レポートとダッシュボードの拡張フォルダ共有: 考慮事項と要件

Lightning Experience に関する注意: Lightning でレポートフォルダまたはダッシュボードフォルダを作成するには、レポートおよびダッシュボードの拡張フォルダ共有がシステム管理者によって Salesforce Classic で有効化されている必要があります。

レポートおよびダッシュボードの拡張フォルダ共有がまだ有効化されていない状態でこの機能の有効化を検討している場合は、組織での変更を計画する際にこの記事を参考にしてください。

この機能を有効化する方法いついての詳細は、記事「レポートとダッシュボードの拡張フォルダ共有の有効化」を参照してください。

Analytics 拡張フォルダ共有

拡張フォルダ共有を使用すると、レポートフォルダとダッシュボードフォルダへのきめ細かなアクセスが可能になり、次のようなメリットが得られます。

ユーザ、ロール、またはグループ共有の間で共有という概念の一貫性が向上する
個人ユーザとの共有が可能になる
フォルダ共有ごとにきめ細かなアクセスレベルを設定できる (参照、編集、管理)
レポートとダッシュボードの両方に対称的なプロファイル権限セットを設定できる

拡張フォルダ共有では、レポートフォルダとダッシュボードフォルダに次の 3 つのアクセスレベルを設定できます。

閲覧者

フォルダツリー内のフォルダの参照
すべてのコンテンツの参照 (レポート実行、ダッシュボードを更新)

エディタ

閲覧者のすべてのアクセス権に加えて、以下のアクセス権があります。
- フォルダのすべてのコンテンツの編集
- フォルダへのコメントの追加
- フォルダからのコメントの削除

マネージャ

エディタのすべてのアクセス権に加えて、以下のアクセス権があります。
- フォルダ名の編集
- 共有の編集/削除

レポートとダッシュボードに対する 5 つの対称的プロファイル権限

公開フォルダのレポートを管理、公開フォルダのダッシュボードを管理
公開フォルダのレポートを参照、公開フォルダのダッシュボードを参照
レポートフォルダを作成、ダッシュボードフォルダを作成
私のレポートを編集、私のダッシュボードを編集
レポートの作成とカスタマイズ、ダッシュボードの作成とカスタマイズ

プロファイル権限ごとの詳細は、レポートおよびダッシュボードフォルダのアクセス権の比較を参照してください。

以前のプロファイル権限と拡張共有プロファイル権限との対応付け

拡張フォルダ共有が有効になると、組織内のすべてのユーザがデフォルトで、自分と共有されているレポートフォルダとダッシュボードフォルダに対する閲覧者アクセス権限を取得します。また、拡張共有プロファイル権限にはユーザに追加の機能が付与されないようにしながら、「以前の」プロファイル権限にできる限り近い権限が対応付けられます。

「以前の」共有権限	拡張フォルダ共有の新しい権限
「公開レポートの管理」と「すべてのデータの参照」	「公開フォルダのレポートを管理」
「すべてのデータの参照」	「公開フォルダのレポートを参照」と「公開フォルダのダッシュボードを参照」
「公開レポートの管理」	「レポートフォルダを作成」と「私のレポートを編集」
「レポートの作成とカスタマイズ」	レポートの作成とカスタマイズ
「ダッシュボードの管理」と「すべてのデータの参照」	「公開フォルダのダッシュボードを管理」と「ダッシュボードフォルダを作成」
「ダッシュボードの管理」	「私のダッシュボードを編集」と「ダッシュボードの作成とカスタマイズ」

備考: 「私の非公開カスタムレポート」と「私の非公開ダッシュボード」には拡張フォルダ共有による影響はありません。共有されることはなく、非公開のままです。未整理公開レポートのレポートについて、ユーザが実行できる操作は次のとおりです。

新規レポートの作成、作成したレポートの編集
作成したレポートの編集
フォルダに対するエディタアクセス権またはマネージャアクセス権を持つ他のユーザのレポートの編集

Analytics フォルダ共有を有効化する前に

長期間 (18 か月または 2 年以上) 実行されていないレポートとダッシュボードを消去する。管理レポートフォルダ下で「レポート」というタイプのレポートを作成することで、実行されていないレポートのリストを取得できます。
空のレポートフォルダとダッシュボードフォルダを削除する。

Analytics フォルダ共有を有効化した後

デフォルトの対応付けが組織のニーズに合わない場合は、必要に応じてプロファイル権限を変更する。
デフォルトの閲覧者アクセス権が組織のニーズに合わない場合は、必要に応じてフォルダのアクセスレベルを変更する。この変更は、手動でも MD API コードを介しても行うことができます。
「公開フォルダのダッシュボードを参照」、「レポートフォルダを作成」、「公開フォルダのレポートを管理」、「公開フォルダのレポートを参照」、「ダッシュボードフォルダを作成」、「公開フォルダのダッシュボードを管理」権限は、特定の限られたユーザにのみ付与する。
「私のレポートを編集」プロファイル権限は「レポートの作成とカスタマイズ」権限を持つプロファイルに付与する。これにより、ユーザは自分には「閲覧者」アクセス権しかないフォルダに作成したレポートを編集、保存、削除、移動することができるようになります。
フォルダに対するデフォルトの閲覧者アクセス権がユーザのニーズに合わない場合は、必要に応じてフォルダにエディタ/マネージャアクセス権を付与する。
共有/コピーされたダッシュボードで使用されるレポートは、ダッシュボード実行ユーザに閲覧者権限があるフォルダに入れる。これにより、「エラー: ソースレポートは使用できません - レポートが削除されたか、ダッシュボード実行ユーザがアクセスできるフォルダにありません。」というメッセージでダッシュボードコンポーネントが失敗するのを回避できます。また、ユーザがソースレポートを探している間に誤ってレポートを保存したり、削除したりするのを防ぐこともできます。

注意: これまで、「共有モデル」組織権限が無効な状態では、公開フォルダに保存されたレポートはすべて「未整理公開レポート」フォルダに移動されていました。つまり、この権限をオフにすると、組織内の (他のユーザの「私の非公開レポート」フォルダにあるレポートを除く) すべてのレポートに対する参照権限がすべてのユーザに付与されてしまうことになっていました。

Winter '15 より、この権限を無効にしてもレポートが「未整理公開レポート」フォルダから移動されることはありません。ただし、システム管理者は、「公開フォルダのレポートを参照」権限を特定のユーザプロファイルまたは権限セット (このプロファイル権限を使用するためには、Analytics 拡張フォルダ共有が有効になっている必要があります) に付与することで、公開フォルダ内のレポートをすべてのユーザまたは特定のユーザが参照できるようにすることができます。