Forum aux questions sur le flux de travail temporel

Nos principales questions, consignes et considérations sont les suivantes :
 

Comment puis-je créer un workflow temporel ?

Cette fonctionnalité tire parti du moteur de workflow existant, qui comprend deux sections : Actions immédiates et Actions temporelles.

La configuration de la règle de base est identique, mais pour des règles temporelles, vous configurez des déclencheurs temporels dans la section actions temporelles. Chaque déclencheur temporel peut exécuter une ou plusieurs actions de workflow.
 

Puis-je avoir un workflow temporel dans des objets personnalisés ?

Oui, et dans n'importe quel objet actuellement pris en charge par le workflow.
 

Quelles sont les unités de temps prises en charge ?

Actuellement, les jours et les heures sont pris en charge.
 

Mon action de workflow temporelle peut-elle prendre en compte uniquement les jours ouvrables ?

La fonctionnalité standard est basée sur tous les jours de la semaine et ne peut pas exclure les week-ends.
 

Quel est l'impact d'un workflow temporel sur mes les enregistrements existants ?

Les règles de workflow ne sont pas déclenchées rétroactivement. Si vous créez une règle maintenant, elle ne s'applique pas aux enregistrements créés avant.
 

• Exemple : lorsque vous créez une règle de rappel d'opportunité, elle n'est pas exécutée pour les opportunités existantes. La nouvelle règle s'applique uniquement aux enregistrements créés ou mis à jour après l'activation de la règle.
   

Quelles actions de workflow puis-je utiliser dans un workflow temporel ?

Toutes les actions existantes sont disponibles : alertes par e-mail, mises à jour de champ, tâches et messages sortants.
 

Puis-je configurer le déclenchement de plusieurs actions à des moments différents pour la même règle ?

Oui, vous pouvez créer une chronologie d'actions en configurant plusieurs déclencheurs temporels et en définissant une action pour chaque déclencheur.
 

• Exemple : prenons une règle sur toutes les opportunités à forte valeur (valeur > 500 000 $, probabilité > 70 %). Les actions immédiates peuvent inclure l'envoi d'alertes par e-mail à l'équipe du compte indiquant qu'une opportunité à forte valeur a été créée. Les actions temporelles peuvent inclure les éléments suivants :
  • 10 jours avant la date de fermeture de l'opportunité, attribuer une tâche de suivi du client au propriétaire de l'opportunité.
  • 7 jours avant la date de fermeture de l'opportunité, remplacer le propriétaire de l'opportunité en désignant le directeur commercial et envoyer une alerte par e-mail au nouveau propriétaire.

Un workflow temporel fait-il l'objet de restrictions ?

Oui, il n'est pas possible de configurer une action de workflow temporel définie pour évaluer des critères « chaque fois qu'un enregistrement est créé ou mis à jour ».
 

Puis-je déterminer quelles actions temporelles sont en attente d'exécution ?

Oui, toutes les actions en attente de déclenchement à une date future sont affichées dans la File d'attente de workflow.

Les administrateurs système peuvent afficher et gérer la file d'attente depuis :
 

• Configuration avancée sous Interface (activée) : Accéder à Configuration | Surveiller | Workflow temporel
• Configuration avancée sous Interface (désactivée) : Accéder à Configuration | Configuration de l'administration | Surveiller | Workflow temporel

Les actions en attente dans la file sont-elles TOUJOURS déclenchées ?

Non, les actions temporelles restent dans la file d'attente de workflow jusqu'à ce qu'elles soient traitées ou jusqu'à l'évaluation des critères de la règle de workflow sur « false ». Si un enregistrement ne correspond plus aux critères de la règle lors de son exécution, Salesforce supprime de la file d'attente les actions temporelles de cet enregistrement.
 

• Exemple : une règle de workflow d'opportunité peut spécifier :
  • Un critère défini sur « Opportunité : Statut différent de Fermé Gagné, Fermé Perdu ».
  • Une action temporelle associée avec un déclencheur temporel défini sur 7 jours avant la date de fermeture de l'opportunité. Si un enregistrement correspondant aux critères est créé le 1er juillet et que la date de fermeture est définie au 30 juillet, l'action temporelle est planifiée pour le 23 juillet. Cependant, si l'opportunité est définie sur « Fermé Gagné » ou « Fermé Perdu » avant le 23 juillet, l'action temporelle est automatiquement retirée de la file d'attente.

