Erweiterte Ordnerfreigabe in Berichten und Dashboards: Überlegungen und Anforderungen

Erweiterte Freigabe von Analyseordnern

Die erweiterte Ordnerfreigabe erteilt genau abgestimmten Zugriff auf Berichts- und Dashboard-Ordner und bietet folgende Vorteile.

Die Freigabekonzepte werden mit der Benutzer-, Rollen- oder Gruppenfreigabe konsistenter
Ermöglicht die Freigabe für einzelne Benutzer
Genau abgestimmte Zugriffsebene für die einzelnen Ordnerfreigaben (Anzeigen, Bearbeiten, Verwalten)
Symmetrischer Satz mit Profilberechtigungen für Berichte und Dashboards.

Die erweiterte Ordnerfreigabe bietet 3 Zugriffsebenen für Berichts- und Dashboard-Ordner:

Betrachter

Anzeigen eines Ordners in einer Ordnerstruktur
Anzeigen des gesamten Inhalts ("Berichte ausführen", "Dashboard aktualisieren")

Editor

Alles aus dem Betrachter-Zugriff plus…
Bearbeiten des gesamten Inhalts eines Ordners
Hinzufügen von Inhalt zum Ordner
Löschen von Inhalt aus dem Ordner

Manager

Alles aus dem Editor-Zugriff plus…
Bearbeiten des Ordnernamens
Bearbeiten/Löschen/Entfernen von Freigaben

5 symmetrische Profilberechtigungen für Berichte und Dashboards

"Berichte in öffentlichen Ordnern verwalten", "Dashboards in öffentlichen Ordnern verwalten"
"Berichte in öffentlichen Ordnern anzeigen", "Dashboards in öffentlichen Ordnern anzeigen"
"Berichtsordner erstellen", "Dashboard-Ordner erstellen"
"Meine Berichte bearbeiten", "Meine Dashboards bearbeiten"
"Berichte erstellen und anpassen", "Dashboards erstellen und anpassen"

Weitere Details zu diesen einzelnen Profilberechtigungen finden Sie im Artikel zur Freigabe von Analyseordnern.

Alte den Profilberechtigungen für die erweiterte Freigabe zugeordnete Profilberechtigungen

Wenn die erweiterte Ordnerfreigabe wirksam ist, erhalten alle Benutzer in der Organisation standardmäßig Betrachter-Zugriff auf für sie freigegebene Berichts- und Dashboard-Ordner. Außerdem werden den Profilberechtigungen für die erweiterte Ordnerfreigabe "alte" Profilberechtigungen so gut wie möglich zugeordnet, ohne den Benutzern zusätzliche Möglichkeiten zu bieten, die sie vorher auch nicht hatten.

Wenn Sie bei der "alten" Freigabe über diese Berechtigung verfügten	Erhalten Sie diese Berechtigung bei der erweiterten Ordnerfreigabe
Öffentliche Berichte verwalten UND Alle Daten anzeigen	Berichte in öffentlichen Ordnern verwalten
Alle Daten anzeigen	Berichte in öffentlichen Ordnern anzeigen UND Dashboards in öffentlichen Ordnern anzeigen
Öffentliche Berichte verwalten	Berichtsordner erstellen UND Meine Berichte bearbeiten
Berichte erstellen und anpassen	Berichte erstellen und anpassen
Dashboards verwalten UND Alle Daten anzeigen	Dashboards in öffentlichen Ordnern verwalten UND Dashboard-Ordner erstellen
Dashboards verwalten	Meine Dashboards bearbeiten UND Dashboards erstellen und anpassen

Wichtige Informationen: Die erweiterte Ordnerfreigabe wirkt sich nicht auf die Optionen "Meine persönlichen benutzerdefinierten Berichte" und "Meine persönlichen Dashboards" aus. Diese bleiben für den Benutzer privat. Bei den Berichten unter "Nicht abgelegte öffentliche Berichte" haben Benutzer folgende Möglichkeiten:

Sie können neue Berichte erstellen und von ihnen erstellte Berichte bearbeiten.
Sie können alle von Ihnen erstellten Berichte bearbeiten.
Sie können die Berichte anderer Personen bearbeiten, wenn sie über Editor- oder Manager-Zugriff auf den Ordner verfügen.

