Meilleures pratiques pour la gestion des territoires

Meilleures pratiques pour la hiérarchie des territoires

Clarification sur le fonctionnement des règles d'attribution dans la hiérarchie

Il est important de comprendre que les règles d'attribution de compte sont évaluées individuellement pour chaque territoire et ne sont pas héritées par les territoires parents.

• Un compte est attribué à un territoire enfant (« Californie », par exemple) uniquement si une règle pour ce territoire spécifique correspond au compte.

• Ce compte n'est pas automatiquement attribué au territoire parent (« Côte ouest », par exemple) uniquement en raison de la hiérarchie. Si vous souhaitez que le compte soit officiellement attribué au territoire « Côte Ouest », vous devez créer une règle d'attribution distincte pour le territoire «  Côte Ouest ».

L'objectif principal de la hiérarchie des territoires n'est pas l'héritage des règles, mais :

1. Rapports et prévisions : Agréger les données des territoires enfants aux territoires parents.

2. Accès/Visibilité des enregistrements : Accorder aux utilisateurs attribués à un territoire parent une visibilité automatique sur les enregistrements (tels que Comptes et Opportunités) appartenant aux utilisateurs de ses territoires enfants.

Utilisation de la gestion des territoires pour simplifier la branche Ventes de votre hiérarchie des rôles

Lors de la modélisation de votre hiérarchie de territoires, notez que l'accès accordé par la gestion des territoires est automatiquement transmis aux niveaux supérieurs de votre hiérarchie des rôles. Essayer de dupliquer votre structure de territoire dans la branche Ventes de votre hiérarchie des rôles est inutile et redondant.  

Utilisez plutôt votre hiérarchie des rôles pour configurer les relations de gestion, les cumuls de rapports, les approbations et d'autres workflows structurés hiérarchiquement. Simplifiez la branche Ventes de votre hiérarchie des rôles pour inclure uniquement ces rôles. Utilisez ensuite la Gestion des territoires pour étendre l'accès aux Comptes et aux Opportunités en fonction des attributions de territoire des utilisateurs.

Ajouter des territoires qui ont des responsables des prévisions

S'applique à la gestion des territoires d'origine et aux prévisions personnalisables. Pour plus d'informations sur les prévisions de territoire dans Gestion des territoires d'entreprise et Prévisions collaboratives, consultez Trailhead.

Lors de la génération de prévisions dans Salesforce, ajoutez des territoires à une hiérarchie de territoires uniquement si les responsables des prévisions exigent des cumuls d’accès. Si vous établissez des prévisions dans Salesforce pour un territoire sans responsable des prévisions, le territoire et tous ses territoires subordonnés ne sont pas inclus dans vos prévisions. Si vos nœuds parents n'exigent pas de responsables des prévisions, vous devez quand même ajouter des responsables des prévisions d'espace réservé pour vous assurer que vos prévisions sont regroupées dans leurs nœuds parents.

Ajouter des règles d'attribution de compte héritées

Lorsque vous ajoutez des territoires parents à la hiérarchie des territoires, il est également recommandé d'ajouter des règles d'attribution de compte héritées à ces territoires. Si vous suivez cette pratique, vous pouvez éviter au moteur de règles d'évaluer des branches entières de votre hiérarchie de territoires et améliorer vos performances générales de partage. Consultez « Gestion des règles d'attribution de compte » dans l'Aide de Salesforce.

Déplacer de bas en haut

Lorsque vous modifiez votre hiérarchie de territoires, déplacez chaque nœud du territoire de bas en haut afin d'éviter de recalculer l'accès pour les mêmes territoires.

Activer le verrouillage granulaire

Certaines opérations liées à la hiérarchie des territoires nécessitent des verrous d'administration exclusifs, qui peuvent empêcher temporairement les administrateurs de votre organisation d'effectuer des activités administratives ou affecter certaines opérations d'appartenance à un groupe d'utilisateurs finaux, telles que la gestion des utilisateurs du portail et les changements de propriété de compte du portail.

Dans certains cas, vous pouvez améliorer les performances de certaines opérations de verrouillage en activant le verrouillage granulaire. Le verrouillage granulaire analyse l'opération et tente de verrouiller uniquement les parties modifiées du tableau, ce qui peut réduire le nombre de verrous affectant d'autres utilisateurs. Les opérations qui effectuent un verrouillage de tableau complet (Groupe) et qui, par conséquent, pourraient bénéficier d'un verrouillage granulaire comprennent :

• Ajout, suppression ou déplacement d'un utilisateur d'un territoire à un autre

• Déplacement d’un territoire

• Création ou suppression d'un territoire au sein de la hiérarchie, même si le territoire contient un utilisateur

• Ajout ou suppression d'un responsable des prévisions

Le verrouillage granulaire n'améliorera pas les performances des tâches suivantes, car ces tâches effectuent déjà un verrouillage au niveau de la ligne ou ne nécessitent pas de verrouillage :

• Modification des niveaux d'accès

• Attributions manuelles à un compte

• Ajout, suppression ou mise à jour de règles

• Prévisualisation des attributions de compte

• Attribution d'un objet à un territoire ou suppression d'un objet d'un territoire

Pour plus d'informations sur le verrouillage granulaire, consultez Designing Record-Level Access for Enterprise Scale (en anglais).

Intégrer à une source de vérité unique externe

Vous avez peut-être déjà un système de gestion des territoires que vous considérez comme votre Source de vérité unique (SSOT). Vous pouvez aussi avoir un ensemble complexe et important de territoires qui peuvent même couvrir plusieurs organisations. Si c’est le cas, vous pouvez intégrer votre SSOT externe à la gestion des territoires de Salesforce. Vous pouvez créer des champs personnalisés sur Territoire qui sont des ID externes dans votre SSOT pour faciliter cette intégration.

