メモ取りツール (メモ) の有効化、およびファイル機能の使用についての考慮事項

メモツールは、Lightning Experience に特化した生産性の高い機能です。

従来のメモ & 添付ファイル機能は、2 つの異なるメモ機能とファイル機能に分割されました。
組織でプロファイルベースの Chatter ロールアウトを使用している場合は、ユーザに Chatter 権限を割り当てて、拡張されたメモ機能の表示と使用、および Salesforce Files を使用する必要があります。
メモを有効化する前に、「メモの設定に関する考慮事項」を確認してください。
メモや添付ファイルを削除するには、メモや添付ファイルの所有者であるか、「すべてのデータの編集」権限をもった管理者でなければなりません。メモの所有者は所有者項目で確認できます。添付ファイルの所有者は作成者項目にて確認できます。レコードの所有者（ポータルユーザーを除く）はそのレコード上の添付ファイルを削除することができます。非公開チェックボックスを使用して非公開としたメモや添付は、それらを添付した人か「すべてのデータの参照」権限を持った人が参照できます。また、添付した以外の人がそれらを編集や削除するには、「すべてのデータの編集」権限が必要になります。

ユーザー教育、トレーニング、推奨事項

従来の「メモ & 添付ファイル」機能を利用していた組織が「メモ」と「ファイル」に移行した場合の留意点

1. ユーザが拡張されたメモを有効にする前に、レコードに追加された従来のメモを表示して参照できるようにするために、レイアウト上の [メモ & 添付ファイル] 関連リストを維持しながら、ページレイアウトに [メモ] 関連リストを追加します。

Salesforce Classic: [メモ & 添付ファイル] 関連のリストから [新規メモ] をクリックすると、拡張されたメモが有効になっていても、従来のメモのレコードが作成されます。

注: Salesforce Classic ユーザには、[メモ] 関連リストの [新規メモ] ボタンを使用してのみメモを作成し、従来の [メモ & 添付ファイル] 関連リストを使用しないように指示することをお勧めします。

Lightning Experience: [メモ & 添付ファイル] 関連リストでは、[新規メモ] ボタンは使用できません。ユーザは、[メモ] 関連リストの [新規] ボタンを使用してのみ、拡張されたメモを作成することができます。

2. [ファイル] 関連リストをページレイアウトに追加し、ユーザが過去にレコードに追加された従来の添付ファイルを表示して参照できるように、レイアウト上の [メモ & 添付ファイル] 関連リストを維持しながら、ページレイアウトに [ファイル] 関連リストを追加します。

Salesforce Classic: [レコードの [添付ファイル] 関連リストにアップロードしたファイルは、添付ファイルとしてではなく、Salesforce Files としてアップロードされます] 設定を有効にすることをお勧めします。設定に移動し、クイック検索で「一般設定」と入力して [Salesforce Files の設定] を開きます。
- 注: この設定を有効にすると、従来の[メモ & 添付ファイル] 関連リストの [ファイル添付] ボタンが Salesforce Classic の [ファイルをアップロード] ボタンに置き換わり、ユーザがレコードに新しい従来の添付ファイルを追加するのを効果的に防ぐことができます。
Lightning Experience: [ファイルをアップロード] ボタンは、[ファイル] と[メモ & 添付ファイル] 関連のリストで利用できます。ユーザはファイルを追加することができますが従来の添付ファイルを作成することはできません。
Salesforce Classic: [ファイル]関連リストにファイルを追加すると、従来の[メモ & 添付ファイル]関連リストでもそのファイルが表示されますが、添付ファイルを作成することはできません。

メモが完全には保存されない場合があります。

Lightningで関連リストから新規メモを作成するときに、保存に数秒かかる場合があります。その際に、メモ内の内容の一部もしくは全部が正しく保存されない事象が発生することがあります。
この事象を回避するためには、[完了] ボタンを押す前にメモ画面で自動保存機能により「保存」と表示されるまで待機します。
デバッグログを実行して自動化を見直し、最適化することで、メモが切り捨てられて保存されるという事象の発生頻度が下がる場合があります。
もしこの事象が発生した場合には、メモを編集し、保存されなかったテキストをメモに再度追加する必要があります。

Salesforce Classic のメモとファイルの制限:

[ファイルをアップロード] ボタンは、Lightning Experience と Salesforce Classic の両方の [ファイル] 関連リストにあります。
Salesforce Classic でレコードの Chatter フィードから [新規メモ] クイックアクションを使用する場合、HTML エディタや書式設定ツールは使用できません。
Salesforce Classic では、メモを 1 つのレコードに関連付けることのみが可能で、レコードに関連付けるには、以下を実施してください。
- Chatter フィードパブリッシャーで [新規メモ] の Chatter クイックアクションを使用し、レコードの Chatter フィードでメモの作成を開始します。

注: 書式設定ツールは [新規メモ] クイックアクションでは利用できません。関連リストまたは [ファイル] タブからメモのレコードにアクセスし、作成後に必要な書式を入力する必要があります。

注: 関連リストから [新規メモ] をクリックすると、常に新しいメモレコードが作成されます。詳細については、キャンセルボタンをクリックした後にメモレコードが作成されるを参照してください。

参考情報: