Quip의 문서 및 폴더 공유

사람이 많을수록 일이 쉬워진다는 말처럼 공동 작업은 업무를 빠르고 간단하게 만들어줍니다. 프로젝트를 추적하고, 내년 예산을 계획하거나, 팀의 점심 주문을 수령하는 등 다양한 작업에서 Quip은 필요한 사람을 작업 중인 문서로 데려옵니다.

필요할 경우 모든 사람들이 서로의 작업을 알아야 합니다. 이제 작업을 공유하십시오. 방법은 다음과 같습니다.

목차

• 공유의 기본 사항
  • 개별 작업자 추가
  • 폴더에 콘텐츠 추가
  • 공유 가능한 링크 가져오기
• 조직 외부의 작업자와 공유
• 외부 사용자와 링크 공유에 대해 자세히 알아보기
• 제한된 외부 공유 사용
• 문서를 공유하는 사람을 확인하는 방법은 무엇입니까?
• 폴더에 대한 참고 사항
• 액세스 권한이 없는 항목에 대한 액세스를 요청하는 방법은 무엇입니까?
• 문서, 스프레드시트, 폴더 또는 채팅방에 대한 액세스 권한을 제거하는 방법은 무엇입니까?

공유의 기본 사항

3가지 방법으로 다른 사람과 콘텐츠를 공유할 수 있으며 문서 창의 오른쪽 상단에 있는 "공유" 버튼을 통해 세 가지 방법을 모두 사용할 수 있습니다.

"공유"를 클릭하면 유용한 모달 창이 나타납니다.

이제 다음을 수행할 수 있습니다.

1. 이름 또는 이메일 주소를 수동으로 입력하여 개별 작업자를 추가합니다.
2. 폴더에 문서를 추가하여 작업자 그룹을 추가합니다. 폴더에 속하는 모든 작업자가 폴더의 문서에 액세스할 수 있습니다.
3. 공유 가능한 링크 토글을 설정하여 문서에 대한 공유 가능한 링크를 가져옵니다. 링크를 복사하고 공유할 사람에게 보냅니다.

Quip을 통한 공동 작업의 장점은 다양한 공유 방법이 마련되어 있으며 세분화된 권한을 통해 액세스 수준을 사용자 정의하는 방법도 있습니다. 원하는 대로 제어하십시오.

개별 작업자 추가

"이름 또는 이메일로 추가" 필드에서 다음을 수행할 수 있습니다.

• 조직에 속한 사용자의 이름을 입력합니다. 첫 몇 글자를 입력하면 자동으로 완성됩니다.
• 조직에 속한 사용자의 이름을 클릭합니다. 시간을 절약하기 위해 상호 작용 빈도가 가장 높은 작업자가 나열됩니다.
• 조직에 속해 있는지 여부와 상관없이 모든 작업자의 이메일 주소를 입력합니다. 그러면 모든 작업자를 계속 추적할 수 있으며, 작업자의 조직을 나타내는 유용한 빨간색 배지도 추가되었습니다. 별다른 추측을 하지 않아도 됩니다. 합리적으로 공유할 수 있도록 작업자가 조직 외부 인물일 경우 항상 알려드립니다.

• 액세스 권한을 할당합니다. 세분화된 권한을 사용하면 적절한 사람에게 적절한 수준의 액세스 권한이 부여되는지 확인할 수 있습니다. 문서를 공유하는 개인에 대해 각각 전체 액세스, 편집 액세스, 댓글 액세스 또는 보기 전용 액세스 권한을 부여할 수 있습니다.

폴더에 콘텐츠 추가

작업자 그룹과 문서를 공유하려면 폴더에 추가하고 그룹에 폴더에 대한 멤버십이 있는지 확인하기만 하면 됩니다. 이렇게 하면 문서가 해당 폴더에 속한 모든 작업자와 자동으로 공유됩니다.

검색 막대에 폴더 이름을 입력하고 "공유"를 누릅니다. 정말 간단합니다! 개인과 공유할 때와 마찬가지로 폴더의 액세스 수준을 관리해야 합니다. 세부 권한을 통해 문서에 대한 그룹의 상호 작용을 사용자 정의할 수 있습니다.

