Informazioni sulle autorizzazioni granulari (Quip)

L'utente ha chiesto e noi l'abbiamo ascoltato. Salesforce Anywhere (che include Quip) ha avviato autorizzazioni ottimizzate per la condivisione per consentire ai team di condividere meglio le informazioni giuste con le persone giuste. Si desidera vedere in che modo le autorizzazioni granulari migliorano l'esperienza di Quip per Salesforce? Se sì, leggere questo articolo.

Le 5 domande di base:

Chi è interessato da questa modifica? L'utente e il suo team.
Cosa: una completa riprogettazione della condivisione. La nuova esperienza di condivisione consente di aggiungere contenuti alle cartelle e di condividerli con singoli utenti all'interno della stessa finestra di dialogo di condivisione.
Quando: le autorizzazioni granulari sono state rese disponibili il 2 luglio 2019.
Dove: questa nuova progettazione si osserva quando si fa clic sul pulsante blu "Condividi" in alto a destra in qualsiasi thread (documento, foglio di calcolo, presentazione, chat). Nessun problema, questo argomento verrà spiegato in dettaglio più avanti.
Perché: si è voluto creare una modalità di condivisione ancora più semplice e più sicura. Ora è possibile assicurarsi di proteggere i propri dati fornendo il livello giusto di accesso condiviso alla persona giusta.

Vediamo in dettaglio le autorizzazioni granulari.

Questo articolo illustra tutte le informazioni necessarie per iniziare a utilizzare subito le autorizzazioni granulari.

Fino ad oggi, il modello di condivisione delle cartelle supportava un solo livello di accesso per i propri utenti. Tutti gli utenti condivisi in un thread (documento, foglio di calcolo, presentazione, chat) avevano le stesse autorizzazioni. Potevano leggere, modificare, cambiare tipo di condivisione ed eliminare il documento. La condivisione dei link ha introdotto un insieme di autorizzazioni più complesso, ma queste autorizzazioni vengono implementate solo per l'accesso tramite il link e non per gli utenti, le cartelle o i gruppi condivisi direttamente nel prodotto.

Le autorizzazioni granulari creano quattro livelli di accesso che un utente o una cartella possono avere in un documento. Gli utenti con accesso completo a un thread possono attivare o disattivare il livello di accesso di tutti i partecipanti in un documento. Le quattro autorizzazioni, in ordine di accesso dal maggiore al minore, sono: Accesso completo, Può modificare, Può commentare, Può visualizzare.

• Accesso completo: questo livello corrisponde al livello di accesso massimo di cui sono titolari i normali membri del thread. Per impostazione predefinita, tutti i membri del thread completo correnti dispongono di accesso completo.
  • Autorizzazione a:
    • Condividere il documento: questo è l'UNICO livello di accesso che consente di condividere un documento.
    • Modificare il documento
    • Modificare la condivisione
      • Modificare la condivisione dei collegamenti
      • Aggiungere/ rimuovere membri del thread e modificare i livelli di accesso
      • Aggiungere/ rimuovere cartelle e livelli di accesso in modifica
    • Eliminare il documento
    • Attivare/disattivare le impostazioni a livello di documento, ad esempio Blocca modifiche
• Può modificare:
  • Autorizzazione a:
    • Modificare il documento
    • Visualizzare il collegamento di condivisione
    • Visualizzare i collaboratori
• Può commentare:
  • Analogo alla condivisione dei collegamenti in sola visualizzazione con autorizzazione a:
    • Mostrare la conversazione
    • Mostrare la cronologia modifiche
    • Consentire nuovi messaggi
    • Consentire commenti
    • Consentire le richieste di modifica
    • Visualizzare il collegamento di condivisione
• Può visualizzare:
  • Analogo all'impostazione predefinita corrente per la condivisione dei collegamenti in sola visualizzazione con autorizzazione a:
    • Consentire le richieste di modifica
    • Visualizzare il collegamento di condivisione

Seguire questi passaggi semplici e rapidi per iniziare a utilizzare le autorizzazioni granulari.