Vor dem Aktivieren der Freigabe von Analyseordnern

Bereinigen Sie inaktive Berichte und Dashboards, die seit langer Zeit (mehr als 18 Monate oder 2 Jahre) nicht ausgeführt wurden. Sie können eine Liste aller inaktiven Berichte abrufen, indem Sie im Ordner "Verwaltungsberichte" einen Bericht vom Typ "Berichte" erstellen.
Löschen Sie leere Berichts- und Dashboard-Ordner.

Nach dem Aktivieren der Freigabe von Analyseordnern

Nehmen Sie bei Bedarf alle erforderlichen Änderungen an den Profilberechtigungen vor, wenn die Standardzuordnung nicht den Anforderungen Ihrer Organisation entspricht.
Nehmen Sie alle erforderlichen Änderungen an den Zugriffsebenen für Ordner vor, wenn der standardmäßige Betrachter-Zugriff nicht den Anforderungen Ihrer Organisation entspricht. Dies kann manuell oder über einen MD-AP-Code vorgenommen werden.
Erteilen Sie die Berechtigung "Berichte in öffentlichen Ordnern anzeigen", "Berichtsordner erstellen", "Berichte in öffentlichen Ordnern verwalten", "Dashboards in öffentlichen Ordnern anzeigen", "Dashboard-Ordner erstellen" und "Dashboards in öffentlichen Ordnern verwalten" nur einigen ausgewählten Benutzern.
Erteilen Sie die Profilberechtigung "Meine Berichte bearbeiten" Profilen, die über die Berechtigung "Berichte erstellen und anpassen" verfügen. Dadurch können Benutzer Berichte bearbeiten, speichern, löschen und verschieben, die sie in Ordnern erstellt haben, für die sie nur über Betrachter-Zugriff verfügen.
Erteilen Sie bei Bedarf Editor-/Manager-Zugriff auf Ordner, wenn der standardmäßige Betrachter-Zugriff auf Ordner nicht den Anforderungen Ihrer Benutzer entspricht.
Platzieren Sie Berichte, die in freigegebenen/duplizierten Dashboards verwendet werden, in einem Ordner, für den der aktuelle Benutzer des Dashboards über die Betrachter-Berechtigung verfügt. Dadurch wird verhindert, dass beim Aktualisieren von Dashboard-Komponenten ein Fehler mit folgender Meldung auftritt: "Fehler: Der Quellbericht ist nicht verfügbar.Er wurde gelöscht oder befindet sich nicht in einem Ordner, auf den der aktuelle Benutzer des Dashboards zugreifen kann.". Dadurch wird auch verhindert, dass Benutzer Quellberichte anzeigen und sie versehentlich speichern oder löschen.

Hinweis: Bisher wurden alle in öffentlichen Ordnern gespeicherten Berichte in den Ordner "Nicht abgelegte öffentliche Berichte" verschoben, wenn die Organisationsberechtigung "Freigabemodell" deaktiviert war. Das bedeutete, dass die DEAKTIVIERUNG dieser Berechtigung eine aus einem Schritt bestehende Umstellung darstellte, die allen Benutzern die Möglichkeit bot, jeden einzelnen Bericht in ihrer Organisation (außer den Berichten im Ordner "Meine persönlichen Berichte" anderer Benutzer) anzuzeigen.

Seit der Version Winter '15 werden Berichte bei der Deaktivierung dieser Berechtigung nicht mehr in den Ordner "Nicht abgelegte öffentliche Berichte" verschoben. Ein Administrator kann Berichte jedoch in öffentlichen Ordnern für alle oder bestimmte Benutzer sichtbar machen, indem er Benutzerprofilen oder Berechtigungssätzen die Berechtigung "Berichte in öffentlichen Ordnern anzeigen" erteilt (die erweiterte Freigabe von Analyseordnern muss aktiviert sein, damit diese Profilberechtigung verfügbar ist).

In der Essentials Edition wird das Erstellen neuer Ordner nicht unterstützt. Die Option "Neuer Ordner" wird jedoch weiterhin angezeigt.