여러 폴더에서 문서를 공유할 수도 있습니다. 변경 후 모든 문서가 업데이트되어 버전 지정 관련 문제가 발생하지 않습니다. 걱정하지 마십시오.

폴더에 속한 작업자가 7명 이하일 경우 모든 작업자에게 추가한 문서에 대한 알림이 전송됩니다. 폴더에 속한 작업자가 7명을 초과할 경우에는 알림을 건너뜁니다. (대규모 그룹에서는 이러한 알림이 도움이 되기보다는 방해가 된다고 확인했습니다.)

참고: 사이트 구성원마다 기본적으로 비공개 폴더가 주어집니다. 새 문서가 생성될 때마다 비공개 폴더에 보관됩니다. 비공개 폴더의 모든 콘텐츠는 문서가 공유되는 경우를 제외하고 비공개로 유지됩니다. 
여기를 클릭하여 폴더에 대해 자세히 알아보십시오. 참고: 폴더에 대한 권한은 디자인에 따라 전체 액세스 또는 권한 없음일 수 있습니다. 폴더에 대한 읽기 전용 또는 기타 권한은 없습니다. 

공유 가능한 링크 가져오기

사용자 및 일부 사용자가 복사 및 붙여넣기를 즐겨 사용할 경우 문서 또는 폴더에 연결된 URL을 전송하여 다른 사람들과 문서나 폴더를 공유할 수 있습니다. 공유할 문서로 이동하고 "공유" 대화 상자에서 공유 가능 링크 토글을 설정합니다.

다음은 폴더 수준의 공유에 대한 예입니다. 점 세 개 버튼을 클릭하고 메뉴에서 공유를 선택합니다. 공유 가능한 링크를 전환 또는 설정하는 나머지 단계는 위에 설명된 문서 공유 예와 같습니다.
 
공유 가능한 링크 토글이 해제되면 URL을 사용하여 문서에 액세스할 수 없습니다. (이 설정은 새 문서의 기본 설정입니다.)  

전송 후에는 링크를 쉽게 전달할 수 있으므로 URL을 통해 도착한 문서에서 사용자가 수행할 수 있는 작업 및 수행할 수 없는 작업을 추가적으로 제어할 수 있습니다.

• "보기, 편집, 댓글"은 문서를 보고 편집할 수 있으며 대화 창 및 인라인 댓글에 참여할 수 있다는 의미입니다.
• "보기 전용"은 문서를 볼 수는 있지만 편집할 수는 없다는 의미입니다.

"보기 전용" 설정은 문서를 보는 사람이 실제로 볼 수 있는 항목을 추가적으로 제어하는 옵션이 포함되어 있습니다.

• "대화 표시"는 문서를 보는 사람이 문서의 대화 창을 볼 수 있습니다.
• "차이 표시"는 해당 대화 창에서 문서의 편집 내역을 포함합니다.
• "새 메시지 허용"을 사용하면 다른 사용자가 문서 대화에 추가할 수 있습니다(그러나 문서 자체는 편집할 수는 없습니다).
• "댓글 허용"을 사용하면 다른 사용자가 문서의 콘텐츠에 대한 댓글을 남길 수 있습니다(그러나 해당 콘텐츠를 편집할 수는 없습니다).
• "편집 요청 허용"을 통해 다른 사용자가 문서의 콘텐츠를 편집할 권한을 요청할 수 있습니다.

"보기 전용" 및 "보기 및 편집" 설정 모두에서 다음 항목도 나타납니다.

• "whatever-your-domain-is.com 외부 액세스 허용"의 경우 조직에 속하지 않는 작업자가 공유 문서에 액세스할 수 있습니다.
• "언급된 경우 whatever-your-domain-is.com에서 작업자에게 알림"을 사용하면 조직의 작업자가 관련 알림을 통해 최신 정보를 얻고 연결 상태를 유지할 수 있습니다.

"조직 외부"는 조직 외부의 모든 사람이라는 점에 유의하십시오. 고객에게 URL을 보내고 해당 고객이 URL을 George Clooney에 보낼 경우 George Clooney도 문서를 읽을 수 있습니다. 따라서 George Clooney에게 표시하지 않아야 할 항목을 입력하지 않았는지 확인하십시오.

