Autorisations granulaires (Quip)

Vous l'avez demandé, nous vous avons écoutés ! Salesforce Anywhere (Quip inclus) a lancé des autorisations de partage avancées qui permettent à vos équipes de partager les bonnes informations avec les bonnes personnes. Vous aimeriez savoir comment les autorisations granulaires peuvent améliorer votre expérience Quip pour Salesforce ? Dans ce cas, consultez cet article !

Les 5 questions à poser :

Qui est concerné par cette modification ? Vous et votre équipe !
Quoi : un remaniement complet de la fonction de partage ! Notre nouvelle expérience de partage permet d'ajouter des contenus dans des dossiers et de les partager avec des utilisateurs, le tout dans la même boîte de dialogue de partage.
Quand : les autorisations granulaires ont été lancées le 2 juillet 2019 !
Où : vous profiterez de ce remaniement en cliquant sur le bouton bleu « Partager » en haut à droite de n'importe quel fil de discussion (document, feuille de calcul, présentation, chat). Ne vous inquiétez pas, nous en reparlerons plus loin dans cet article.
Pourquoi : nous souhaitions créer une méthode de partage plus simple et plus sécurisée. Vous pouvez maintenant garantir la protection de vos données en accordant le bon niveau d'accès partagé au bon ensemble de personnes.

Présentation des autorisations granulaires

Dans cet article, vous découvrirez toutes les informations utiles pour commencer à utiliser les autorisations granulaires dès maintenant !

Jusqu'à présent, le modèle de partage de dossier ne prenait en charge qu'un seul niveau d'accès pour ses utilisateurs. Tous les utilisateurs partagés dans un fil (dossier, feuille de calcul, présentation, chat) disposent des mêmes autorisations. Ils pouvaient lire, modifier et supprimer le document, ainsi que changer les paramètres de partage. Le partage de lien a permis d'introduire un ensemble d'autorisations plus complexe, mais ces autorisations sont implémentées uniquement pour l'accès via le lien, pas pour les utilisateurs, les dossiers ou les groupes partagés directement dans le produit.

Les autorisations granulaires créent quatre niveaux d'accès dans un document pour un utilisateur ou un dossier. Les utilisateurs qui ont un accès complet à un fil de discussion peuvent modifier le niveau d'accès de tous les participants dans un document. Les quatre autorisations, par ordre décroissant d'accès, sont les suivantes : Accès complet, Peut modifier, Peut commenter, Peut afficher.

• Accès complet : ce niveau correspond au niveau d'accès global existant dont disposent les membres du fil de discussion normal. Tous les membres du fil de discussion complet actuels ont un accès complet par défaut.
  • Actions autorisées :
    • Partager le document : ce niveau d'accès est le SEUL qui accorde la possibilité de partager un document.
    • Modifier le document
    • Modifier le partage
      • Modifier le partage de lien
      • Ajouter/supprimer des membres du fil de discussion et modifier les niveaux d'accès
      • Ajouter/supprimer des dossiers et modifier les niveaux d'accès
    • Supprimer le document
    • Activer/désactiver les paramètres de niveau du document, par exemple Verrouiller les modifications.
• Peut modifier :
  • Actions autorisées :
    • Modifier le document
    • Afficher le lien de partage
    • Afficher les collaborateurs
• Peut commenter :
  • Équivaut au partage de lien Affichage seul avec les actions autorisées suivantes :
    • Afficher la conversation
    • Afficher l'historique des modifications
    • Autoriser les nouveaux messages
    • Autoriser les commentaires
    • Autoriser les demandes de modification
    • Afficher le lien de partage
• Peut afficher :
  • Équivaut à la valeur par défaut actuelle pour le partage de lien Affichage seul avec les actions autorisées suivantes :
    • Autoriser les demandes de modification
    • Afficher le lien de partage

Pour commencer à utiliser les autorisations granulaires, suivez les étapes faciles et rapides ci-dessous.

• Dans un fil de discussion (par exemple, un document, une feuille de calcul, une présentation, un chat), cliquez sur le bouton bleu « Partager ».
• Cliquez sur le menu déroulant « Accès complet » pour sélectionner le niveau d'accès approprié.
• Vous pouvez ajouter des dossiers et des individus.
• Vous pouvez toujours changer le niveau d'accès d'un individu ou d'un dossier, et retirer l'accès.