• Da qualsiasi thread (documento, foglio di calcolo, presentazione, chat) fare clic sul pulsante blu "Condividi".
• Fare clic sul menu a discesa "Accesso completo" per selezionare il livello di accesso appropriato.
• È possibile aggiungere sia cartelle che singoli utenti.
• È sempre possibile modificare il livello di accesso di una persona o di una cartella, nonché rimuovere completamente l'accesso.

Consultare le seguenti domande frequenti:

D: È disponibile un video che spiega tutto questo?
R: Sì! Guardare questo video informativo qui.

D: Le cartelle saranno visibili nella finestra di dialogo di condivisione se non si è membri del sito?
R: No, è necessario essere un membro del sito per visualizzare la finestra di dialogo di condivisione.

D: È possibile concedere un livello di accesso superiore a una persona che dispone già dell'accesso al thread (documento, foglio di calcolo, presentazione, chat) tramite una cartella condivisa?
R: Saranno disponibili autorizzazioni per la sostituzione nella finestra di dialogo di condivisione per consentire questa azione.

D: Che cosa accade se l'unico membro con ACCESSO COMPLETO per un documento lascia l'azienda senza modificare le autorizzazioni?
R: Contattare l'Assistenza di Quip tramite help.salesforce.com per ottenere l'accesso al thread.

D: Che cosa accade se l'utente ottiene l'accesso a un thread in più modi e ogni modo consente di concedere un livello di accesso diverso?
R: Esistono tre modi di ottenere l'accesso a un thread: 1) condivisione diretta tramite la finestra di dialogo di condivisione 2) tramite la condivisione dei collegamenti 3) tramite la cartella condivisa.

Il livello di accesso condiviso tramite la finestra di dialogo di condivisione ha sempre la precedenza, ignorando l'accesso più alto concesso da altre origini. Ad esempio, se un utente dispone dell'accesso per COMMENTI tramite la finestra di dialogo di condivisione e dell'accesso per VISUALIZZAZIONE+MODIFICA tramite un collegamento, verrebbe concesso l'accesso per COMMENTI.

D: Quale livello di accesso viene concesso a un utente che ottiene l'accesso a un thread tramite un collegamento condiviso?
R: L'utente si unisce automaticamente al thread al livello più alto possibile. L'unione automatica è supportata solo ai livelli MODIFICA e ACCESSO COMPLETO, per i livelli di accesso inferiori un utente rimane guest.

• Condivisione dei collegamenti in sola visualizzazione: l'unione automatica non è consentita.
• Condivisione dei collegamenti in visualizzazione e modifica: all'utente viene concesso l'ACCESSO COMPLETO. Questo è coerente con il livello massimo che l'utente può ottenere tramite il pulsante Aderisci.

D: Che cosa accade se un titolare di ACCESSO COMPLETO tenta di eliminare le autorizzazioni per i thread per un utente che ha ottenuto l'accesso tramite più origini?
R: Un utente con ACCESSO COMPLETO può eliminare le autorizzazioni a livello di thread individuali di un utente, ma non l'accesso acquisito da altre origini. Se si tenta di rimuovere una persona da un thread, l'utente con ACCESSO COMPLETO visualizzerà una finestra modale che comunica che l'utente potrà continuare ad accedere in altri modi.

D: Come si fa a capire se si dispone di accesso IN SOLA VISUALIZZAZIONE per un documento?

 R: Quando si passa il mouse sul pulsante Condividi, indicherà che si dispone dell'accesso IN SOLA VISUALIZZAZIONE. Se si fa clic su Condividi, viene visualizzato un messaggio che comunica che non si dispone dell'accesso per condividere il documento. 

D: È possibile modificare il proprio livello di accesso?

R: Sì, funziona in modo analogo alla modifica dell'accesso di altri utenti. Passare a Condividi e quindi modificare l'accesso. Tenere presente che è possibile fornire a se stessi solo un livello di accesso inferiore, quindi se si passa a IN SOLA VISUALIZZAZIONE non sarà più possibile aggiornare il proprio accesso in modo che sia di nuovo ACCESSO COMPLETO.