조직 외부의 작업자와 공유

공동 작업은 팀에서 벌어지는 일로 한정되지 않습니다. 회사 내에서 공유하는 것과 마찬가지로 회사 외부 사람과도 쉽게 공유할 수 있습니다. 다음은 공유 방법입니다. 항상 "공유" 메뉴에서 시작하십시오.

1. "이름 또는 이메일로 추가" 필드에 작업을 공유할 작업자의 이메일 주소를 입력합니다.
2. 공유 가능한 링크를 설정한 다음 "복사"를 클릭하여 문서의 URL을 클립보드에 복사합니다(프로세스에서 URL로 공유 활성화). 이제 원하는 사람에게 해당 URL을 보낼 수 있습니다.

조직 외부 작업자(특히 사이트)가 문서에 참여하면 그에 따라 문서의 제목 표시줄에 있는 작은 배지가 나타납니다. 배지를 클릭하여 공유 설정을 열고 전체 구성원 목록에 액세스합니다.

외부 사용자와 링크 공유에 대해 자세히 알아보기

외부 사용자의 권한 수준은 계정 보유 여부에 따라 결정됩니다.

• 계정이 있는 방문자는 링크 수준에서 권한 집합에 따라 문서에 액세스할 수 있습니다.
• 계정이 없는 방문자는 문서를 볼 수만 있으며 문서에 댓글을 달거나 콘텐츠를 편집할 수 없습니다. 댓글을 달거나 편집을 수행하려면 등록하라는 메시지가 나타납니다. 별도의 작업을 원하지 않아도 Quip에 가입해 주시면 감사하겠습니다. ☺️

제한된 외부 공유 사용

회사에서 Quip Enterprise 계층을 사용할 경우 외부 공유를 비활성화하거나 권한이 있는 공동 작업자의 허용 목록으로 외부 공유를 제한하는 옵션이 구축되어 있습니다.

회사에서 이 설정을 활성화할 경우 관리자가 허용 목록에 추가할 경우를 제외하고 사용자가 회사 외부자와 문서를 공유할 수 없습니다. 관리자에게 연락하여 외부 공동 작업자를 추가할 수 있습니다. Quip 지원 팀은 외부 공동 작업자를 추가할 수 없습니다. 허용 목록에 없는 사람과 공유하려고 할 경우 오류 메시지가 표시됩니다.

또한 다른 회사의 사용자가 만든 폴더에 문서를 추가할 수 없습니다. 단, 해당 폴더 및 폴더 내부의 문서를 회사 외부에서 공유할 수는 있습니다. (이와 마찬가지로 다른 회사의 사용자가 만든 폴더 내부의 폴더에 문서 또는 폴더를 추가할 수 없습니다.) 다른 회사의 사용자가 만든 폴더에 문서를 추가하려고 할 경우 오류 메시지가 표시됩니다.

문서를 공유하는 사람을 확인하는 방법은 무엇입니까?

문서의 맨 위에 있는 "공유" 버튼을 살펴봅니다.

• 숫자가 보입니까? 문서가 공유된 사람의 수입니다.
• 숫자가 표시되지 않습니까? 그러면 문서에 대한 액세스 권한이 있는 유일한 사용자입니다.

문서에서 특정 사용자를 파악하려는 경우 "공유" 버튼을 클릭하고 "관리"를 클릭하여 전체 목록을 봅니다.

공유 폴더에 대한 노트

전체 최상위 폴더에 대한 액세스 권한을 제공하지 않고 중첩된 하위 폴더를 개인과 공유하려는 시도는 문서 공유가 아닌 불가능한 일처럼 여겨질 수 있습니다. 그러나 걱정하지 마십시오. 다음 방법으로 공유할 수 있습니다.

1. 중첩된 하위 폴더 내에서 "공유" 버튼을 클릭합니다.
2. 드롭다운에서 "고급 옵션"을 선택합니다. 축하합니다. 이제 강력한 사용자가 되었습니다.
3. "이 폴더에만 사람 추가"를 선택하고 원하는 만큼 개별 이름 또는 이메일 주소를 입력합니다.

