Domande frequenti sul flusso di lavoro basato sul tempo

Ecco le domande più frequenti, con alcuni suggerimenti e diverse considerazioni:
 

Come si crea un flusso di lavoro basato sul tempo?

Questa funzione sfrutta il motore di flusso di lavoro esistente, che è costituito da due sezioni: Azioni immediate e Azioni dipendenti dal tempo.

La configurazione di base della regola è la stessa, ma per le regole basate sul tempo si configurano trigger temporali nella sezione Azioni dipendenti dal tempo. Ciascun trigger temporale può eseguire una o più azioni di flusso di lavoro.
 

Si può avere un flusso di lavoro basato sul tempo per oggetti personalizzati?

Sì, e per qualsiasi oggetto attualmente supportato dal flusso di lavoro.
 

Quali unità di tempo sono supportate?

Attualmente sono supportati giorni e ore.
 

Si può fare in modo che un'azione di flusso di lavoro basato sul tempo conti solo i giorni lavorativi?

La funzionalità standard si basa su tutti i giorni e non può escludere i fine settimana.
 

In che modo il flusso di lavoro basato sul tempo influisce sui record esistenti?

Le regole di flusso di lavoro non vengono attivate in modo retroattivo. Una regola creata adesso non viene applicata ai record creati in precedenza.
 

• Esempio: quando si crea una regola promemoria di un'opportunità, la regola non viene eseguita per le opportunità esistenti. la nuova regola viene applicata solo ai record creati o aggiornati dopo l'attivazione della regola stessa.
   

Quali azioni di flusso di lavoro è possibile utilizzare con il flusso di lavoro basato sul tempo?

Sono disponibili tutte le azioni esistenti: avvisi tramite email, aggiornamenti campo, operazioni e messaggi in uscita.
 

È possibile configurare più azioni in modo che si verifichino in momenti diversi per la stessa regola?

Sì, è possibile creare una sequenza temporale di azioni configurando più trigger temporali e definendo azioni per ognuno di questi.
 

• Esempio: si consideri una regola per tutte le opportunità di elevato valore (valore > $500.000, probabilità > 70%), Le azioni immediate possono comprendere l'invio di un avviso tramite email al team Account per informarlo che è stata creata una nuova opportunità di elevato valore. Le azioni dipendenti dal tempo possono includere le seguenti:
  • 10 giorni prima della data di chiusura dell'opportunità, assegnare al titolare dell'opportunità un'operazione di follow-up con il cliente.
  • 7 giorni prima della data di chiusura dell'opportunità, modificare il titolare dell'opportunità in Vicepresidente vendite e inviare un avviso tramite email al nuovo titolare.

Si applicano restrizioni per il flusso di lavoro basato sul tempo?

Sì. Non è possibile configurare un'azione di flusso di lavoro dipendente dal tempo impostata sul criterio di valutazione "Ogni volta che si crea o si modifica un record".
 

È possibile visualizzare quali azioni dipendenti dal tempo sono in attesa di esecuzione?

Sì. Tutte le azioni in sospeso che devono essere attivate in una data futura sono visualizzate in Area di attesa flusso di lavoro.

Gli amministratori di sistema possono visualizzare l'area di attesa da:
 

• Interfaccia utente Imposta migliorata (abilitata): passare a Imposta | Monitora | Flusso di lavoro basato sul tempo
• Interfaccia utente Imposta migliorata (disabilitata): passare a Imposta | Impostazione dell'amministrazione | Monitoraggio| Flusso di lavoro basato sul tempo

Le azioni in sospeso nell'area di attesa vengono SEMPRE attivate?

No. Le azioni dipendenti dal tempo rimangono nell'Area di attesa flusso di lavoro finché non vengono elaborate o finché i criteri della regola di flusso di lavoro non vengono valutati come falsi. Se quando la regola viene valutata un record non soddisfa più i criteri della regola, Salesforce rimuove le azioni dipendenti dal tempo in attesa per tale record.
 

• Esempio: una regola di flusso di lavoro di un'opportunità specifica:
  • Un criterio impostato su "Opportunità: stato non uguale a Chiusa/conseguita, Chiusa/persa".
  • Un'azione dipendente dal tempo associata con un trigger temporale impostato su 7 giorni prima della data di chiusura dell'opportunità. Se un record che soddisfa i criteri viene creato il 1° luglio e la data di chiusura è impostata sul 30 luglio, l'azione dipendente dal tempo viene pianificata per il 23 luglio. Se tuttavia l'opportunità viene impostata su "Chiusa/conseguita" o su "Chiusa/persa" prima del 23 luglio, l'azione dipendente dal tempo viene rimossa automaticamente dall'area di attesa.

