Was sind granulare Berechtigungen (Quip)?

Sie haben gefragt und wir haben zugehört! Salesforce Anywhere (einschließlich Quip) hat erweiterte Freigabeberechtigungen eingeführt, damit Ihre Teams die richtigen Informationen für die richtigen Personen einfacher freigeben können. Möchten Sie erfahren, welche positiven Auswirkungen granulare Berechtigungen auf Ihre Erfahrung mit Quip für Salesforce haben werden? Wenn ja, lesen Sie diesen Artikel!

Die 5 Ws:

Wen betrifft diese Änderung? Sie und Ihr Team!
Was: Eine vollständige Umgestaltung der Freigabeoptionen! Unsere neue Freigabeerfahrung ermöglicht Ihnen das Hinzufügen von Inhalten zu Ordnern und ihre Freigabe für Einzelpersonen – alles über dasselbe Freigabedialogfeld.
Wann: Die granularen Berechtigungen sind seit dem 2.07.2019 verfügbar.
Wo: Diese Umgestaltung wird Ihnen auffallen, wenn Sie oben rechts in einem beliebigen Thread (Dokument, Tabellenblatt, Präsentation, Chat) auf die blaue Schaltfläche "Freigeben" klicken. Hierauf werden wir weiter unten in diesem Artikel noch genauer eingehen.
Warum: Wir hatten das Ziel, eine noch einfachere und sicherere Freigabemethode zu entwickeln. Sie können jetzt sicherstellen, dass Ihre Daten umfassend geschützt sind, indem Sie für die richtige Personengruppe die richtige Freigabeebene bereitstellen.

Lassen Sie uns jetzt genauer auf diese granularen Berechtigungen eingehen!

In diesem Artikel erfahren Sie alles nötige, um sofort mit granularen Berechtigungen arbeiten zu können!

Bisher hat das Freigabemodell für Ordner lediglich eine Zugriffsebene für seine Benutzer unterstützt. Alle Benutzer eines freigegebenen Threads (Dokument, Tabellenblatt, Präsentation, Chat) hatten dieselben Berechtigungen. Sie konnten das Dokument lesen, bearbeiten, die Freigabe ändern und löschen. Mit der Link-Freigabe wurden zwar komplexere Berechtigungen eingeführt, aber diese Berechtigungen werden ausschließlich für den Zugriff über den Link implementiert und nicht für Benutzer, Ordner oder Gruppen, die direkt im Produkt freigegeben werden.

Mit den granularen Berechtigungen werden vier Zugriffsebenen eingeführt, die einem Benutzer oder einem Ordner für ein Dokument zugewiesen werden können. Benutzer mit uneingeschränktem Zugriff auf einen Thread können die Zugriffsebene für alle Teilnehmer eines Dokuments umschalten. Die vier Berechtigungsebenen lauten in der Reihenfolge vom umfassendsten bis zum am stärksten eingeschränkten Zugriff wie folgt: Uneingeschränkter Zugriff, Kann bearbeiten, Kann kommentieren, Kann anzeigen.

• Uneingeschränkter Zugriff: Diese Ebene entspricht der vorhandenen umfassenden Zugriffsebene von normalen Thread-Mitgliedern. Alle aktuellen Mitglieder mit Zugriff auf den vollständigen Thread erhalten standardmäßig uneingeschränkten Zugriff.
  • Berechtigungen:
    • Dokument freigeben:Dies ist die EINZIGE Zugriffsebene, die das Freigeben eines Dokuments gestattet.
    • Dokument bearbeiten
    • Freigabe ändern
      • Link-Freigabe bearbeiten
      • Thread-Mitglieder hinzufügen/entfernen und Zugriffsebenen bearbeiten
      • Ordner hinzufügen/entfernen und Zugriffsebenen bearbeiten
    • Dokument löschen
    • Einstellungen auf Dokumentebene umschalten, z. B. Bearbeitung sperren
• Kann bearbeiten:
  • Berechtigungen:
    • Dokument bearbeiten
    • Freigabelink anzeigen
    • Mitarbeiter anzeigen
• Kann kommentieren:
  • Entspricht der Link-Freigabe "Nur Anzeigen" mit folgenden Berechtigungen:
    • Unterhaltung anzeigen
    • Änderungsverlauf anzeigen
    • Neue Nachrichten zulassen
    • Kommentare zulassen
    • Zu bearbeitende Anfragen zulassen
    • Freigabelink anzeigen
• Kann anzeigen:
  • Entspricht der aktuellen Standardeinstellung für die Link-Freigabe "Nur anzeigen" mit folgenden Berechtigungen:
    • Zu bearbeitende Anfragen zulassen
    • Freigabelink anzeigen

Befolgen Sie diese schnellen und einfachen Schritte, um mit der Nutzung von granularen Berechtigungen zu beginnen.

• Klicken Sie in einem beliebigen Thread (Dokument, Tabellenblatt, Präsentation, Chat) auf die blaue Schaltfläche "Freigeben".
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Uneingeschränkter Zugriff", um die entsprechende Zugriffsebene auszuwählen.
• Sie können sowohl Ordner als auch Einzelpersonen hinzufügen.
• Sie können die Zugriffsebene für Einzelpersonen oder Ordner jederzeit ändern sowie den Zugriff vollständig entfernen.