전문가 팁: 하위 폴더에 추가된 개인은 "공유" 드롭다운 메뉴의 "추가 사람" 아래에 표시됩니다.

하위 폴더가 공유되는 사람 확인:

1. 하위 폴더의 "공유" 버튼을 클릭합니다.
2. "그룹" 섹션 아래에서 최상위 폴더를 선택합니다. 그러면 폴더 권한 보기로 이동하며 이제 최상위 폴더의 구성원 수를 비롯하여 하위 폴더 수준의 개인 수를 모두 확인할 수 있습니다.
3. 숫자 중 하나를 클릭하여 폴더가 공유된 사람의 세부 사항을 확인합니다. "모든 구성원 보기"를 클릭하여 전체 목록을 살펴볼 수도 있습니다.

액세스 권한이 없는 항목에 대한 액세스를 요청하는 방법은 무엇입니까?

경우에 따라 액세스 권한이 없는 문서의 링크를 따라갈 때가 있습니다. 걱정하지 마십시오. 액세스를 요청하려는 경우 간단하게 요청할 수 있습니다. 링크를 방문하려고 시도하면 표시되는 "액세스 권한 요청" 버튼을 클릭하면 됩니다.

문서에 대한 액세스 권한이 있는 모든 사람이 요청에 대한 알림을 수신합니다. 많은 사람과 공유할 수 있는 문서의 보기 권한을 요청할 경우 이 점에 유의하십시오.

문서, 스프레드시트, 폴더 또는 채팅방에 대한 액세스 권한을 제거하는 방법은 무엇입니까?

공유를 해제하는 가장 좋은 방법은 첫 위치에서 공유한 방식에 따라 다릅니다.

• 개별적으로 사람을 추가한 경우 "공유" 버튼을 클릭한 다음, "관리"를 선택하여 해당 작업자를 제거할 수 있습니다. 제거할 사람 옆에서 현재 액세스 수준을 클릭합니다. 그러면 기타 사항과 함께 "액세스 제거" 옵션이 포함된 드롭다운 메뉴가 열립니다. 클릭해 보십시오.

• 공유 폴더를 통해 사람을 추가한 경우 "액세스 제거"에 같은 드롭다운 메뉴를 트리거할 수 있습니다. 해당 공유 폴더 밖으로 옮기거나 폴더 자체에서 사람을 제거할 수도 있습니다.
  • 다른 폴더로 옮기려면 "공유" 버튼을 클릭하고 "이 폴더 옮기기"를 선택한 다음, 마지막으로 "기타 폴더로 이동"을 선택합니다. 다른 공유 폴더로 옮겨 다른 작업자 집합과 공유하거나 비공개 폴더로 옮겨 모든 사람과 공유 해제할 수 있습니다.

• • 폴더 자체에서 사람을 제거하려면 해당 폴더로 이동하여 "공유" 버튼을 클릭한 다음, "사람 제거"를 선택합니다. 제거하는 사람은 해당 폴더의 모든 항목에 액세스하지 못하므로 필요한 항목이 없는지 확인하십시오.

사용자가 '날짜', '날짜 시간', '시간' 데이터 유형 필드에 대한 변경 사항을 가져오는 데 문제가 발생할 수 있습니다.

• • 유용한 세부 정보: 공유 폴더를 통한 작업자 추가 외에 개별적으로 문서에 사람을 추가한 경우 해당 문서를 비공개 폴더로 만들면 공유 폴더를 통해 추가한 그룹만 제거됩니다. 개별적으로 추가한 작업자는 계속 문서에 액세스할 수 있습니다.
• URL을 공유하여 작업자를 추가한 경우 해당 URL을 통해 사용자가 보유한 액세스 수준을 낮추거나 해당 URL을 완전히 비활성화할 수 있습니다.
  • 중요: 링크를 비활성화해도 URL을 따라 이동한 다음, 공동 작업자로 등록한 사람에게는 영향을 미치지 않습니다. 콘텐츠에 자체 추가한 경우 "공유" 버튼을 클릭하고 "관리"를 선택한 다음, "사람 제거"를 선택하여 개별적으로 제거해야 합니다.