Si vous intégrez votre hiérarchie de territoires à une SSOT externe, vous pouvez cloner votre hiérarchie à partir de la SSOT et l'utiliser pour vous aider à gérer vos territoires. Ce type de personnalisation a généralement un faible impact sur les performances, et vos hiérarchies clonées restent synchronisées en permanence avec votre SSOT externe.
 

Meilleures pratiques pour l’attribution de territoires

Utiliser des champs numériques

Lorsque vous définissez la logique de filtrage de votre règle d'attribution, n'évaluez pas les critères numériques en tant que critères de texte. Si les données d'un champ sont numériques, assurez-vous que le champ est défini en tant que champ numérique. Les champs numériques définis en tant que champs de texte affectent les performances de l'évaluation. Consultez « Modification du type de données d'un champ personnalisé » dans l'Aide de Salesforce.

Au lieu de définir des critères sur des champs de chaîne, vous pouvez définir des critères sur des champs numériques. Les opérateurs sur les champs de chaîne sont insensibles à la casse et cela peut affecter les performances.

Concevoir pour des performances optimales

• Lorsque cela est possible, utilisez des critères hérités pour éviter de calculer des branches entières de la hiérarchie des territoires lorsque vous attribuez des comptes.

• Si les règles d'attribution de compte standard ne sont pas suffisamment flexibles pour répondre à vos exigences de partage, vous pouvez utiliser des règles d'attribution sur des champs de formule.

• ​Restreignez vos règles directes et héritées autant que possible pour obtenir des performances optimales.

Examiner d'autres approches pour les champs de critères

• Lorsque le nombre d'entrées de critères ne répond pas à vos besoins métiers, utilisez des champs de formule pour combiner plusieurs champs de données sur un compte. Par exemple, si vous avez besoin de plus de 10 critères (limites de champ), vous pouvez combiner, par exemple, les champs BillingCountry et BillingState dans un champ de formule unique.

• ​Lorsque les critères sont basés sur les enregistrements associés d'un compte, utilisez des champs récapitulatifs de cumul ou des déclencheurs pour déplacer les données vers l'objet de compte. Utilisez ensuite ces champs pour définir les critères de règle d'attribution de compte.

​
Ne pas utiliser de règles d'attribution pour nettoyer des données

Évitez d'utiliser des règles d'attribution de territoire pour nettoyer des données compromises, en particulier lorsque vous déterminez le compte auquel une piste doit être associée. Effectuez le nettoyage des données en dehors du moteur d'attribution de territoire pour garantir une structure de règles de territoire plus simple.

Note sur les règles d'attribution de territoire : Si le champ « Exclure des règles d'attribution de territoire » de la présentation du compte est coché, la règle d'attribution n'est pas déclenchée. 

Définir des comptes nommés correctement

La plupart des entreprises qui gèrent leurs organisations commerciales par territoire ont des comptes nommés, des comptes majeurs attribués aux représentants commerciaux les mieux à même de les gérer. Voici quelques-unes des principales stratégies pour définir des comptes nommés dans la structure standard des règles d'attribution de compte :

• Définition des comptes par nom dans les critères de règle. Les noms de compte peuvent être très longs. Par conséquent, nous recommandons généralement cette stratégie pour les petits clients qui ont peu de comptes nommés définis dans un territoire.

• Définition des critères basés sur les numéros de compte, qui sont plus concis que les noms de compte. Cette stratégie permet aux organisations d'inclure davantage de comptes nommés dans un territoire.

• Élaboration d’une solution personnalisée si aucune des solutions précédentes n'offre une évolutivité appropriée

Éviter d'utiliser des règles pour attribuer des pistes

Lorsque vous attribuez des pistes, utilisez les règles d'attribution de pistes standard ou un processus d'attribution personnalisé distinct. Ne consolidez pas les données dans une structure de règles partagées. Si vous devez utiliser une structure de règles partagées, si vous avez relativement peu d'attributions de pistes et ne devez pas réaligner vos pistes, votre règle d'attribution de pistes peut utiliser des règles d'attribution de compte standard.

Pour obtenir les attributions, écrivez un déclencheur qui :

1. Crée un compte fictif avec les données de la piste

2. Partage la piste vers les territoires attribués au compte fictif

3. Annule le compte fictif afin qu'il ne soit pas créé dans le système

Vous pouvez également utiliser cette architecture et des règles d'attribution de compte standard pour attribuer des objets autres que des pistes.

Utiliser le partage pour fournir un accès supplémentaire aux opportunités

Si vous devez superposer vos territoires sur vos opportunités, vous pouvez personnaliser la gestion des territoires, mais ce type de personnalisation peut devenir très complexe et difficile à gérer.

À la place, vous pouvez configurer des profils, des règles de partage ou des partages manuels pour accorder un accès supplémentaire.

Utiliser des API Force.com pour automatiser la maintenance des règles

Certains clients réalignent leurs territoires tous les mois, toutes les semaines ou même tous les jours, en envoyant des mises à jour fréquentes à une base de règles très volumineuse. Dans ce cas, les clients peuvent bénéficier de processus automatisés qui mettent à jour la structure des règles. La structure des règles standard de Salesforce est relationnelle et offre suffisamment de flexibilité pour notre grande base client. Bien que le maintien de cette structure de règles standard soit techniquement possible pour nos clients plus importants, la structure relationnelle rend la maintenance automatisée très complexe.

Vous pouvez utiliser l'API SOAP ou REST pour automatiser la maintenance de la structure des règles d'attribution de compte standard. Si possible, évitez de dénormaliser la structure de règles standard en structure de règles personnalisée.