-Erinnerungsregel erstellen, wird diese nicht für die bereits vorhandenen Opportunities ausgeführt. Die neue Regel gilt nur für Datensätze, die nach der Aktivierung der Regel erstellt oder aktualisiert werden.
   

Welche Workflow-Aktionen kann ich in Verbindung mit dem zeitbasierten Workflow verwenden?

Alle vorhandenen Aktionen sind verfügbar: E-Mail-Benachrichtigungen, Feldaktualisierungen, Aufgaben und ausgehende Nachrichten.
 

Kann ich mehrere Aktionen für verschiedene Zeitpunkte in derselben Regel konfigurieren?

Ja. Sie können eine Zeitachse erstellen, indem Sie mehrere Zeitauslöser konfigurieren und für jeden dieser Auslöser Aktionen definieren.
 

• Beispiel: Erwägen Sie die Erstellung einer Regel für alle Opportunities mit hohem Wert (Wert > 500.000 $, Wahrscheinlichkeit > 70 %). Die sofortigen Aktionen könnten das Senden von E-Mail-Benachrichtigungen an das Accountteam beinhalten, in denen die Teammitglieder informiert werden, dass eine neue Opportunity mit hohem Wert erstellt wurde. Die zeitabhängigen Aktionen könnten Folgendes beinhalten:
  • 10 Tage vor dem Opportunity-Schlusstermin wird dem Opportunity-Inhaber die Aufgabe, bei seinem Kunden nachzufassen, zugewiesen.
  • 7 Tage vor dem Opportunity-Schlusstermin wird der Inhaber der Opportunity zu "VP Vertrieb" geändert und der neue Inhaber wird entsprechend per E-Mail-Benachrichtigung informiert.

Gelten für zeitbasierte Workflows Einschränkungen?

Ja. Es ist nicht möglich, eine zeitabhängige Workflow-Aktion zu konfigurieren, in der Evaluationskriterien vom Typ "Bei jeder Erstellung oder Bearbeitung eines Datensatzes" festgelegt sind.
 

Kann ich sehen, für welche zeitabhängigen Aktionen noch Ausführungen ausstehen?

Ja. Alle ausstehenden Aktionen, die an einem Datum in der Zukunft ausgeführt werden sollen, werden in der Workflow-Warteschlange aufgeführt.

Systemadministratoren können die Warteschlange wie folgt anzeigen und verwalten:
 

• Auf der verbesserten Setup-Benutzeroberfläche (aktiviert): Wechseln Sie zu Setup | Überwachen | Zeitbasierter Workflow
• Auf der verbesserten Setup-Benutzeroberfläche (deaktiviert): Wechseln Sie zu  Setup| Einrichten der Verwaltung | Überwachen | Zeitbasierter Workflow

Werden die ausstehenden Aktionen in der Warteschlange IMMER ausgelöst?

Nein. Zeitabhängige Aktionen verbleiben so lange in der Workflow-Warteschlange, bis sie verarbeitet wurden oder bis die Regelkriterien für die Workflow-Regel als "false" bewertet wurden. Wenn ein Datensatz das Regelkriterium bei der Regelbewertung nicht mehr erfüllt, entfernt Salesforce die zeitabhängigen Aktionen, die für den betreffenden Datensatz in die Warteschlange aufgenommen wurden.
 

• Beispiel: In einer Opportunity-Workflow-Regel könnte Folgendes angegeben sein:
  • Ein Kriterium, das auf "Opportunity: Status nicht gleich Geschlossene und gewonnene, Geschlossene und verlorene" gesetzt ist.
  • Eine verknüpfte zeitabhängige Aktion mit einem Zeitauslöser, der auf sieben Tage vor dem Opportunity-Schlusstermin gesetzt ist. Wenn ein Datensatz, der diese Kriterien erfüllt, am 1. Juli erstellt wird und der Schlusstermin auf den 30. Juli gesetzt ist, wird die zeitabhängige Aktion für den 23. Juli geplant. Wird die Opportunity jedoch vor dem 23. Juli auf "Geschlossen und gewonnen" oder "Geschlossen und verloren" gesetzt, wird die zeitabhängige Aktion automatisch aus der Warteschlange entfernt.

Können die ausstehenden Aktionen für einen Datensatz erneut in die Warteschlange gestellt werden?

Ja, wenn der Datensatz aktualisiert wird und Sie die Evaluationskriterien auf "Wenn ein Datensatz erstellt wird, und jederzeit, wenn er bearbeitet wird, damit er bestimmten Kriterien entspricht" festlegen (wobei der Datensatz die Eingabekriterien zuvor nicht erfüllt haben sollte).
 