Les actions en attente d'un enregistrement peuvent-elles être remises en file d'attente ?

Oui, si l'enregistrement est mis à jour et que vous définissez les critères d'évaluation sur « Lorsqu'un enregistrement est créé et lorsqu'il est modifié pour remplir les critères » (l'enregistrement ne doit pas avoir déjà rempli les critères).
 

• Exemple : si le statut de l'opportunité change de « Fermé Perdu » en « Prospection » et que les critères d'évaluation de la règle de workflow sont définis sur « Lorsqu'un enregistrement est créé et lorsqu'il est modifié pour remplir les critères » (en considérant que l'enregistrement n'a pas déjà rempli les critères), Salesforce réévalue les déclencheurs temporels et ajoute les actions appropriées à la file d'attente de workflow.

Que se passe-t-il si les critères d'évaluation sont définis sur « Uniquement lorsqu'un enregistrement est créé » ?

Dans ce cas, la règle de workflow évalue les déclencheurs temporels une seule fois. Si l'enregistrement ayant déclenché la règle change et ne remplit plus les critères d'évaluation, les actions en attente sont retirées de la file d'attente et la règle n'est plus jamais appliquée à l'enregistrement.

Toutes les actions en attente sont évaluées uniquement lorsque les critères de la règle sont remplis. Salesforce évalue la règle à chaque mise à jour de l'enregistrement, mais ne déclenche chaque fois pas les actions associées à la règle.
 

• Exemple : prenons deux règles identiques à l'exception des critères d'évaluation qui diffèrent. Les critères de la Règle 1 sont définis sur « Uniquement lorsqu'un enregistrement est créé » et les critères de la Règle 2 sont définis sur « Lorsqu'un enregistrement est créé et lorsqu'il est modifié pour remplir les critères ».
  • Si vous créez un enregistrement qui correspond aux deux règles, Salesforce exécute les actions immédiates et met en file d'attente les actions temporelles des deux règles. Si vous mettez à jour l'enregistrement et qu'il ne remplit plus les critères de la règle, Salesforce retire les actions en attente des deux règles. Si vous mettez ensuite à jour l'enregistrement et qu'il remplit les critères de la règle, Salesforce exécute uniquement les actions associées à la Règle 2.

Que se passe-t-il si je mets à jour la valeur d'un champ de date utilisé dans un déclencheur temporel ?

Salesforce recalcule le déclencheur temporel s'il n'a pas déjà été activé et si le nouveau calcul ne redéfinit pas le déclencheur à une date passée.
 

• Exemple : si une règle de workflow alerte le propriétaire d'une opportunité 7 jours avant la date de fermeture de l'opportunité et que la date de fermeture est définie sur le 20 septembre 2019, Salesforce envoie l'alerte le 13 septembre 2019. Si vous mettez à jour la date de fermeture sur le 10 septembre 2019 et que la date du jour est le 2 septembre (ou une date antérieure), Salesforce redéfinit l'alerte sur le 3 septembre 2019. La date d'alerte /// des actions en attente est TOUJOURS réévaluée et mise à jour (si nécessaire), quels que soient les critères de la règle. Une évaluation de la règle sur false n'a aucune incidence, car les actions sont retirées de la file d'attente.

Que se passe-t-il si je supprime un enregistrement qui inclut des actions en attente ?

Les actions en attente sont supprimées de la file d'attente de workflow et ne peuvent pas être récupérées, même si vous restaurez l'enregistrement.
 

Pourquoi je reçois une erreur « Workflow en attente » en essayant de convertir une piste ?

Si des processus d'approbation ou des workflows sont en attente de déclenchement, vous ne pouvez pas convertir une piste. Vous pouvez cependant retirer les actions en attente sous Configuration et effectuer la conversion.

Pour plus d'informations, consultez la section « Traitement des déclencheurs temporels » de la rubrique Considérations relatives aux actions chronologiques et aux déclencheurs temporels.
 

Comment puis-je déclencher rétroactivement une règle de workflow dans des enregistrements existants ?

Lisez les instructions complètes dans notre rubrique d'aide « Déclenchement rétroactif de règles de workflow dans des enregistrements existants ».