「時間ベース」のワークフローの FAQ

ここでは、よくある質問、ヒント、考慮事項について説明します。

時間ベースのワークフローを作成する方法は?

この機能は、[ルール適用時のアクション] と [時間ベースのアクション] という 2 つのセクションがある既存のワークフローエンジンを活用します。

ルールの基本的な設定は同じですが、時間ベースのルールの場合、[時間ベースのアクション] セクションでタイムトリガを設定します。1 つのタイムトリガで、1 つ以上のワークフローアクションを実行できます。「ワークフロールールへの自動アクションの追加」を参照してください。

カスタムオブジェクトに時間ベースのワークフローを設定できますか?

はい。現在ワークフローでサポートされているすべてのオブジェクトに設定できます。

サポートされている時間の単位は?

現在、日付と時間がサポートされています。

時間ベースのワークフローアクションで営業日のみがカウントされるようにすることは可能ですか?

標準機能がすべての日に基づいているため、週末を除外することはできません。

時間ベースのワークフローによって既存のレコードにどのような影響がありますか?

ワークフロールールが遡及的にトリガされることはありません。つまり、現時点で作成したルールは、以前に作成したレコードに適用されません。

例: 商談リマインダールールを作成しても、既存の商談には実行されません。新しいルールは、ルールが有効になった後に作成または更新されたレコードのみに適用されます。

時間ベースのワークフローで使用できるワークフローアクションは?

既存のすべてのアクション (メールアラート、項目自動更新、ToDo、アウトバウンドメッセージ) を使用できます。

同じルールに、時間差で実行される複数のアクションを設定することはできますか?

はい。複数のタイムトリガを設定し、それぞれにアクションを定義するという方法で、アクションのタイムラインを作成できます。

例: すべての重要商談 (価値 > $500,000、確度 > 70%) を対象とするルールがあるとします。ルール適用時のアクションに、新しい重要商談が作成されたことを通知するメールアラートを取引先チームに送信するアクションを設定します。時間ベースのアクションには、次のアクションを設定します。
- 商談完了予定日の 10 日前に、お客様のフォローアップ ToDo を商談所有者に割り当てる。
- 商談完了予定日の 7 日前に、商談の所有者を営業統括責任者に変更し、新しい所有者にメールアラートを送信する。

時間ベースのワークフローに制限はありますか?

はい。時間ベースワークフローアクションでは評価条件を [作成されたとき、および編集されるたび] に設定することができません。

時間ベースのアクションのうち、実行待機中のものを確認することはできますか?

はい。将来の日付にトリガされる待機中のアクションはすべて、[ワークフローキュー] に表示されます。「待機中のワークフローアクションの監視」を参照してください。

システム管理者は次の方法でキューを表示して管理できます。

Classic

新改良型設定ユーザインターフェース (有効): [設定] | [監視] | [時間ベースのワークフロー] に移動します。
新改良型設定ユーザインターフェース (無効): [設定] | [管理者設定] | [監視] | [時間ベースのワークフロー] に移動します。

Lightning

新改良型設定ユーザインターフェース (有効/無効): [設定] | [環境] | [監視] | [時間ベースのワークフロー] に移動します。

キューの待機中のアクションは必ずトリガされますか?

いいえ。時間ベースのアクションは、処理されるか、ワークフロールールのルール条件が「false」と評価されるまでワークフローキューに留まります。ルールが評価された時点でレコードがルール条件に一致しなくなった場合は、キューにあるそのレコードの時間ベースのアクションが削除されます。

例: 商談ワークフロールールを次のとおり指定するとします。
- 条件を「商談: 状況次の文字列と一致しない商談成立、不成立」に設定されている。
- タイムトリガに関連付けられた時間ベースのアクションが、商談完了予定日の 7 日前に設定されている。この条件に一致するレコードが 7 月 1 日に作成され、[完了予定日] が 7 月 30 日に設定されている場合、時間ベースのアクションが 7 月 23 日にスケジュールされます。7 月 23 日より前にこの商談が「成立」または「不成立」に設定されると、この時間ベースのアクションが自動的にキューから削除されます。

レコードの待機中のアクションをキューに戻すことはできますか?

