Quip でのデータ参照

データ参照とは?

データ参照を使用すると、1 つのスプレッドシートから別のスプレッドシート内のセル、セルの範囲、またはシートを参照できます。スプレッドシートを切り替えたり、コピー & ペーストをしたりする必要がなくなります。シート間でデータを参照することで、非効率を避け、コミュニケーションを改善し、データを常に最新の状態に保つことができます。

データ参照の仕組み

セル、セルの範囲、シートを参照する

時間を節約し、常に最新のデータを入手するのは、それほど難しいことではありません。次の簡単な手順を実行すれば、もうコピー & ペーストは必要ありません。

1) スプレッドシートを開き、クリックします。ドキュメント内のスプレッドシートでも、独立したスプレッドシートでもかまいません。ページ上部のメニューから、[挿入]、[データ参照] の順にクリックします。



また、[ソース]、[New Data Reference] (新規データ参照) の順にクリックすることもできます。



2) 参照するスプレッドシートを検索できるポップアップウィンドウが開きます。最近参照したスプレッドシートが自動的に表示され、左上のスプレッドシート名で検索できます。正しいスプレッドシートが見つかったら、参照する 1 つまたは複数のセルを選択し、右端にある青色の [参照] をクリックすることによってセルまたはセルの範囲のデータを参照できます。


 

[Reference Sheet] (シートを参照) をクリックして、シート全体をインポートすることもできます。



スプレッドシートについて十分な知識があり、関数を使用したい場合は、対象のセルで「=REFERENCERANGE」または「REFERENCESHEET」関数を使うことができます。



 

複数のセル、セル範囲、シートを参照する

1 つのスプレッドシートのライブデータを参照するだけにとどまらず、データ参照ではさまざまなスプレッドシートのデータを 1 つのスプレッドシートにまとめることができます。これにより、データは常に最新の状態に保たれ、1 か所で表示できるようになります。別のスプレッドシートからデータを追加するには、データを挿入するセルをクリックし、新しいデータセットごとに上記の手順を繰り返します。

次の例では、3 つの異なるスプレッドシート (1) マーケティング予算 2) セールス予算 3) カスタマーサクセス予算) を参照する最新のサマリー予算スプレッドシートがあります。 各チームが数値を更新すると、ここの数値も自動的に更新され、常に最新の合計が表示されます。



複数のスプレッドシートのデータをまとめたスプレッドシートがある場合、何が参照され、どこから参照しているかを把握するにはどうすればよいでしょうか? ご安心ください。参照データがあるセルは水色になります。セルをクリックすると、数式バーの [データ参照] をクリックできます。ここから参照元のデータを開くことができます。また、[sync formatting (書式の同期)]、[今すぐ更新]、[edit the range (範囲の編集)]、[unlink the range (範囲のリンク解除)] もできます。スプレッドシートが読み込まれるたびに、またソースデータが更新されるたびに、データは自動的に更新されます。参照元で更新されたデータが参照先のシートに反映されるまで数分かかる場合があることに注意してください。[今すぐ更新] を使えばすぐに更新されるため、待つ必要はありません。書式の同期は自動的に有効になり、ソーススプレッドシートの色や太字などの書式が同期されます。これを無効にするには、[Sync Formatting (書式の同期)] を選択解除します。



 

データ参照に関する FAQ

データ参照を作成できるユーザーは?
データ参照の作成には、ソーススプレッドシートへのアクセスが必要です。データ参照を作成すると、ソースへのアクセスがないユーザーも参照先データを表示できるようになります。最後に参照関数を編集したユーザーがアクセスを失うと、データ参照は無効になります。

データ参照を更新できるユーザーは?
ソースへのアクセスがあるすべてのユーザーがデータ参照を更新できます。ソーススプレッドシートへのアクセスがないユーザーがデータ参照を編集しようとすると、エラーが発生します。

参照先のスプレッドシートから参照元のスプレッドシートのデータを更新できますか?
いいえ、参照先スプレッドシートからデータを更新することはできません。更新するには、参照元のスプレッドシートをクリックする必要があります。

参照先シートのデータを削除すると、参照元のスプレッドシートからもデータが削除されますか?
いいえ。参照先シートからデータを削除しても、参照元シートのデータは削除されません。

参照元データを更新した場合、参照先シートに更新されるまでどのくらいかかりますか?
更新されたデータが表示されるまで数分かかることがあります。データの取得は、1) 参照先のスプレッドシートを開いたとき、2) ページを更新したとき、3) 参照元データを変更したときに行われます。

シート全体を参照した場合、非表示の列や行のデータも取得されますか?
はい、非表示の列や行のデータも取得され、参照先シートでは非表示として扱われません。フィルタリングされた行も同様です。

参照元のスプレッドシートに行や列を追加すると、参照先のシートにも自動的に追加されますか?
「REFERENCESHEET」関数を使ってシート全体を参照した場合 (数式バーで確認)、参照元シートに追加された新しい行や列も参照先シートに追加されます。ただし、「REFERENCERANGE」関数を使って特定の範囲のみ参照した場合、参照される範囲が固定されます。つまり、範囲が A1:C3 の場合、この範囲のデータのみ参照されます。よって、この範囲に行や列を追加した場合、新しい行や列によって元の行や列が切り取られることになります。

参照データでは検索条件を使用できますか?
はい。参照データで検索条件を使用できます。検索条件の詳細については、こちらの 記事 を参照してください。

参照データは並べ替えできますか?
いいえ、参照データでは並べ替え機能は使用できません。

メンションと日付リマインダーを参照すると、通知が重複して届きますか?
いいえ、ソーススプレッドシートの通知のみ届きます。

データ参照の役立つ活用法

可能性は無限大ですが、ここではデータ参照に関する役立つアイデアをいくつか紹介します。

マネージャーが常にチームの最新データを把握

あるエンジニアリングチームのマネージャーである Susie は、チームメンバーにプロジェクトの進捗状況を各自スプレッドシートに記録させ、毎週進捗状況を報告させています。彼女はデータ参照を活用することで、プロジェクトの進捗状況を 1 つのスプレッドシートにまとめ、チームに尋ねたりミーティングを開いたりしなくても、プロジェクトがどの段階にあるかを常に把握できるようになりました。

コピー & ペーストはもう不要

カスタマーサクセスチームに所属している Vivek は、同じ NPS データセットをさまざまな方法で定期的に分析しています。複数のスプレッドシートにデータをコピー & ペーストしていましたが、1 つのセルに変更が加えられた場合、すべてを最新の状態に保つことが困難でした。データ参照を使用することで、同じ顧客データセットを異なる方法で分析し、各スプレッドシートを常に最新の状態に保つことができるようになりました。

Salesforce データを 1 か所に集約

イベントマネージャーの Jan は、1 人あたりのコストを綿密に追跡し、ROI がそれに見合うものであることを確認しています。以前は、この計算を手作業で行っていました。現在は、予算を追跡するスプレッドシートを作成し、データ参照を使って Salesforce のレポートからゲスト登録を取り込んでいます。彼女の新しいシートにはゲスト登録が分単位で反映され、最新の ROI 指標が表示されます。