Quip で便利な @ キー

すべてのチームメイトとすべての作業が一元化されることの利点の 1 つはアクセスです。Quip は、チームを分断して仕事を見つけにくくする障壁 (仕事ツールが多すぎる、メールのスレッドが長い、ファイルシステムがわかりにくいなど) を打ち破り、キーを 1 回押すだけでチームメンバーや仕事に瞬時にアクセスできるようにします。Quip でいずれかのキーを試すとしたら、それは @ です。

学習内容

• チームメイトを @メンションする方法
• タスクの割り当て方法
• Quip でリンクを機能させる方法
• スプレッドシートを追加する方法
• ファイルまたは画像を追加する方法

チームメイトの注意を引く

Twitter や Facebook と同様に、チームメイトに @メンションしてドキュメント、スプレッドシート、または会話への注意を引き付けることができます。この機能の素晴らしい点は、チームメイトがすぐにドキュメントやスプレッドシートにアクセスし、リアルタイムで編集できることです。非常にすばやく操作できます。

ドキュメントでチームメイトを @メンションする

ドキュメントでチームメイトを @メンションする状況は無数にありますが、よくある顧客の使用例の 1 つは、ミーティングのアジェンダに出席者をリストアップすることです。

ドキュメントで誰かを @メンションすると、その人にドキュメントの確認を促す通知がすぐに届きます。アジェンダにアクセスしたユーザーは、資料、メモ、アクション項目などを編集できます。複数のユーザーが同時に同じドキュメントを編集できるため、Quip は共同でメモを作成するのにも適しています。活発な議論の最中に、1 人だけが要点を捉える責任を負う必要はなく、全員が議論に参加し続けることができます。

スプレッドシートでチームメイト を@メンションする

ドキュメントと同様に、スプレッドシートのセルでチームメイトを @メンションできます。これは次のようなユーザーに通知するのに最適です。

• マーケティング予算スプレッドシートのセクションを完了する必要がある有料ソーシャルメディアの所有者
• プロジェクト計画スプレッドシート内の成果物の所有者
• 製品要件テーブルのユーザーストーリーの所有者

通知により、オーナーはスプレッドシートに直接アクセスでき、すぐに編集するために必要なすべてのコンテキストを取得できます。

コメントでチームメイトを @メンションする

実は @メンションはどこでも使用できます。これはドキュメントやスプレッドシートにコメントを残すときに特に便利です。チームメイトに @メンションして質問したり、説明を求めたり、重要なインサイトを共有したりすると、コメントに関する通知が届き、構造化されたリアルタイムのディスカッションが可能になります。チームメイトが会話に参加するのはとても簡単で、数秒以内に反応を得ることができます。

インスタント通知により、チームメイトはコメントスレッドに直接参加でき、コンテキストを確認してリアルタイムで応答できます。これらの「埋め込み会話」は、詳細を話し合ってすぐに回答を得るのに最適です。ディスカッションにコンテキストがあれば、チームはより多くの情報を共有でき、作業をより速く完了できます。

サイドバーメッセージでチームメイトを @メンションする

すべてのドキュメントとスプレッドシートにはサイドバーがあり、そこですべての編集、コメント、メッセージなど、作業の履歴全体が追跡されます。コミュニケーションとコンテンツを 1 つのシンプルなエクスペリエンスに組み合わせることができる魔法のような機能です。作業項目について 1 か所で簡単に議論、修正し、最終決定を下すことができます。退屈なメールのやり取りで時間を無駄にする必要がなくなります。

サイドバーは、ドキュメント全体のレベルでチームメイトの注意を引くのに最適です。ドキュメントを共有する場合でも、質問する場合でも、意見を表明する場合でも、この場所を起点としてチームと議論して共有できます。

チームメイトにタスクを割り当てる

Quip はチームの生産性を向上させるために設計されています。まずはチームの作業を追跡するための共同タスクリストを作成することをお勧めします。@チェックリストを使用してタスクチェックリストを作成し、タスクでチームメイトを @メンションしてタスクを割り当てれば、チームはすぐに動き出します。グループとして成果物をより簡単に追跡し、プロジェクトを時間どおりに納品できるようになります。

ドキュメント、スプレッドシート、フォルダーへのリンク

@メンションを利用すると、自分の作業へのリンクも簡単に作成できます。すべての作業を Quip で管理することの優れた点は、関連する作業を統合して、全員が最新情報を把握できることです。「@」と入力すると、スプレッドシート、ドキュメント、フォルダーのいずれかのタイトルを検索し、リンクを挿入できます。これは Quip 全体で機能します。段落だけでなく、スプレッドシートのセル、サイドバーの会話、1 対 1 のメッセージでも機能します。 

プロのヒント: セル参照でデータを表示する

スプレッドシートをドキュメントに直接統合するため、データが個々のファイルに埋もれてしまうことがありません。ドキュメントのテキストに「@Cell Reference」 (@セル参照) と入力すると、スプレッドシートのデータを参照できます。エグゼクティブサマリーを作成したり、大規模なスプレッドシートの重要なデータを表示したり、ミーティングの論点を強調したりする場合に極めて効果的な方法です。

ファイルまたは画像を追加する

Quip は生きたドキュメント、つまりチームとして作業を簡単に作成、共有、議論できるリアルタイムの動的なドキュメントです。ただし、場合によっては画像や PDF など、Quip 以外のファイルで作業する必要があることもあります。次回メールを書いてファイルを添付しようとするときは、代わりにドキュメントを作成し、@ を使用してファイルを添付してみてください。Quip では、これらすべてのファイルにアクセスし、共有し、チームで議論できます。