Preguntas más frecuentes sobre flujos de trabajo basados en tiempo

Aquí están nuestras preguntas, sugerencias y consideraciones más importantes:
 

¿Cómo creo un flujo de trabajo basado en tiempo?

Esta función aprovecha el motor de flujos de trabajo existente, que incluye dos secciones: Acciones inmediatas y Acciones dependientes del tiempo.

La configuración básica de la regla es la misma, pero para las reglas basadas en tiempo, puede configurar desencadenadores de tiempo en la sección acciones dependientes del tiempo. Cada desencadenador de tiempo puede ejecutar una o más acciones de flujo de trabajo.
 

¿Puedo tener un flujo de trabajo basado en tiempo en objetos personalizados?

Sí, y en cualquier objeto que admita el flujo de trabajo.
 

¿Qué unidades de tiempo se admiten?

En estos momentos se admiten días y horas.
 

¿Puedo hacer que mi acción de flujo de trabajo basada en tiempo solo cuente los días laborables?

La función estándar se basa en todos los días y no puede excluir los fines de semana.
 

¿Cómo afecta el flujo de trabajo basado en tiempo a mis registros existentes?

Las reglas de flujo de trabajo no se desencadenan de forma retroactiva. Si crea una regla ahora, las reglas no se aplican a registros creados anteriormente.
 

• Ejemplo: Cuando crea una regla de recordatorio de oportunidad, no se ejecuta en las oportunidades existentes. La nueva regla solo se aplica a registros creados o actualizados tras la activación de la regla.
   

¿Qué acciones de flujo de trabajo puedo utilizar con un flujo de trabajo basado en tiempo?

Todas las acciones existentes estarán disponibles: Alertas de email, Actualizaciones de campo, Tareas y Mensajes salientes.
 

¿Puedo configurar múltiples acciones para que se produzcan en diferentes puntos del tiempo para la misma regla?

Sí puede crear una cronología de acciones configurando múltiples desencadenadores de tiempo y definiendo acciones para cada una.
 

• Ejemplo: Considere una regla para todas las oportunidades de alto valor (valor > $500K, probabilidad > 70%). La acciones inmediatas podrían incluir el envío de alertas por email al equipo de la cuenta indicando que se creó una nueva oportunidad de alto valor. Las acciones dependientes del tiempo podrían incluir lo siguiente:
  • 10 días antes de la fecha de cierre de la oportunidad, asignar una tarea al propietario de la oportunidad para realizar un seguimiento con el cliente.
  • 7 días antes de la fecha de cierre de la oportunidad, cambiar el propietario de la oportunidad a Vicepresidente de ventas, y enviar una alerta por email al nuevo propietario.

¿Existen restricciones para el flujo de trabajo basado en tiempo?

Sí, no es posible configurar una acción de flujo de trabajo basado en tiempo que esté establecida para evaluar criterios del tipo "Cada vez que se crea o modifica un registro".
 

¿Puedo ver qué acciones dependientes del tiempo están pendientes de ejecución?

Sí, todas las acciones pendientes que se desencadenarán en una fecha futura aparecen en la Cola de flujos de trabajo.

Los administradores del sistema pueden ver y gestionar la cola desde:
 

• Configuración mejorada bajo interfaz (activada): Diríjase a Configuración | Monitorear | Flujo de trabajo basado en tiempo
• Configuración mejorada bajo interfaz (desactivada): Diríjase a Configuración | Configuración de administración | Monitorear | Flujo de trabajo basado en tiempo

¿Se desencadenarán SIEMPRE las acciones pendientes en la cola?

No. Las acciones dependientes del tiempo permanecerán en la Cola de flujos de trabajo hasta que se procesen o los criterios de regla para la regla de flujo de trabajo se evalúen como "falso". Si un registro deja de coincidir con los criterios de regla cuando se evalúa la regla, Salesforce retira las acciones dependientes del tiempo en cola para ese registro.
 

• Ejemplo: Una regla de flujo de trabajo de oportunidad puede especificar:
  • Un criterio establecido a "Oportunidad: Estado no es igual a Cerrada ganada, Cerrada perdida."
  • Una acción dependiente del tiempo asociada con un desencadenador de tiempo establecido en 7 días antes de la fecha de cierre de la oportunidad. Si un registro que coincide con el criterio se crea el 1 de julio y la fecha de cierre está establecida en el 30 de julio, la acción dependiente del tiempo se programa para el 23 de julio. No obstante, si la oportunidad se establece como "cerrada ganada" o "Cerrada perdida" antes del 23 de julio, la acción dependiente del tiempo se retira automáticamente de la cola.

