Colaboración de carpetas mejorada de informes y paneles: consideraciones y requisitos

Colaboración de carpetas mejorada para análisis

• Facilita la coherencia de los conceptos de colaboración en cuanto al uso compartido entre usuario, función o grupo.
• Permite un uso compartido con usuarios individuales.
• Ofrece un nivel de acceso detallado para el uso compartido de cada carpeta (Ver, Modificar, Gestionar)
• Permite un conjunto simétrico de permisos de perfil para informes y paneles.

Visor

• Ver una carpeta en el árbol de carpetas
• Ver todo el contenido (ejecutar informe, actualizar panel)

Editor

• Todo lo que puede hacer el Visor y, además…
• Modificar todo el contenido de una carpeta
• Agregar contenido a una carpeta
• Eliminar contenido de una carpeta

Gestor

• Todo lo que puede hacer el Editor y, además…
• Modificar el nombre de carpeta
• Modificar/eliminar/quitar colaboración

Cinco permisos de perfil simétricos para informes y paneles

• Gestionar informes en carpetas públicas, Gestionar paneles en carpetas públicas
• Ver informes en carpetas públicas, Ver paneles en carpetas públicas
• Crear carpetas de informes, Crear carpetas de paneles
• Modificar mis informes, Modificar mis paneles
• Crear y personalizar informes, Crear y personalizar paneles

Permisos de perfiles antiguos asignados a los permisos de perfil de colaboración mejorada

• Crear nuevos informes y modificar los informes que han creado.
• Modificar los informes que haya creado usted.
• Modificar los informes de otras personas, si tienen acceso de Editor y Gestor a la carpeta.

Antes de activar la colaboración de carpetas para análisis

• Realice una purga de los informes y paneles inactivos que no se hayan ejecutado en mucho tiempo (más de 18 meses o 2 años). Puede conseguir una lista de todos los informes inactivos creando un informe del tipo "Informes" en Carpeta Informes administrativos.
• Elimine las carpetas de informes y paneles que estén vacías.

Después de activar la colaboración de carpetas para análisis

• Realice los cambios necesarios en los permisos de perfiles, en caso de que la asignación predeterminada no cubra las necesidades de su organización.
• Realice los cambios necesarios en los permisos de acceso a carpetas si el acceso de Visor predeterminado no cubra las necesidades de su organización. Esto puede hacerse manualmente o mediante código API de MD.
• Otorgue los permisos Ver informes en carpetas públicas, Crear carpetas de informes, Gestionar informes en carpetas públicas, Ver paneles en carpetas públicas, Crear carpetas de paneles y Gestionar paneles en carpetas públicas a unos pocos usuarios únicamente.
• Otorgue el permiso Modificar mis informes a aquellos perfiles que tengan el permiso Crear y personalizar informes. Hacerlo da a los usuarios la capacidad de modificar, guardar, eliminar y sacar los informes que hayan creado en carpeta para las que solo tengan acceso de visualización.
• Otorgue el acceso de Editor/Gestor a carpetas según sea necesario si el acceso de Visor predeterminado no cubre las necesidades de sus usuarios.
• Ubique los informes que use en paneles compartidos o duplicados en una carpeta para la que el usuario que ejecuta el panel tenga permiso de visor. Hacerlo evitará que los componentes del panel no puedan actualizarse y muestren el mensaje "Error: El informe de origen no está disponible; se ha eliminado o no está en una carpeta accesible para el usuario que ejecuta el panel". Además, evitará que los usuarios lleguen al informe de origen y lo guarden o eliminen accidentalmente.

Nota: Antes, cuando el permiso de organización "Modelo de colaboración" estaba activado, todos los informes guardados en cualquier carpeta pública se pasaban a la carpeta "Informes públicos no archivados". Esto significa que desactivar este permiso era una opción configurable en un paso que daba a todos los usuarios la posibilidad de ver cada informe único de su organización (excepto los informes de las carpetas personales de otros usuarios). 

A partir de la versión Winter '15, desactivar este permiso no provocará que los informes se trasladen a la carpeta "Informes públicos no archivados". Sin embargo, un administrador puede crear informes en carpetas públicas que sean visibles a todos los usuarios o a un subconjunto de ellos dando el permiso "Ver informes en carpetas públicas" a cualquier conjunto de perfiles de usuario o conjuntos de permisos (Colaboración de carpetas mejorada para análisis debe estar activada para que este permiso de perfil esté disponible).

Essentials Edition no admite la creación de nuevas carpetas. Sin embargo, la opción "Nueva carpeta" seguirá apareciendo.