Partage de dossier optimisé pour les rapports et les tableaux de bord : Considérations et exigences

Partage de dossier d’analyse optimisé

• Concepts de partage plus cohérents avec partage d'utilisateur, de rôle ou de groupe
• Partage avec des utilisateurs individuels
• Niveaux d'accès précis pour chaque partage de dossier(Afficher, Modifier, Gérer)
• Ensemble d’autorisations de profil symétriques pour les rapports et tableaux de bord.

Visualiseur

• Afficher un dossier dans l’arborescence de dossiers
• Afficher tout le contenu (Exécuter le rapport, Actualiser le tableau de bord)

Éditeur

• Tout depuis l’accès Visualiseur plus...
• Modifier tout le contenu d’un dossier
• Ajouter du contenu au dossier
• Supprimer le contenu d'un dossier

Responsable

• Tout depuis l’accès Éditeur plus...
• Modifier le nom du dossier
• Modifier/supprimer/retirer des partages

5 autorisations de profil symétriques pour les rapports et les tableaux de bord

• Gérer les rapports dans des dossiers publics, Gérer les tableaux de bord dans des dossiers publics
• Afficher les rapports dans des dossiers publics, Afficher les tableaux de bord dans des dossiers publics
• Créer des dossiers de rapports, Créer des dossiers de tableaux de bord
• Modifier mes rapports, Modifier mes tableaux de bord
• Créer et personnaliser des rapports, Créer et personnaliser des tableaux de bord

Anciennes autorisations de profil mappées avec des autorisations de profil de partage optimisé

• Créer des rapports et les modifier.
• Modifier des rapports que vous avez créés.
• Modifier les rapports d’autres personnes s’ils ont un accès Éditeur ou Responsable au dossier.

Avant d’activer le partage de dossier d’analyse

• Purgez les tableaux de bord et les rapports inactifs qui n’ont pas été exécutés pendant longtemps (plus de 18 mois ou 2 ans). Vous pouvez obtenir une liste de tous les rapports inactifs en créant un rapport du type « Rapports » sous le dossier Rapports administratifs.
• Supprimez les dossiers de rapports et de tableaux de bord vides.

Avant d’activer le partage de dossier d’analyse

• Apportez les changements nécessaires aux autorisations de profil, si le mappage par défaut ne répond pas aux besoins de votre organisation.
• Apportez les changements nécessaires aux dossiers et niveaux d’accès si l’accès Visualiseur par défaut ne répond pas aux besoins de votre organisation. Vous pouvez effectuer cette opération manuellement ou en utilisant un code API MD.
• Octroyez des autorisations Afficher des rapports dans des dossiers publics, Créer des dossiers de rapports, Gérer des rapports dans des dossiers publics, Afficher des tableaux de bord dans des dossiers publics, Créer des dossiers de tableaux de bord et Gérer des tableaux de bord dans des dossiers publics uniquement à quelques utilisateurs sélectionnés.
• Octroyez l’autorisation de profil Modifier mes rapports à des profils ayant l’autorisation Créer et personnaliser des rapports. Cela permettra aux utilisateurs de modifier, enregistrer, supprimer et déplacer des rapports qu’ils ont créés dans des dossiers pour lesquels ils n’ont qu'un accès « visualiseur ».
• Octroyez un accès Éditeur/Responsable aux dossiers si l’accès Visualiseur par défaut ne répond pas aux besoins de vos utilisateurs.
• Placez les rapports utilisés dans des tableaux de bord partagés/clonés dans un dossier où l’utilisateur actuel d'un tableau de bord a une autorisation de visualiseur. Ainsi, les composants du tableau de bord peuvent être actualisés sans que s’affiche le message « Erreur : Le rapport source n'est pas disponible. Il a été supprimé ou il ne figure pas dans un dossier accessible par l'utilisateur en cours du tableau de bord. » Cela empêche aussi les utilisateurs d’accéder au rapport source et d’enregistrer ou de supprimer, par inadvertance.

Remarque : Auparavant, lorsque l’autorisation de l’organisation « Modèle de partage » était désactivée, tous les rapports enregistrés dans un dossier public étaient déplacés vers le dossier « Rapports publics non classés ». Cela signifiait que la DÉSACTIVATION de cette autorisation permettait, en une étape, à tous les utilisateurs, d’afficher tous les rapports dans leur organisation (sauf les rapports dans le dossier « Mes rapports personnels » d’autres utilisateurs). 

À compter de la version Winter '15, la désactivation de cette autorisation ne permettra plus de déplacer les rapports dans le dossier « Rapports publics non classés ». Cependant, un administrateur peut rendre les rapports dans des dossiers publics visibles à tous les utilisateurs ou à un sous-ensemble d’utilisateurs en octroyant l’autorisation « Afficher des rapports dans des dossiers publics » à un sous-ensemble de profils utilisateurs ou d’ensembles d’autorisations (le partage de dossier d’analyse optimisé doit être activé pour que cette autorisation de profil soit disponible).

L’édition Essentials Edition ne prend pas en charge la création de nouveaux dossiers. Mais l’option « Nouveau dossier » continue à s’afficher.