O que são permissões granulares (Quip)

Você pediu e nós escutamos! O Salesforce Anywhere (incluindo o Quip) iniciou permissões avançadas de compartilhamento, para que suas equipes compartilhem melhor as informações certas com as pessoas certas. Você quer ver como as permissões granulares aprimoram sua experiência com o Quip para Salesforce? Nesse caso, confira este artigo!

Os 5 Ws:

Quem será afetado por essa alteração? Você e sua equipe!
O quê: um novo design completo de compartilhamento! Nossa nova experiência de compartilhamento permite adicionar conteúdo a pastas e compartilhar com indivíduos dentro da mesma caixa de diálogo de compartilhamento.
Quando: permissões granulares foram publicadas em 2 de julho de 2019!
Onde: você verá esse novo design ao clicar no botão azul " Compartilhar" no canto superior direito de qualquer segmento (documento, planilha, apresentação, chat). Não se preocupe, abordaremos isso mais detalhadamente adiante neste artigo.
Por quê: queremos criar uma maneira ainda mais fácil e mais segura de compartilhar. Agora você pode garantir que está protegendo seus dados fornecendo o nível certo de acesso compartilhado ao conjunto de pessoas certo.

Vamos nos aprofundar nas permissões granulares!

Neste artigo você aprenderá tudo o que é necessário saber para começar a usar permissões granulares hoje!

Até agora, o modelo de compartilhamento de pastas suporta apenas um nível de acesso para seus usuários. Todos os usuários compartilhados em uma conversa (documento, planilha, apresentação, chat) têm as mesmas permissões. Eles podiam ler, editar, modificar o compartilhamento e excluir o documento. O compartilhamento de link introduziu um conjunto de permissões mais complexo, mas essas permissões são implementadas apenas para acesso por meio do link e não para usuários, pastas ou grupos compartilhados diretamente no produto.

Permissões granulares criam quatro níveis de acesso que um usuário ou uma pasta podem ter em um documento. Os usuários com Acesso total a uma conversa podem alternar o nível de acesso de qualquer participante em um documento. As quatro permissões, na ordem de maior acesso ao menor, são as seguintes: Acesso total, Pode editar, Pode comentar, Pode visualizar.

• Acesso total: esse nível corresponde ao nível de acesso onipotente existente que os membros da conversa normais têm. Todos os membros atuais da conversa completa usarão Acesso total como padrão.
  • Permissão para:
    • Compartilhar documento – é o ÚNICO nível de acesso que concede a capacidade de compartilhar um documento.
    • Editar documento
    • Modificar o compartilhamento
      • Editar compartilhamento de link
      • Adicionar/remover membros da conversa e editar níveis de acesso
      • Adicionar/remover pastas e editar níveis de acesso
    • Excluir documento
    • Alterne as configurações no nível do documento, por exemplo, Bloquear edições
• Pode editar:
  • Permissão para:
    • Editar documento
    • Exibir link de compartilhamento
    • Visualizar colaboradores
• Pode comentar:
  • É equivalente ao compartilhamento de link somente para visualização com permissão para:
    • Mostrar conversa
    • Mostrar histórico de edição
    • Permitir novas mensagens
    • Permitir comentários
    • Permitir solicitações de edição
    • Exibir link de compartilhamento
• Pode visualizar:
  • É equivalente ao padrão atual para compartilhamento de link somente para visualização com permissão para:
    • Permitir solicitações de edição
    • Exibir link de compartilhamento

Siga estas etapas rápidas e fáceis para começar a usar permissões granulares.

• Em qualquer segmento (documento, planilha, apresentação, chat), clique no botão azul " Compartilhar".
• Clique no menu suspenso "Acesso total" para selecionar o nível de acesso apropriado.
• É possível adicionar pastas e indivíduos.
• Você sempre pode alterar o nível de acesso de uma pasta ou de um indivíduo, bem como remover o acesso por completo.

Confira algumas perguntas frequentes abaixo:

P: Há um vídeo que também explica isso?
R: Sim! Confira este vídeo informativo aqui!

P: As pastas estarão visíveis na caixa de diálogo de compartilhamento se você não for membro do site?
R: Não, você deve ser membro do site para ver a caixa de diálogo de compartilhamento.

P: É possível conceder um nível mais alto de acesso a um indivíduo que já tenha acesso à conversa (documento, planilha, apresentação, chat) por meio de uma pasta compartilhada?
R: Permissões de substituição estarão disponíveis na caixa de diálogo de compartilhamento para permitir essa ação.

P: O que acontecerá se o único membro com ACESSO TOTAL em um documento sair da empresa sem modificar as permissões?
R: Entre em contato com o Suporte do Quip por meio do help.salesforce.com para obter acesso à conversa.

P: O que acontece se o usuário obtém acesso a uma conversa de várias maneiras e se mais de uma forma concede um nível de acesso diferente?
R: Há três maneiras diferentes de obter acesso a uma conversa: 1) Compartilhamento direto por meio da caixa de diálogo de compartilhamento 2) por meio de Compartilhamento de link 3) por meio de uma pasta compartilhada.

O nível de acesso compartilhado por meio da caixa de diálogo de compartilhamento sempre tem precedência, ignorando o acesso maior concedido por fontes adicionais. Por exemplo, se um usuário tiver acesso COMENTAR por meio da caixa de diálogo de compartilhamento e acesso VISUALIZAR+EDITAR por meio de um link, isso concederá ao usuário acesso COMENTAR.

P: Qual nível de acesso é concedido a um usuário que obtém acesso a uma conversa por meio de link compartilhado?
R: O usuário participa automaticamente da conversa no nível mais alto possível. Damos suporte apenas à participação automática nos níveis EDITAR e ACESSO TOTAL; para níveis menores de acesso, um usuário permanece como convidado.

• Compartilhamento de link somente para visualização: o compartilhamento automático é proibido.
• Compartilhamento de link para ver e editar: ao usuário é concedido ACESSO TOTAL. Isso é consistente com o nível máximo que o usuário conseguiria por meio do botão Participar.

P: O que acontece se um proprietário de ACESSO TOTAL tenta remover as permissões de conversa de um usuário que tenha recebido acesso por meio de várias fontes?
R: Um usuário com ACESSO TOTAL pode remover as permissões individuais em nível de conversa de um usuário, mas não pode remover o acesso obtido por meio de outras origens. Ao tentar remover um indivíduo de uma conversa, o usuário com ACESSO TOTAL será solicitado com um modal de aviso, informando que o usuário ainda terá acesso por outros meios.

P: Como saberei se tenho acesso SOMENTE VISUALIZAÇÃO a um documento?

 R: Quando você passa o mouse sobre o botão Compartilhar, será exibido que você tem acesso SOMENTE VISUALIZAÇÃO. Se você clicar em Compartilhar, uma mensagem aparecerá informando que você não tem acesso para compartilhar o documento. 

P: Posso alterar meu próprio nível de acesso?

R: Sim, isso funciona da mesma maneira que ajustar o acesso de outros. Acesse Compartilhamento e ajuste seu acesso. Lembre-se de que você só pode atribuir a si próprio um nível inferior de acesso, portanto, se você mudar para SOMENTE VISUALIZAÇÃO, não poderá atualizar seu próprio acesso de volta para ACESSO TOTAL.