Consultez les questions fréquentes ci-dessous :

Q. Existe-t-il une vidéo explicative sur ce sujet ?
R. Oui ! Regardez cette vidéo informative ici.

Q. Les dossiers sont-ils visibles dans la boîte de dialogue de partage si vous n'êtes pas membre du site ?
R. Non, vous devez être membre du site pour pouvoir afficher la boîte de dialogue de partage.

Q. Est-ce possible d'accorder un niveau d'accès supérieur à un individu qui a déjà accès au fil de discussion (document, feuille de calcul, présentation, chat) par le biais d'un dossier partagé ?
R. Les autorisations de remplacement sont disponibles dans la boîte de dialogue de partage et permettent d'autoriser cette action.

Q. Que se passe-t-il si le seul membre disposant d'un ACCÈS COMPLET dans un document quitte l'entreprise sans modifier les autorisations ?
R. Pour obtenir l'accès au fil de discussion, contactez le support Quip via help.salesforce.com.

Q. Que se passe-t-il si l'utilisateur obtient l'accès à un fil de discussion de plusieurs manières, et si chaque manière accorde un niveau d'accès différent ?
R. Il existe trois manières différentes d'obtenir l'accès à un fil de discussion : 1) Partage direct via la boîte de dialogue de partage 2) Par le biais du partage de lien 3) Par le biais d'un dossier partagé.

Le niveau d'accès partagé via la boîte de dialogue de partage est toujours prioritaire et l'accès supérieur accordé par d'autres sources est ignoré. Par exemple, si un utilisateur dispose de l'accès COMMENTAIRE via la boîte de dialogue de partage et de l'accès AFFICHAGE+MODIFICATION via un lien, il obtient l'accès COMMENTAIRE.

Q. Quel niveau d'accès est accordé à un utilisateur qui obtient l'accès à un fil de discussion via un lien partagé ?
R. L'utilisateur rejoint automatiquement le fil de discussion au niveau le plus élevé. Nous prenons uniquement en charge l'accès automatique au fil de discussion avec les niveaux MODIFICATION et ACCÈS COMPLET. Pour les niveaux d'accès inférieurs, un utilisateur reste un invité.

• Partage de lien Affichage seul : l'accès automatique au fil de discussion est interdit.
• Partage de lien Affichage et Modification : l'utilisateur se voit accorder un ACCÈS COMPLET. Cela correspond au niveau maximal qu'un utilisateur pourrait atteindre avec le bouton Rejoindre.

Q. Que se passe-t-il si un utilisateur ayant un ACCÈS COMPLET tente de retirer les autorisations de fil de discussion d'un utilisateur ayant obtenu l'accès via plusieurs sources ?
R. Un utilisateur ayant un ACCÈS COMPLET peut retirer les autorisations individuelles au niveau du fil de discussion d'un utilisateur, mais ne peut PAS retirer l'accès obtenu via d'autres sources. Si un utilisateur ayant un ACCÈS COMPLET essaie de retirer un individu d'un fil de discussion, une fenêtre modale d'avertissement apparaît pour indiquer que l'utilisateur à retirer disposera toujours d'un accès par le biais d'autres ressources.

Q. Comment puis-je déterminer si je dispose d'un accès AFFICHAGE SEUL à un document ?

 R. Lorsque vous survolez le bouton Partager, un message indique que vous disposez d'un accès AFFICHAGE SEUL. Si vous cliquez sur Partager, un message vous informe que vous n'avez pas l'accès nécessaire pour partager le document. 

Q. Puis-je modifier mon propre niveau d'accès ?

R. Oui, de la même manière que pour modifier l'accès d'autres utilisateurs. Accédez à Partager, puis ajustez votre accès. Notez que vous pouvez uniquement vous accorder un niveau d'accès inférieur. Par conséquent, si vous définissez votre accès sur AFFICHAGE SEUL, vous ne pourrez pas redéfinir ACCÈS COMPLET ultérieurement.