Quip-Folders

この記事では、次の内容について説明します。

• 新規フォルダの作成
• フォルダの共有
• フォルダへのドキュメントの追加
• プライベートフォルダ
• グループフォルダ
• 制限付きフォルダ
• ごみ箱フォルダ
• フォルダビューとフォルダ編成
• 考慮事項

新規フォルダの作成

右上にある [作成] をクリックして [新規フォルダー] を選択します。フォルダに名前を付けてから、対象フォルダと色を選択して [作成] をクリックします。フォルダを非公開にするか、またはフォルダメンバーを追加して他のユーザと共有します。

フォルダの共有

フォルダを共有するには 2 つの方法があります。

1. 個々のメンバーをフォルダに追加します。右上の [共有] をクリックして、ユーザーをフォルダーに追加します。デフォルトでは、各フォルダメンバには、フォルダのコンテンツを編集、参照、共有するためのフルアクセス権が付与されます。フォルダメンバーのアクセス権を編集するには、[共有] > [管理] をクリックします。フォルダーを共有されたユーザーは、共有フォルダーにアクセスして自分自身を削除することもできます。[共有] をクリックし、リストから名前を削除してフォルダーの共有を解除します。 
2. 共有可能なリンクを作成する[共有] をクリックし、リンク共有を切り替えます。リンク共有がオンである場合は、リンクにアクセスできるすべてのユーザがフォルダのメンバーとなり、フォルダのコンテンツを編集、参照、共有できるようになります。

フォルダへのドキュメントの追加

フォルダにドキュメントやスプレッドシートを追加するには 2 つの方法があります。

1. 左上にあるドキュメントまたはスプレッドシートのドロップダウンメニュー (クリックし、[フォルダーに移動] をクリックしてから [他のフォルダーに移動] または [他のフォルダーに追加] を選択します。[他のフォルダーに移動] は、複数のフォルダに同じドキュメントが存在しないように、現在のフォルダからドキュメントを削除して新しいフォルダに移動します。[他のフォルダーに追加] は、複数のフォルダから同じドキュメントにアクセスできるようにします。
2. ドキュメント内で、右上の [共有] をクリックします。フォルダ名を入力してフォルダを選択し、[完了] をクリックします。

注意:通常、フォルダの参照、共有、管理に関するパフォーマンスが大幅に低下してしまうことを避けるため、単一のフォルダに保存するファイルは 1,000 件以内に抑えることをお勧めします。

プライベート フォルダ

すべてのサイトメンバーはデフォルトでプライベートフォルダを持ちます。新規ドキュメントを作成すると、プライベートフォルダーに保存されます。非公開フォルダーのすべてのコンテンツは、ドキュメントを共有しない限り非公開となります。

重要事項:非公開フォルダでドキュメントを共有しても、コンテンツは非公開フォルダから移動されません。ドキュメントを別のフォルダに移動するには、書式バーの左上にある [ドキュメント] をクリックし、[フォルダーに移動] をクリックしてから [他のフォルダーに移動] または [他のフォルダーに追加] を選択します。

グループフォルダ

グループフォルダは、サイト管理者のみが Quip 管理コンソールで作成できます。サイトメンバーには、メンバーである他のフォルダーと同じようにグループフォルダーが表示されます。

多くの会社は、個々のチームまたは部門ごとにグループフォルダーを作成します。通常、グループフォルダには全社で広く共有されるドキュメントが保存されます。

重要:

• グループフォルダのメンバーが 8 人未満である場合は、フォルダ内のドキュメントが更新されるたびに、すべてのフォルダメンバーに通知が送信されます。グループフォルダのメンバーが 8 人より多い場合は、通知設定でフォルダの通知をオンにしているメンバーにのみ通知が送信されます。
• 会社の従業員が 500 人を超えている場合は、アカウントエグゼクティブまたはサクセスマネージャに、大規模な企業特有のフォルダの推奨事項についてお尋ねください。

制限付きフォルダ

フォルダへのアクセスを制限するには、メインの親フォルダからサブフォルダ (子フォルダ) を作成します。たとえば、営業用の親フォルダの下に、アカウントエグゼクティブチーム用の制限付きのサブフォルダを追加し、チームのメンバーのみにアクセス権を付与することができます。フォルダを作成してアクセスを制限するための手順は次のとおりです。

フォルダーの作成とアクセス権の制限を行う

1. フォルダを開いて、右上の作成アイコン (紙と鉛筆のアイコン) をクリックしてから [新規フォルダ] を選択します。この新しいサブフォルダは、初期設定ではメインの親フォルダのすべてのメンバーによって共有されます。
2. 新しいサブフォルダで、右上にある [共有] を選択します。そのフォルダを共有しているメンバー数が表示されます。
3. フォルダアイコンの右にある [管理] をクリックします。
4. フォルダへのアクセスを制限するボタンのオン/オフを切り替えます。

制限付きフォルダ設定がオフであれば、親フォルダのすべてのメンバーがフォルダのコンテンツを編集、参照、共有できます。オンであれば、リストされているメンバーのみがフォルダにアクセスできます。フォルダが制限されると、制限付きであることを示す錠アイコンがフォルダに表示されます。
 

ごみ箱フォルダ

ドキュメントを削除すると、ごみ箱フォルダに移動します。ごみ箱に移動したコンテンツは、30 日後に完全に削除されます。[ホーム] > [フォルダ] > [ごみ箱] は、フォルダリストの一番下にあります。

フォルダビューとフォルダ編成

個々のフォルダーを見つける最も簡単な方法は、検索 (Command + J) です。

すべてのフォルダを表示するには、左サイドバーのホームアイコンをクリックし、[フォルダ] を選択します。デフォルトでは、リストビューでファイルの上にフォルダが表示されます。これは、[表示] メニューで変更できます。

フォルダー名を検索するには、フォルダーリストビューをクリックしてフォルダーの名前を入力します。

フォルダーの右端にあるアクションアイコン [ ・ ・ ・ ] を選択すると、フォルダーをお気に入りに追加などのアクションを実行できます。

複数のフォルダーを一度に移動または削除したいですか?詳細はこちら。
 

考慮事項

1 つのフォルダには 1,000 件を超える項目を追加しないことをお勧めします。項目とは、ドキュメント、スプレッドシート、サブフォルダです。項目数が 1,000 件を超えると、パフォーマンスが低下します。

• フォルダに 1,000 件を超える項目を追加する必要がある場合は、フォルダのコンテンツを複数の最上位フォルダに分散させることで、パフォーマンスの低下を軽減できます。
• パフォーマンスが低下すると、フォルダの読み取りが遅くなったり、フォルダの共有やコピーで問題が発生したりします。
• 項目数が 1,000 件に達しないようにするため、新しい最上位フォルダを定期的に作成することをお勧めします。
• フォルダの項目数が 1,000 件を超えると、グリッドビューとリストビューのどちらも同じように読み込みが遅くなります。
• Quip サクセスマネージャに連絡して、フォルダのパフォーマンス低下を回避するための事前計画について相談してください。

質問/フィードバック
サポートチームに連絡してケースを登録してください。その手順はこちらでご確認ください。