はい。レコードが更新され、評価条件を [レコードが作成されたとき、およびその後基準を満たすように編集されたとき] に設定した場合は、自動的にキューに戻されます (レコードが開始条件を満たしていなかったものと仮定)。

例: 商談状況が [不成立] から [プロスペクティング] に変更され、ワークフロールールの評価条件が [レコードが作成されたとき、およびその後基準を満たすように編集されたとき] に設定されている場合 (レコードが条件を満たしていなかったものと仮定)、タイムトリガが再評価され、適切なアクションがワークフローキューに追加されます。

評価条件が [レコードを作成したときのみ] に設定されている場合はどうなりますか?

この場合は、ワークフロールールがタイムトリガを一度だけ評価します。ルールを起動したレコードが変更され、評価条件を満たさなくなった場合は、待機中のアクションがキューから削除され、ルールがそのレコードに再び適用されることはありません。

待機中のアクションが評価されるのは、ルール条件が true の場合のみです。レコードが更新されるたびにルールが評価されますが、ルールに関連付けられているすべてのアクションが毎回トリガされるわけではありません。

例: 同じようなルールが 2 つあり、この唯一の違いは評価条件がルール 1 は [レコードを作成したときのみ] で、ルール 2 は [レコードが作成されたとき、およびその後基準を満たすように編集されたとき] であるとします。
- 作成したレコードが両方のルールに一致した場合は、ルール適用時のアクションが実行され、両方のルールの時間ベースのアクションがキューに追加されます。その後レコードを更新し、ルール条件を満たさなくなった場合は、両方のルールの待機中のアクションが削除されます。さらに、ルール条件を満たすようにレコードをもう一度更新すると、ルール 2 に関連付けられているアクションのみが実行されます。

タイムトリガに使用されている日付項目の値を更新するとどうなりますか?

タイムトリガがまだ起動されていなければ、タイムトリガが再適用されます。ただし、再適用によってタイムトリガが過去の日付に再スケジュールされることはありません。

例: ワークフロールールが、商談の完了予定日の 7 日前に商談所有者にアラートを送信するよう設定されており、完了予定日が 2018 年 2 月 20 日の場合は、2018 年 2 月 13 日にアラートが送信されます。この完了予定日を 2018 年 2 月 10 日に更新し、現在の日付が 2018 年 2 月 2 日 (以前) である場合は、アラートが 2018 年 2 月 3 日に再スケジュールされます。待機中のアクションの評価日は、ルール条件に関係なく必ず再評価され、(必要に応じて) 更新されます。ルールが false と評価された場合は、アクションがキューから削除されるため何も起こりません。

待機中のアクションがあるレコードを削除するとどうなりますか?

待機中のアクションがワークフローのキューから削除されます。このレコードの削除を取り消しても復元できません。

リードの取引を開始しようとすると「待機中のワークフロー」エラーが生じるのはなぜですか?

待機中の承認プロセスやトリガ予定のワークフローがある場合は、リードの取引を開始できません。ただし、[設定] で待機中のアクションを削除すれば、取引を開始できます。

詳細は、「時間ベースのアクションとタイムトリガの考慮事項」の「タイムトリガの処理」セクションを参照してください。

既存のレコードに対してトリガワークフロールールを遡って適用するにはどうすればよいですか?

「既存のレコードに対して遡ってワークフローをトリガする」ヘルプ記事の詳しい手順を参照してください。

時間ベースのワークフローアクションが必ずしも表示されている時刻通りに実行されないのはなぜですか?

これは標準の動作です。時間ベースのワークフローアクションは、[監視] 設定メニューに表示されている正確な時刻に実行されるとは限りません。詳細は、「時間ベースのワークフローの実行間隔」 を参照してください。