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Salesforce for Outlook の同期方法 - 手動と自動
公開日: Dec 27, 2021
説明
Salesforce For Outlook (SFO) の同期方法
Salesforce for Outlook (SFO) バージョン 2.2.1 以降は Outlook レコードの同期を自動と手動から選択することができます。この選択は SFO 設定ウィザードに追加され、SFO プラグインへの最初のインストール時またはログイン時にユーザが実行します。通常の Salesforce for Outlook 設定を行った場合、SFO を初めてインストールした際に、SFO ウィザードが自動的にポップアップするはずですが、そうでない場合はシステムトレイの SFO アイコン を右クリックします (灰色のアイコンは SFO が Outlook へ接続されていないことを意味し、赤色のアイコンは Outlook へ接続され、実行中であることを意味します)。そして、[設定中です...] をクリックするとログイン後の 2 番目の画面に同期オプションが表示され、さらに [同期方法の選択] が表示されます。
| 同期方法のレベル | |
|---|---|
| SFO v2.2.x から 2.7.x | SFO v2.8.x 以降 |
| 手動 | 選択した Outlook 項目のみを同期する |
| 自動 | すべての Outlook 項目を同期する |
SFO Version 2.8 以降
注:
それぞれのユーザは、設定に応じて、手動 (選択した Outlook 項目のみを同期する)、または、自動 (すべての Outlook 項目を同期する) ボックスをクリックすることにより、この選択を行い、そして、SFO 設定ウィザードを続行するために、[次へ] をクリックする必要があります。
双方向同期、または、Outlook から Salesforce への同期を行っていない場合、ユーザは手動 (選択した Outlook 項目のみを同期する)、または、自動 (すべての Outlook 項目を同期する) を選択するための同期方法オプションが表示されません。また、このオプションはユーザ固有のものであり、各ユーザは異なる方法を選択することができます。
この選択については、貴社の Salesforce 管理者に相談することが常に最善です。[自動] を選択すると、取引先責任者、行動、または;/および、ToDo が Salesforce と同期されます。
手動 (選択した Outlook 項目のみを同期する)と自動 (すべての Outlook 項目を同期する)
これは、Outlook に存在する取引先責任者、行動、ToDo にのみ適用されます。Salesforce のデータ同期は Outlook 設定、および、貴社の Salesforce 管理者によって Salesforce 側で設定されたデータセットに基づきます。
SFO の手動 (選択した Outlook 項目のみを同期する) または自動 (すべての Outlook 項目を同期する) 同期方法は、Outlook の分類項目に依存して動作します。
SFO をインストールすると、Outlook の分類のリストにいくつかの新しい分類が追加されます。SFO ウィザードで選択する同期設定に基づき、これらの分類は変わります。
両方の方法の例を並べてみましょう
貴社の Salesforce 管理者は、次のチェックボックスをクリックすることにより、Outlook 設定から同期方法を制御することもできます。
デフォルトの同期設定を [すべての Outlook 項目を同期] に設定する
そして、次のチェックボックスをクリックすることにより、ユーザが同期の設定を変更することを防ぐこともできます。
同期設定の変更をユーザに許可しない
解決策
ウィザードで手動 (選択した Outlook 項目のみを同期する) を選択すると、[Salesforce と同期する] として手動で分類されるレコードのみが同期され、Outlook の分類リストに [Salesforce と同期しない] は表示されません。
手動 (選択した Outlook 項目のみを同期する) の同期方法では、分類のないレコードまたは [Salesforce と同期する] 以外の分類されるレコードは同期に含まれず、Outlook にそのまま残ります。
これにより、同期プロセスを詳細に制御することができます。Salesforce に同期するレコードのみを選択することができます。
自動 (すべての Outlook 項目を同期する) の同期方法
自動 (すべての Outlook 項目を同期する) 同期方法を選択すると、Outlook のすべてのレコードが同期プロセスによって処理され、[Salesforce と同期しない] 分類のみが追加されます。
Outlook フォルダで選択されたすべてのレコードは、[Salesforce と同期しない] に分類されない限り、Salesforce と同期されます (同期設定を双方向同期に設定すると仮定します)。
Outlook でのレコードの分類方法
単純にレコードを右クリックし、ポップアップメニューから分類を選択します。[Salesforce と同期しない] または [Salesforce と同期する] 分類を選択します。あるいは、レコードを選択し、Outlook メニューの [分類]
ボタンをクリックして、分類を選択します。同期方法 (自動と手動) に依らずに、特定のレコードが同期されることを防ぐ他の方法は、それらを非公開としてマークすることです。SFO ウィザードに非公開レコードを含めるように選択しないでください。この方法を使用すると、個人のレコードを非公開にし、Outlook の連絡先または予定表にアクセスできる会社の他のユーザからのみ表示されるように設定することができます。
Outlook でレコードを非公開としてマークする方法
レコードを開き、Outlook の [非公開] アイコン
をクリックします。注:
自動 (すべての Outlook 項目を同期する)、 または、手動 (選択した Outlook 項目のみを同期する) のいずれの同期方法を選択したかを問わず、同期はバックグラウンドで実行されます。それは、システムトレイの SFO の赤色のアイコンが回転を始めることを意味します。SFO の同期間隔はシステムの活動状況に依存します。
- 行動および ToDo は 10 分おきに自動的に同期されます。
- 取引先責任者は 1 時間おきに自動的に同期されます。
しかしながら、30 分間、キーボードの入力かマウスの動作がないことを Salesforce for Outlook が検知した場合、行動および ToDo の同期頻度は 30 分間隔に変更されます。
それらの動作が 2 時間ない場合は、すべての更新頻度は 1 時間に変更されます。4 時間ない場合は、頻度は 4 時間に変更されます。
ナレッジ記事番号
000385906
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