¿Pueden colocarse en cola de nuevo las acciones pendientes para un registro?

Sí, si el registro se actualiza y establece los criterios de evaluación para que sean "Cuando se crea un registro y en cualquier momento que se modifique para cumplir criterios posteriormente" (el registro no debió cumplir los criterios de entrada anteriormente).
 

• Ejemplo: Si el estado de la oportunidad se cambia de "Cerrada perdida" a "Prospección" y los criterios de evaluación de la regla de flujo de trabajo están establecidos en "Cuando se crea un registro y en cualquier momento que se modifique para cumplir criterios posteriormente" (suponiendo que el registro no cumplió los criterios anteriormente), Salesforce vuelve a evaluar los desencadenadores de tiempo e incorpora las acciones apropiadas a la Cola de flujos de trabajo.

¿Qué ocurre si los criterios de evaluación se establecen en "Solo cuando se crea un registro"?

En este caso, la regla de flujo de trabajo evalúa solo una vez los desencadenadores de tiempo. Si el registro que desencadenó la regla cambia y deja de cumplir los criterios de evaluación, se retiran las acciones pendientes de la cola y la regla nunca se vuelve a aplicar al registro.

Todas las acciones pendientes se evalúan únicamente mientras los criterios de la regla sean verdaderos. Aunque Salesforce evalúa la regla cada vez que se actualiza el registro, no desencadena todas las acciones asociadas con la regla cada vez.
 

• Ejemplo: Considere dos reglas que son idénticas, con la excepción de que el criterio de evaluación de la Regla 1 es "Solo al crear" y la Regla 2 es "Cuando se crea un registro y en cualquier momento que se modifique para cumplir criterios posteriormente".
  • Si crea un registro que coincide con ambas reglas, Salesforce ejecuta las acciones inmediatas y pone en cola las acciones dependientes del tiempo de ambas reglas. Si luego actualiza el registro y deja de cumplir los criterios de las reglas, Salesforce retira las acciones pendientes de ambas reglas. Si luego actualiza el registro de modo que cumple los criterios de las reglas de nuevo, Salesforce solo ejecuta las acciones asociadas con la Regla 2.

¿Qué ocurre si actualizo el valor de un campo de fecha empleado en un desencadenador de tiempo?

Salesforce vuelve a calcular el desencadenador de tiempo siempre que dicho desencadenador no se activara aún y el recálculo no vuelva a programar el desencadenador de tiempo a una fecha en el pasado.
 

• Ejemplo: Si una regla de flujo de trabajo alerta al propietario de la oportunidad 7 días antes de la fecha de cierre de la oportunidad y la fecha de cierre está establecida el 20 de febrero de 2018, Salesforce envía la alerta el 13 de febrero de 2018. Si actualiza la fecha de cierre al 10 de febrero de 2018 y la fecha actual es el 2 de febrero de 2018 (o antes), Salesforce vuelve a programar la alerta para el 3 de febrero de 2018. La fecha de evaluación de las acciones pendientes se vuelve a evaluar y actualizar SIEMPRE (si es necesario) independientemente de los criterios de la regla. Si la regla se evalúa como falso, no será relevante ya que las acciones se retiran de la cola.

¿Qué ocurre si elimino un registro que tiene acciones pendientes?

Las acciones pendientes se eliminan de la Cola de flujos de trabajo y no pueden restaurarse, incluso si anula la eliminación del registro.
 

¿Por qué aparece un error "Flujo de trabajo pendiente" cuando intento convertir un prospecto?

Si hay procesos de aprobación o flujos de trabajo pendientes para desencadenarse, no podrá convertir un prospecto. Dicho esto, puede retirar las acciones pendientes bajo Configuración y se realizará la conversión.

Conozca más detalles en la sección "Procesamiento de desencadenadores de tiempo" de Consideraciones sobre acciones dependientes del tiempo y desencadenadores de tiempo.
 

¿Cómo desencadeno retroactivamente una regla de flujo de trabajo en registros existentes?

Consulte el conjunto completo de instrucciones en nuestro artículo de ayuda "Desencadenar retroactivamente reglas de flujo de trabajo en registros existentes".