• Beispiel: Wenn der Opportunity-Status von "Geschlossen und verloren" zu "Interessiert" geändert wird und das Evaluationskriterium für Workflow-Regeln "Regel auswerten, wenn ein Datensatz erstellt wird, und jederzeit, wenn er bearbeitet wird, damit er bestimmten Kriterien entspricht" lautet, wertet Salesforce die Zeitauslöser erneut aus und fügt die entsprechenden Aktionen zur Workflow-Warteschlange hinzu (vorausgesetzt, der Datensatz hat die Kriterien zuvor nicht erfüllt).

Was passiert, wenn das Evaluationskriterium auf "Nur wenn ein Datensatz erstellt wird" gesetzt wird?

In diesem Fall wertet die Workflow-Regel die Zeitauslöser nur einmal aus. Wenn der Datensatz, der die Regeländerungen auslöste, das Evaluationskriterium nicht mehr erfüllt, werden die ausstehenden Aktionen aus der Warteschlange entfernt und die Regel wird nie wieder auf den Datensatz angewendet.

Alle ausstehenden Aktionen werden so lange ausgewertet, wie die Regelkriterien zutreffen. Da Salesforce die Regel bei jeder Datensatzaktualisierung auswertet, werden nicht immer alle der Regel zugeordneten Aktionen ausgeführt.
 

• Beispiel: Angenommen, zwei Regeln sind identisch mit der Ausnahme, dass das Evaluationskriterium für Regel 1 "Nur beim Erstellen" und für Regel 2 "Regel auswerten, wenn ein Datensatz erstellt wird, und jederzeit, wenn er bearbeitet wird, damit er bestimmten Kriterien entspricht" lautet.
  • Wenn Sie einen Datensatz erstellen, bei dem beide Regeln zutreffen, führt Salesforce die sofortigen Aktionen aus und stellt die zeitabhängigen Aktionen beider Regeln in die Warteschlange. Wenn Sie den Datensatz dann aktualisieren und er die Regelkriterien nicht mehr erfüllt, entfernt Salesforce die ausstehenden Aktionen für beide Regeln. Wenn Sie den Datensatz dann aktualisieren, sodass die Regelkriterien wieder erfüllt sind, führt Salesforce nur die Aktionen aus, die Regel 2 zugeordnet sind.

Was passiert, wenn ich den Wert eines Datumsfelds aktualisiere, das in einem Zeitauslöser verwendet wird?

Salesforce berechnet den Zeitauslöser neu, solange er noch nicht ausgelöst wurde. Bei der Neuberechnung wird der Zeitauslöser nicht erneut mit einem Datum in der Vergangenheit geplant.
 

• Beispiel: Wenn der Opportunity-Inhaber durch eine Workflow-Regel 7 Tage vor dem Opportunity-Schlusstermin benachrichtigt wird und der Schlusstermin auf den 20. Februar 2018 festgelegt ist, sendet Salesforce die Benachrichtigung am 13. Februar 2018. Wenn Sie den Schlusstermin auf den 10. Februar 2018 aktualisieren und das aktuelle Datum der 2. Februar 2018 (oder früher) ist, plant Salesforce die Benachrichtigung so um, dass sie am 3. Februar 2018 gesendet wird. Der Evaluationstermin von ausstehenden Aktionen wird IMMER neu ausgewertet und ungeachtet der Regelkriterien ggf. aktualisiert. Wenn die Auswertung der Regel "false" ergibt, spielt dies keine Rolle, da die Aktionen aus der Warteschlange entfernt werden.

Was geschieht, wenn ich einen Datensatz lösche, für den ausstehende Aktionen vorhanden sind?

Die ausstehenden Aktionen werden aus der Workflow-Warteschlange gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden, selbst wenn Sie das Löschen des Datensatzes rückgängig machen.
 

Warum erhalte ich eine Fehlermeldung bezüglich eines ausstehenden Workflows, wenn ich versuche, einen Lead zu konvertieren?

Wenn ausstehende Genehmigungsprozesse vorhanden sind oder Workflows noch ausgelöst werden müssen, können Sie einen Lead nicht konvertieren. Allerdings können Sie die ausstehenden Aktionen unter Setup entfernen, damit die Konvertierung durchgeführt wird.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie unter Überlegungen zu zeitabhängigen Aktionen und Zeitauslösern im Abschnitt "Verarbeitung von Zeitauslösern".
 

Wie löse ich eine Workflow-Regel nachträglich für bereits vorhandene Datensätze aus?

Eine vollständige Anleitung dazu finden Sie in unserem Hilfeartikel "Nachträgliches Auslösen von Workflow-Regeln für bestehende Datensätze".