Hier sind einige häufig gestellte Fragen:

F: Gibt es auch in Video hierzu?
A: Ja! Sehen Sie sich hier ein informatives Video an!

F: Sind Ordner im Freigabedialogfeld sichtbar, wenn man kein Mitglied der Site ist?
A: Nein, man muss Mitglied der Site sein, damit das Freigabedialogfeld angezeigt wird.

F: Ist es möglich, einer Einzelperson, die bereits Zugriff auf den Thread (Dokument, Tabellenblatt, Präsentation, Chat) hat, über einen freigegebenen Ordner eine höhere Zugriffsebene zu gewähren?
A: Genehmigungen für Überschreibungen werden im Freigabedialogfeld verfügbar sein, um diese Aktion zuzulassen.

F: Was geschieht, wenn das einzige Mitglied mit UNEINGESCHRÄNKTEM ZUGRIFF auf ein Dokument das Unternehmen verlässt, ohne die Berechtigungen zu ändern?
A: Wenden Sie sich unter "help.salesforce.com" an den Quip-Support, um Zugriff auf den Thread zu erhalten.

F: Was geschieht, wenn dem Benutzer mehrere Möglichkeiten für den Zugriff auf einen Thread zur Verfügung stehen und darüber hinaus jede dieser Zugriffsmöglichkeiten eine andere Zugriffsebene gewährt?
A: Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, um Zugriff auf einen Thread zu erhalten: 1) über die direkte Freigabe über das Freigabedialogfeld 2) über eine Link-Freigabe oder 3) über einen freigegebenen Ordner.

Die über das Freigabedialogfeld gewährte Zugriffsebene hat stets Vorrang, wobei höhere Zugriffsebenen, die über zusätzliche Quellen gewährt werden, ignoriert werden. Wenn also ein Benutzer über das Freigabedialogfeld berechtigt ist, KOMMENTARE zu verfassen, und ihm über eine Link-Freigabe das ANZEIGEN und BEARBEITEN gestattet wird, kann der Benutzer nur KOMMENTARE verfassen.

F: Welche Zugriffsebene wird einem Benutzer gewährt, der über eine Link-Freigabe Zugriff auf einen Thread erhält?
A: Der Benutzer tritt dem Thread automatisch auf der höchstmöglichen Ebene bei. Das automatische Beitreten wird nur für die Ebenen BEARBEITEN und UNEINGESCHRÄNKTER ZUGRIFF unterstützt. Bei niedrigeren Zugriffsebenen wird ein Benutzer als Gast eingestuft.

• Link-Freigabe nur zum Anzeigen: Das automatische Beitreten ist untersagt.
• Link-Freigabe zum Anzeigen und Bearbeiten: Dem Benutzer wird UNEINGESCHRÄNKTER ZUGRIFF gewährt. Dies entspricht der höchsten Ebene, die der Benutzer über die Schaltfläche "Beitreten" erreichen könnte.

F: Was geschieht, wenn ein Inhaber mit der Berechtigung UNEINGESCHRÄNKTER ZUGRIFF versucht, Thread-Berechtigungen für einen Benutzer zu entfernen, der über mehrere Quellen Zugriff erlangt hat?
A: Ein Benutzer mit UNEINGESCHRÄNKTEM ZUGRIFF kann die individuellen Berechtigungen eines Benutzers auf Thread-Ebene entfernen. Er kann jedoch NICHT die über andere Quellen erhaltenen Zugriffsberechtigungen entfernen. Bei dem Versuch, eine Einzelperson aus einem Thread zu entfernen, wird der Benutzer mit UNEINGESCHRÄNKTEM ZUGRIFF durch ein Warnung darauf hingewiesen, dass die Einzelperson auf andere Weise weiterhin Zugriff auf den Thread hat.

F: Wie erkenne ich, dass ich für ein Dokument über die Zugriffsberechtigung NUR ANZEIGEN verfüge?

 A: Wenn Sie den Mauszeiger über die Schaltfläche "Freigeben" bewegen, wird der Hinweis Sie haben die Berechtigung NUR ANZEIGEN angezeigt. Wenn Sie auf "Freigeben" klicken, wird die Meldung angezeigt, dass Sie nicht berechtigt sind, das Dokument freizugeben. 

F: Kann ich meine eigene Zugriffsebene ändern?

A: Ja, dies funktioniert genauso wie die Anpassung der Zugriffsberechtigungen für andere Personen. Wechseln Sie zu "Freigeben" und passen Sie Ihre Zugriffsebene an. Bedenken Sie jedoch, dass Sie sich selbst nur eine niedrigere Zugriffsebene zuweisen können. Wenn Sie sich also die Zugriffsebene NUR ANZEIGEN zuweisen, können Sie sich später nicht wieder die Zugriffsebene UNEINGESCHRÄNKTER ZUGRIFF zuweisen.