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利用可能なレコード ID をインポートファイルに追加する

公開日: Oct 13, 2022
説明
インポートファイルにある既存のレコードの一意の Salesforce ID を使用することは、インポートファイルのデータが Salesforce の既存のレコードと適切に照合されることを保証するための最善の方法です。

データインポートウィザードを使用することにより、インポートファイルが既存の Salesforce レコード ID を含まない場合に便利なレコード名のような Salesforce.com ID の外部の条件に一致することをユーザが選択できるようになります。しかしながら、名前項目は一般的に一意の値を含む必要はないため、Salesforce に存在するレコードの潜在的な一致がいくつかあるかもしれません。これが、Salesforce 内の既存のレコードへの適切な一致を保証するために、レコード ID を使用することが推奨される理由です。

さらに、例えばデータローダのような API ツールは Salesforce レコード ID または、潜在的な外部 ID 項目以外のものに基づいてレコードの照合をすることはできませんが、ID を追加することは推奨されません。

 
解決策
警告:  あらゆるデータ操作をする前に、常にバックアップしてください。より詳細については、バックアップデータのエクスポート、または、データのエクスポートを参照してください。手動で実行し、対応するレコードが Salesforce で正しいことを検証して、その操作が成功することを確認するため、小さなレコードのサブセットでテストすることを推奨します。


 
1. インポートまたは更新しようとしているオブジェクトの既存のレコードを抽出します
 
レポートを作成し、デフォルトでは表示されないレコードの ID を列として含めます。例えば、「取引先」の場合は、「取引先 ID」の列を追加します。次に、カンマ区切りの .csv 形式でレポートをエクスポートするか、データローダなどの API ツールを使用して、インポートのターゲットオブジェクトからデータをエクスポートします。レポートまたはエクスポートファイルには、レコード ID 項目と、インポートファイルにも存在する一意なデータを含む可能性のある項目、または既存のレコードとファイル内のデータを比較する際に役立つ項目を必ず含めるようにしてください。

例えば、取引先をインポートしており、インポートファイルが取引先名、電話番号、住所、または、それぞれの取引先に一意である可能性のある、その他の情報を含んでいる場合、潜在的な一致を確認するために、インポートファイルのデータと既存の Salesforce レコードを相互参照することが必要となる場合に備えて、あなたのレポートまたはエクスとポートファイルへ、それらの項目/データを含めるように選択します。
 
 
2. エクスポートファイルからインポートファイルへ、既存のレコードの Salesforce ID を生成するために Excel の vlookup 関数を使用します

注: Salesforce は Microsoft Excel の機能についてのサポートを提供しません。また、データ管理または vlookup 関数を含む操作（重複削除、マージ、クレンジング）をすることは弊社のポリシーに反します。下記の詳細は、お客様がデータを自分自身で準備するための一般的なガイドラインとして提供されており、お客様の代わりに弊社のサポートが実行することはできません。
 
  1. Excel の vlookup 操作を実行するためにインポートファイルとレポート/エクスポートファイルを開きます。vlookup を実行する際に一致する条件としてレコード名を使用することができます。あるいは、それぞれのレコードに対して一意であり、かつ、両方のファイルに含まれる限り、その他の任意のデータを使用することができます。
  2. レコード名がエクスポートファイルからインポートファイルに ID を入力するのに十分なほど一意でない場合は、vlookup を実行する際に、各ファイルでより一意な値を作成するために、複数の列のデータを組み合わせることができます。
例えば、インポートおよびエクスポートファイルの両方が、列 A および B のそれぞれの取引先の名前および電話番号の両方を含んでいる場合、これらの二つの列の値を結合するために新しい列で Excel の数式を使用することができます。Excel の数式バーで、次のように入力します:
 
 
=(A1&B1)

セル A1 が取引先名を含み、セル B1 が取引先の電話番号を含む状態で Enter を押下します。数式列は、次の構文を読み取ります: [取引先名取引先電話番号]。 必ず、Excel のすべての行の数式を生成し、そして、数式の列を選択、右クリック、コピー、同じ場所で再度、右クリックして [形式を選択して貼り付け] -、[値] を選択することにより数式を値へ変換してください。値に変換すると、インポートファイルからエクスポートファイルへ Salesforce レコード ID を引き渡すために vlookup のための一致条件として、結合した列を参照することができます。
 

3. すべての潜在的に一致するレコードが、レコード ID と供に生成されたことを確認するため、vlookup 操作の結果をチェックします
 
  1. vlookup が成功した場合、インポートファイルは既存の Salesforce レコード ID を含んでいるはずです。あなたが選択した一致条件に基づいて、Excel が正確な一致を検出しない場合、「#N/A」の値を表示します。すべてのレコードが「#N/A」を表示している場合、インポートファイルに既存のレコードとの一致が検出されなかったことを意味します。Salesforce に一致したレコードがあると確認している場合は、一般的な問題のトラブルシューティングおよび問題解決のために VLOOKUP 関数の公式文書を参照してください。
  2. vlookup が成功したことを確認したら、列を選択、コピー、右クリック、 [形式を選択して貼り付け] -、[値] により、数式を値へ変換します。Excel の検索と置換機能（Ctrl+F）を使用して、「#N/A」の検索および空白への置換を実行し、「#N/A」 の値を取り除きます。
  3. Excel の並び替え機能を使用し、vlookup 操作で一致させるために使用されるデータを含む列を使って、両方のファイルを整理します。空白のレコード ID を含む行を手動でチェックし、類似しているか、ファイル間で完全に一致していない値が原因で vlookup 関数がない既知のレコードの一致に対して、残りのレコード ID を生成するためにエクスポートファイルと相互参照します。
 
これが手動による手順であり、かなりの時間がかかる可能性がありますが、重複を避けることができます。レコードが関連情報で更新されたたことを確認し、インポート時に全体的なデータの整合性を向上させます。


関連情報:
データインポートウィザードを使用したデータのインポート
データローダを使用したデータの挿入、更新、または削除


Salesforce サポート YouTube ビデオ (英語): 
Find the ID of an Object In Salesforce
Data Import How-To Series
How to Prepare Your CSV File Using Vlookup in Excel
ナレッジ記事番号

000387582

 
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