Risolvi i problemi di consegna delle email di Salesforce

Procedura di risoluzione dei problemi: reparto IT interno e amministratori di sistema

Fase 1 (iniziare sempre da qui): Scaricare i registri di email per risolvere il problema della mancata consegna delle email:
 

1. Scaricare il file registro con i passaggi riportati in Richiesta di un registro di email.
2. Nel file registro, esaminare la colonna 'Fase di consegna' per individuare gli errori verificatisi durante il tentativo di consegna delle email all'MTA (Mail Transfer Agent) degli utenti.

• Le consegne riuscite sono contrassegnate da una 'D' nella colonna 'Evento email'.
• Gli errori sono contrassegnati da una 'P' (problema permanente: l'email viene rimbalzata immediatamente al mittente) o da una 'T' (problema temporaneo nella colonna 'Evento email').

• La consegna delle email al destinatario viene tentata per un massimo di 24 ore, quindi le email vengono rimbalzate al mittente.
• Per un'unica email possono essere visualizzate più voci con una "D" nella colonna Evento email. Alcune email, infatti, attraversano più MTA Salesforce prima di essere consegnate al destinatario finale.  
• Le email con un destinatario in Cc presentano una voce specifica nei registri.
• Errori comuni presenti nei registri email: "No MXs for this domain could be reached at this time" (Nessun MX raggiunto finora per questo dominio). Questo errore indica che l'MTA Salesforce non è in grado di risolvere correttamente il dominio dei destinatari o, più comunemente, il tentativo di consegna della posta all'MTA dei destinatari è bloccata dal lato della connessione relativa al destinatario.

Elenco consentiti

La maggior parte delle società effettua il monitoraggio della posta in arrivo e del traffico da Internet filtrando gli indirizzi di rete non affidabili.

Se le email di Salesforce non vengono ricevute da un unico utente, è meno probabile che si tratti di un problema dell'elenco degli IP consentiti. Se gli indirizzi IP sono bloccati o filtrati, il problema di ricezione delle email dall'applicazione Salesforce viene riscontrato da più utenti. 

Per l'elenco completo degli intervalli di indirizzi IP, consultare 'Quali sono gli indirizzi IP Salesforce da aggiungere all'elenco consentiti?'

 

Sender Policy Framework (SPF)

Salesforce consiglia di utilizzare DKIM e SPF anziché l'elenco consentiti. Si tratta infatti di meccanismi affidabili che eliminano la necessità dell'elenco consentiti e i problemi correlati:

SPF è un sistema semplice per la convalida dell'email progettato per rilevare i tentativi di email spoofing tramite un processo che verifica quali provider sono autorizzati a inviare email per conto dell'utente. Inoltre punta a ridurre lo spam e le frodi rendendo più difficile ai malintenzionati nascondere la propria identità. Per maggiori dettagli, consultare Sender Policy Framework e record Salesforce SPF.

 

DKIM

Quando si crea una chiave DKIM, Salesforce aggiunge il record TXT contenente la chiave pubblica al record DNS. Inoltre, eseguiamo una rotazione automatica delle chiavi per ridurre il rischio che le chiavi vengano compromesse da terzi. Per maggiori dettagli, consultare Creazione di una chiave DKIM.
 

Configurazione di un client email (es. Outlook, Gmail)

Talvolta il client email dell'utente invia l'email nella cartella 'Posta indesiderata' o 'Spam'. Gli utenti stessi, da soli o con l'aiuto del team IT, possono aggiungere queste email all'elenco consentiti per assicurarsi di riceverle nella propria cartella 'Posta in arrivo'.
 

Procedura di risoluzione dei problemi: Applicazione Salesforce

1. Verificare che l'indirizzo email sia corretto

Iniziare sempre dall'indirizzo email e assicurarsi che l'ortografia di questo sia corretta. Controllare inoltre che non ci siano virgole al posto dei punti né spazi all'inizio dell'indirizzo. 
 

2. Testare la capacità di consegna

Prima di iniziare ad apportare modifiche all'organizzazione Salesforce o alla rete aziendale, testare la consegna dei messaggi email inviati tramite Salesforce per vedere quante email vengono recapitate nella casella Posta in arrivo.

Questo test dovrebbe consentire di riscontrare l'eventuale presenza di blocchi mediante l'invio di diverse email, a seconda dell'istanza, da indirizzi IP Salesforce..

3. Configurare le impostazioni di consegna delle email

L' amministratore di sistema Salesforce può configurare le impostazioni di consegna per le email inviate da Salesforce per migliorare la capacità di consegna delle email inviate dall'organizzazione.

Durante questo processo, l'amministratore può selezionare una delle seguenti opzioni:

• Nessun accesso: impedisce la consegna di tutta la posta in uscita da e verso gli utenti.
• Solo email di sistema: consente solo le email generate automaticamente, ad esempio quelle per un nuovo utente e per la reimpostazione della password.
• Tutte le email: consente tutti i tipi di posta in uscita. Impostazione predefinita per tutte le nuove organizzazioni non Sandbox.

Esempio: Se l'amministratore ha configurato queste impostazioni nell'organizzazione con "Nessun accesso" , le email provenienti dall'organizzazione verranno limitate. Per risolvere questo problema, un amministratore Salesforce deve modificare le selezioni in 'Invio e ricezione' in Solo email di sistema o in Tutte le email.

Per un tour dimostrativo completo, è inoltre possibile guardare il video dell'Assistenza Salesforce su YouTube Configuring the Email Deliverability of Your Org (Configurazione della consegna delle email per l'organizzazione).

4. Configurare il relay di email

Se il relay di email è abilitato  ed è stata eseguita la procedura per configurare il relay di email, il server email di Salesforce consegna tutte le email in uscita al server email, che quindi le consegna ai destinatari finali. Dato che la consegna finale viene effettuata dal server, non esiste il problema della legittimità delle comunicazioni.

Dopo che l'MTA Salesforce si è connesso e ha eseguito l'autenticazione con l'MTA (server di posta) dell'organizzazione, la comunicazione è protetta. Questo metodo offre inoltre il vantaggio della possibilità di filtrare in base al contenuto, aggiungere piè di pagina e conservare una copia di tutte le email in uscita.

Questa opzione richiede il coordinamento con il team IT, dato che quest'ultimo dovrà apportare modifiche al server di posta. In genere è inoltre necessario un server dedicato.