Procedure ottimali per la gestione dei territori

Procedure ottimali per la gerarchia dei territori

Chiarificazione del funzionamento delle regole di assegnazione nella gerarchia

È importante tenere presente che le regole di assegnazione account vengono valutate singolarmente per ogni territorio e non vengono ereditate dai territori controllanti.

• Un account viene assegnato a un territorio controllato (ad esempio, "California") solo se una regola per quel territorio specifico corrisponde all'account.

• L'account non viene assegnato automaticamente al territorio controllante (ad esempio, "West Coast") solo per la gerarchia. Se è necessario che l'account sia formalmente assegnato anche al territorio "West Coast", è necessario creare una regola di assegnazione separata per il territorio "West Coast".

Lo scopo principale della gerarchia dei territori non è l'ereditarietà delle regole, ma:

1. Reportistica e previsioni: aggregazione dei dati dai territori controllati fino ai territori controllanti.

2. Accesso/visibilità record: concedere agli utenti assegnati a un territorio controllante la visibilità automatica sui record (ad esempio Account e Opportunità) di proprietà degli utenti nei territori controllati.

Utilizzo di Gestione territori per semplificare il ramo Vendite della gerarchia dei ruoli

Quando si modella la gerarchia dei territori, ricordare che l'accesso fornito da Gestione territori viene riportato automaticamente nella gerarchia dei ruoli. Tentare di duplicare la struttura del territorio nel ramo vendite della gerarchia dei ruoli è inutile e ridondante.  

Utilizzare, invece, la gerarchia dei ruoli per configurare le relazioni di gestione, i roll-up dei rapporti, le approvazioni e altri flussi di lavoro strutturati gerarchicamente. Semplificare il ramo Vendite della gerarchia dei ruoli in modo che contenga solo ruoli per questi scopi. Quindi, utilizzare Gestione territori per estendere l'accesso ad account e opportunità in base alle assegnazioni dei territori degli utenti.

Aggiunta di territori con responsabili previsioni

Si applica a Gestione territori originale e Previsioni personalizzabili. Per informazioni sulle previsioni per i territori in Gestione territorio di livello aziendale e Previsioni collaborative, vedere Trailhead.

Quando si eseguono previsioni in Salesforce, aggiungere i territori a una gerarchia dei territori solo se hanno responsabili previsioni dotati dei requisiti di roll-up per l'accesso. Se in Salesforce si esegue una previsione per un territorio privo di responsabile previsioni, il territorio e tutti i territori subordinati non vengono inclusi nelle previsioni. Se i nodi controllanti non richiedono responsabili previsioni, è comunque necessario aggiungere responsabili previsioni segnaposto per assicurarsi che le previsioni vengano riportate nei nodi controllanti.

Aggiunta di regole di assegnazione account ereditate

Quando si aggiungono territori controllanti alla gerarchia dei territori, è consigliabile aggiungere a tali territori anche regole di assegnazione account ereditate. Se si segue questa procedura, è possibile evitare che il motore di regole debba valutare interi rami della gerarchia dei territori e migliorare al contempo le prestazioni di condivisione complessive. Vedere "Gestione delle regole di assegnazione account" nella Guida di Salesforce.

Ri-controllare dal basso verso l'alto

Quando si modifica la gerarchia dei territori, ricontrollare ogni nodo del territorio dal basso verso l'alto per evitare di dover ricalcolare l'accesso per gli stessi territori.

Considerare l'abilitazione del blocco granulare

Alcune operazioni correlate alla gerarchia dei territori richiedono blocchi di amministrazione esclusivi, che potrebbero impedire temporaneamente agli amministratori dell'organizzazione di eseguire attività amministrative o potrebbero influire su alcune operazioni di appartenenza ai gruppi di utenti finali, ad esempio il provisioning degli utenti del portale e le modifiche alla proprietà degli account del portale.

In alcuni scenari è possibile migliorare le prestazioni di alcune operazioni di blocco abilitando il blocco granulare. Il blocco granulare analizza l'operazione e tenta di bloccare solo le parti modificate della tabella, il che può ridurre la quantità di blocchi che interessano altri utenti. Le operazioni che eseguono un blocco completo della tabella (gruppo) e quindi potrebbero trarre vantaggio dal blocco granulare includono:

• Aggiunta, eliminazione o spostamento di un utente da un territorio a un altro

• Ri-controllo di un territorio

• Creazione o eliminazione di un territorio all'interno della gerarchia, anche se nel territorio è presente un utente

• Aggiunta o rimozione di un responsabile previsioni

Il blocco granulare non migliorerà le prestazioni per le seguenti operazioni, poiché queste operazioni eseguono già il blocco a livello di riga o non richiedono un blocco:

• Modifica dei livelli di accesso

• Assegnazioni manuali a un account

• Aggiunta, eliminazione o aggiornamento di regole

• Anteprima delle assegnazioni degli account

• Assegnazione di un oggetto a un territorio o rimozione di un oggetto da un territorio

Per ulteriori informazioni sul blocco granulare, vedere Designing Record-Level Access for Enterprise Scale (Progettazione dell'accesso a livello di record per aziende di grandi dimensioni).

Integrazione con un'unica fonte di dati attendibile esterna

È possibile che si abbia già un sistema per la gestione dei territori che si considera come unica fonte di dati attendibile (SSOT, Single Source of Truth). Oppure, si potrebbe avere un insieme complesso e ampio di territori che potrebbe anche estendersi su più organizzazioni. In questi scenari, può essere utile integrare la propria SSOT esterna con la gestione dei territori Salesforce. È possibile creare campi personalizzati in Territorio che sono ID esterni nella propria SSOT per semplificare questa integrazione.