Le azioni in sospeso per un record possono essere inserite di nuovo nell'area di attesa?

Sì, se il record viene aggiornato e si imposta il criterio di valutazione su "Quando viene creato un record e ogni volta che viene modificato per soddisfare i criteri" (il record non deve aver soddisfatto i criteri di immissione in precedenza).
 

• Esempio: se lo stato dell'opportunità passa da "Chiusa/persa" a "Cliente potenziale" e il criterio di valutazione della regola di flusso di lavoro è impostato su "Quando viene creato un record e ogni volta che viene modificato per soddisfare i criteri" (presupponendo che non abbia soddisfatto il criterio in precedenza), Salesforce valuta di nuovo i trigger temporali e aggiunge le azioni appropriate all'area di attesa flusso di lavoro.

Cosa avviene se il criterio di valutazione è impostato su "Solo quando viene creato un record"?

In questo caso, la regola di flusso di lavoro valuta i trigger temporali una sola volta. Se il record che ha attivato la regola cambia e non soddisfa più il criterio di valutazione, le azioni in sospeso vengono rimosse dall'area di attesa e la regola non viene più riapplicata al record.

Tutte le azioni in sospeso vengono valutate solo a condizione che il criterio della regola risulti vero. Salesforce valuta la regola ogni volta che il record viene aggiornato, ma non attiva ogni volta tutte le azioni associate alla regola.
 

• Esempio: prendere in considerazione due regole identiche, ad eccezione del criterio di valutazione, che per la Regola 1 è "Solo alla creazione" e per la Regola 2 è "Quando viene creato un record e ogni volta che viene modificato per soddisfare i criteri".
  • Se si crea un record che soddisfa entrambe le regole, Salesforce esegue le azioni immediate e inserisce nell'area di attesa le azioni dipendenti dal tempo di entrambe le regole. Se in seguito si aggiorna il record e questo non soddisfa più il criterio della regola, Salesforce rimuove le azioni in sospeso per entrambe le regole. Se quindi si aggiorna il record in modo che soddisfi di nuovo il criterio, Salesforce esegue solo le azioni associate alla Regola 2.

Cosa avviene se si aggiorna il valore di un campo Data utilizzato in un trigger temporale?

Salesforce ricalcola il trigger temporale, a condizione che questo non sia stato ancora attivato e che il ricalcolo non ripianifichi il trigger per una data trascorsa.
 

• Esempio: se una regola di flusso di lavoro avvisa il titolare di un'opportunità 7 giorni prima della data di chiusura dell'opportunità stessa e la data di chiusura è impostata sul 20 febbraio 2018, Salesforce invia l'avviso il 13 febbraio 2018. Se si aggiorna la data di chiusura al 10 febbraio 2018 e la data corrente è il 2 febbraio 2018 (o precedente), Salesforce ripianifica l'avviso per il 3 febbraio 2018. La data di valutazione delle azioni in sospeso viene SEMPRE rivalutata e aggiornata (se necessario), indipendentemente dal criterio della regola. Se la valutazione della regola dà come risultato "false" (falso), non importa, visto che le azioni vengono rimosse dall'area di attesa.

Cosa avviene se si elimina un record con azioni in sospeso?

Le azioni in sospeso vengono eliminate da Area di attesa flusso di lavoro e non possono essere ripristinate, neanche se si annulla l'eliminazione del record.
 

Perché quando si converte un lead viene visualizzato l'errore "Pending Workflow" (Flusso di lavoro in sospeso)?

Se sono presenti processi di approvazione o flussi di lavoro in sospeso da attivare, non è possibile convertire lead. Ciò premesso, è possibile rimuovere le azioni in sospeso in Imposta e la conversione verrà eseguita.

Ulteriori informazioni sono disponibili nella sezione "Elaborazione dei trigger temporali" di Considerazioni su azioni dipendenti dal tempo e trigger temporali.
 

Come si attiva in modo retroattivo una regola di flusso di lavoro per record già esistenti?

Le istruzioni complete sono disponibili nell'articolo della Guida "Retroactively trigger workflow rules on existing records" (Attivazione retroattiva di regole di flusso di lavoro per record esistenti).