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Aspekte bei der Nutzung des Tools "Notizen" und der Funktionen von "Files"

Veröffentlichungsdatum: Dec 20, 2021
Beschreibung

Das Tool Notizen ist eine Produktivitätsfunktion, die speziell für den Einsatz mit Lightning Experience entwickelt wurde.

Lösung


Benutzerschulung und Empfehlungen:

Wichtige Punkte, die Unternehmen, die diese die veraltete Funktion "Notizen und Anhänge" nutzen und auf "Notizen" und "Salesforce Files" umstellen, beachten sollten:
 
1. Fügen Sie die Themenliste "Notizen und Anhänge" zu Seitenlayouts hinzu , während die Themenliste "Notizen und Anhänge" in Layouts weiterhin beibehalten wird, damit Benutzer ältere Notizen, die Datensätzen hinzugefügt wurden, anzeigen und Bezug darauf nehmen können, bevor die verbesserten Notizen aktiviert werden.
  • Wenn Sie in Classic in der Themenliste "Notizen und Anhänge" auf "Neue Notiz" klicken, wird ein veralteter Notizdatensatz erstellt, auch wenn die verbesserten Notizen aktiviert sind.
Hinweis: Es wird empfohlen, Benutzer von Classic anzuweisen, nur Notizen über die Schaltfläche "Neue Notiz" in der Themenliste "Notizen" zu erstellen und nicht länger die alte Themenliste "Notizen und Anhänge" zu verwenden, um Notizen zu erstellen.
  • In Lightning ist die Schaltfläche "Neue Notiz" in der Themenliste "Notizen und Anhänge" nicht verfügbar. Benutzer können verbesserte Notizen nur über die Schaltfläche "Neu" in der Themenliste "Notizen" erstellen.
2. Fügen Sie die Themenliste "Files" zu Seitenlayouts hinzu, während Sie die Themenliste "Notizen und Anhänge" in Layouts weiterhin beibehalten, damit Benutzer ältere Anhänge, die Datensätzen zuvor hinzugefügt wurden, anzeigen und darauf Bezug nehmen können.
  • In Classic wird empfohlen, die Einstellung In die Themenliste "Anhänge" für Datensätze hochgeladene Dateien werden als Salesforce Files-Dateien hochgeladen, nicht als Anhänge zu aktivieren. Navigieren Sie zu Setup. Geben Sie "Allgemeine Einstellungen" in das Feld "Schnellsuche" ein, um "Salesforce Files-Einstellungen" zu öffnen.
Hinweis: Durch Aktivieren der Einstellung wird die Schaltfläche "Datei anhängen" in der veralteten Themenliste "Notizen und Anhänge" durch die Schaltfläche "Datei hochladen" in Salesforce Classic ersetzt. Dadurch wird effektiv verhindert, dass Benutzer neue veraltete Anhänge zu Datensätzen hinzufügen.
  • In Lightning ist die Schaltfläche "Dateien hochladen" in der Themenliste "Notizen und Anhänge" verfügbar. Benutzer können nur Dateien hinzufügen und es ist nicht möglich, veraltete Anhänge zu erstellen.

 

Einschränkungen in Salesforce Classic bei Notizen und Files:

  • Die Schaltfläche "Dateien hochladen" ist in der Themenliste "Dateien" sowohl in Lightning Experience als auch in Classic verfügbar.
  • Der HTML-Editor oder die Formatierungstools stehen nicht zur Verfügung, wenn in Salesforce Classic die Schnellaktion "Neue Notiz" im Chatter-Feed eines Datensatzes verwendet wird.
  • Es ist nur möglich, eine Notiz mit einem Datensatz in Salesforce Classic zu verknüpfen. Um eine Notiz mit einem Datensatz zu verknüpfen, muss der Benutzer die folgenden Schritte ausführen:
    • Die Erstellung der Notiz im Chatter-Feed des Datensatzes über die Chatter-Schnellaktion "Neue Notiz" im Publisher des Chatter-Feeds einleiten
Hinweis: Formatierungstools sind über die Schnellaktion "Neue Notiz" nicht verfügbar. Benutzer müssen nach der Erstellung über die Themenliste oder die Registerkarte "Files" auf den Datensatz der Notiz zugreifen, um die gewünschte Formatierung einzugeben.
  • In der Themenliste "Notizen" des gewünschten Datensatzes auf "Neue Notiz" klicken, um sie diesem Datensatz zuzuordnen
Hinweis: Wenn Sie in der Themenliste auf Neue Notiz klicken, wird stets ein neuer Notizdatensatz erstellt. Weitere Informationen finden Sie unter Notiz wird erstellt, nachdem Benutzer auf "Abbrechen" geklickt haben.
 

Siehe auch:
Nummer des Knowledge-Artikels

000387397

 
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