Se si integra la gerarchia dei territori con una SSOT esterna, è possibile clonare la gerarchia dalla SSOT e utilizzarla per gestire i territori. Questo tipo di personalizzazione in genere ha un basso impatto sulle prestazioni e le gerarchie clonate rimangono sempre sincronizzate con la SSOT esterna.
 

Procedure ottimali per l'assegnazione dei territori

Utilizzo dei campi numerici

Quando si definisce la logica dei filtri per la regola di assegnazione, non valutare i criteri numerici come criteri di testo. Se i dati in un campo sono numerici, assicurarsi che il campo sia definito come campo numerico; i campi numerici definiti come campi di testo ostacolano le prestazioni della valutazione. Vedere "Modifica del tipo di campo personalizzato" nella Guida di Salesforce.

Invece di definire criteri sui campi stringa, valutare la possibilità di definire criteri sui campi numerici. Gli operatori dei campi stringa non fanno distinzione tra maiuscole e minuscole, il che può influire sulle prestazioni.

Architetto per le massime prestazioni

• Ove possibile, utilizzare i criteri ereditati per evitare di dover calcolare interi rami della gerarchia dei territori quando si assegnano gli account.

• Se le regole di assegnazione account standard non sono abbastanza flessibili per soddisfare i propri requisiti di condivisione, valutare la possibilità di utilizzare le regole di assegnazione nei campi formula.

• ​Rendere le regole dirette ed ereditate il più restrittive possibile per ottenere prestazioni ottimali.

Considerare approcci alternativi per i campi dei criteri

• Quando il numero di voci dei criteri non soddisfa i propri requisiti aziendali, utilizzare i campi formula per combinare più campi dati in un account. Ad esempio, se sono necessari più campi rispetto ai limiti di 10 campi di criteri, è possibile combinare, ad esempio, i campi BillingCountry e BillingState in un unico campo formula.

• ​Quando i criteri sono basati sui record correlati di un account, utilizzare i campi di riepilogo di roll-up o i trigger per spostare i dati nell'oggetto account. Quindi utilizzare quei campi per determinare i criteri delle regole di assegnazione degli account.

​
Non utilizzare le regole di assegnazione per pulire i dati

Evitare di utilizzare le regole di assegnazione dei territori per pulire i dati sporchi, soprattutto quando si determina a quale account deve essere associato un lead. Eseguire la pulitura dei dati all'esterno del motore di assegnazione dei territori per garantire una struttura delle regole dei territori più snella.

Nota sulle regole di assegnazione dei territori: se nel layout account è selezionato il campo "Escludi da regole di assegnazione territorio", la regola di assegnazione non viene attivata. 

Definizione corretta degli account denominati

La maggior parte delle aziende che gestiscono le proprie organizzazioni di vendita per territorio hanno account denominati, account principali assegnati agli agenti di vendita che possono gestirli meglio. Alcune delle strategie principali per definire gli account denominati all'interno della struttura di regole di assegnazione account standard includono:

• Definizione degli account per nome nei criteri della regola. Poiché i nomi account possono essere molto lunghi, in genere si consiglia questa strategia per i clienti più piccoli che hanno pochi account denominati definiti all'interno di un territorio.

• Definizione di criteri basati sui numeri account, che sono più concisi dei nomi account. Questa strategia consente alle organizzazioni di includere più account denominati all'interno di un territorio.

• Sviluppo di una soluzione personalizzata se nessuna delle soluzioni precedenti offre una scalabilità appropriata

Evitare di utilizzare le regole per assegnare i lead

Quando si assegnano i lead, utilizzare le regole di assegnazione lead standard o un processo di assegnazione personalizzato separato: non accorpare i dati in una struttura di regole condivisa. Se si necessita di utilizzare una struttura di regole condivisa, si hanno relativamente poche assegnazioni di lead e non si necessita di riallineare i lead, valutare la possibilità che la propria regola di assegnazione dei lead utilizzi le regole di assegnazione account standard.

Per ottenere le assegnazioni, scrivere un trigger che:

1. Crea un account fittizio con i dati del lead

2. Condivide il lead nei territori assegnati all'account fittizio

3. Ritira l'account fittizio in modo che non venga creato nel sistema

È anche possibile utilizzare questa architettura e le regole di assegnazione account standard per assegnare oggetti diversi dai lead.

Utilizzo della condivisione per fornire l'accesso in sovrapposizione alle opportunità

Se è necessario sovrapporre i territori alle opportunità, è possibile personalizzare la gestione dei territori per consentirlo, ma questo tipo di personalizzazione può diventare molto complessa e difficile da gestire.

Considerare, piuttosto, di configurare profili, regole di condivisione o condivisioni manuali per fornire l'accesso sovrapposizione.

Utilizzo delle API Force.com per automatizzare la manutenzione delle regole

Alcuni clienti riallineano i propri territori mensilmente, settimanalmente o persino quotidianamente, inviando aggiornamenti frequenti a una base di regole estremamente ampia. In questi casi, i clienti possono usufruire di processi automatici che aggiornano la struttura delle regole. La struttura delle regole standard di Salesforce è relazionale e offre sufficiente flessibilità alla nostra ampia base di clienti. Sebbene il mantenimento di quella struttura di regole standard sia tecnicamente fattibile per i nostri clienti più grandi, la struttura relazionale rende la manutenzione automatica molto complessa.

Valutare la possibilità di utilizzare l'API SOAP o REST per automatizzare la manutenzione della struttura di regole di assegnazione account standard. Se possibile, evitare di denormalizzare la struttura di regole standard in una struttura di regole personalizzata.