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How to Update and Refresh Templates in Quip (Aktualisieren und Neuladen von Vorlagen in Quip)

Veröffentlichungsdatum: Feb 13, 2024
Beschreibung
Enthält die verfügbaren Optionen und detaillierte Anweisungen zur Aktualisierung von Vorlagen und zur Gewährleistung, dass alle Aktualisierungen in zuvor generierten Dokumenten berücksichtigt werden.
Lösung
Die folgenden Optionen stehen zur Verfügung, um eine erfolgreiche Aktualisierung der Vorlagen zu gewährleisten:

Option 1: Erstellen Sie eine neue Vorlage und ein neues URL-Feld und fügen Sie einen neuen Vorlagen-URL hinzu.
Option 2: Erstellen Sie eine neue Vorlage und ersetzen Sie den Vorlagen-URL im vorhandenen URL-Feld.
Option 3: Aktualisieren Sie den vorhandenen Abschnitt über Salesforce Flow.
Option 4: Aktualisieren Sie alle zuvor generierten Dokumente manuell.


Option 1: Erstellen Sie eine neue Vorlage und ein neues URL-Feld und fügen Sie einen neuen Vorlagen-URL hinzu, beispielsweise "Accountplan GJ22".

Setup-Details
  • Erstellen Sie eine neue Vorlage und einen neuen Vorlagen-URL, beispielsweise "Accountplan GJ22".
  • Fügen Sie Ihrer Salesforce-Konfiguration dieses Feld und diese Komponente hinzu.
  • (Optional) Entfernen Sie die alte Vorlagenregisterkarte und den alten Vorlagen-URL aus der Datensatzansicht.
Pro: Sie können ein komplett separates Dokument erstellen, das die Details für den Account erfasst. Sie können Berichte zum alten Dokument-URL und zum neuen Dokument-URL erstellen.
Kontra: Von Ihrem Accountplan gibt es mehrere Versionen.


Option 2: Erstellen Sie eine neue Vorlage und ersetzen Sie den Vorlagen-URL im vorhandenen URL-Feld.

Setup-Details
  • Erstellen Sie eine neue Vorlage.
  • Konfigurieren Sie die Dokumentkomponente erneut, sodass sie auf den neuen Vorlagen-URL verweist.
  • Aktualisieren Sie die Datensätze, entweder:
    • Manuell: Entfernen Sie auf der Ebene eines einzelnen Datensatzes den Link von der Komponente und erstellen Sie ein neues Dokument aus der Vorlage.
      • Falls Sie "Link aus Komponente entfernen" verwenden, ist das alte Dokument weiterhin an den Datensatz angehängt und sollte sich auch in der zugeordneten Dokumentkomponente befinden.
      • Falls Sie "Link aus Datensatz entfernen" verwenden, ist das alte Dokument nicht mehr an den Datensatz angehängt und sollte sich nicht in der zugeordneten Dokumentkomponente befinden.
      • Hinweis: Das alte Dokument bleibt in Quip bei beiden Optionen erhalten.
    • Programmgesteuert: Aktualisieren Sie das Quip-URL-Feld programmgesteuert durch den neuen Quip-URL.
      • Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld (der Datentyp ist boolesch), um das Feld zu aktualisieren, wenn Sie neue Dokumente generieren möchten.
      • Verwenden Sie Data Loader, um alle Accounts nach Bedarf einer Massenaktualisierung zu unterziehen.
      • Hinweis: Die alten Dokumente werden an den Datensatz angehängt (und in der zugeordneten Dokumentkomponente angezeigt). Die neuen Dokumente befinden sich dagegen im integrierten Bereich.
Pro: Verwaltet ein Feld für den Accountplan.
Kontra: Hoher Aufwand. Zu alten Dokumenten können im Datensatz keine Berichte erstellt werden und es kann sein, dass es mehrere Versionen des Accountplans gibt.


Option 3: Aktualisieren Sie den vorhandenen Abschnitt über Salesforce Flow.

Bearbeiten oder ergänzen Sie Inhalt pro Dokumentabschnitt. Verwenden Sie dazu diese grundlegende unterstützende Dokumentation und die nachfolgenden Setup-Details:

Setup-Details
  • Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld im Salesforce-Objekt für die Quip-Dokumentzuordnung.
  • Dadurch wird ein automatisch gestarteter Flow gestartet (der im Hintergrund ausgeführt wird).
    • Es empfiehlt sich, das Feld nur einem Administrator zur Verfügung zu stellen.
  • Erstellen Sie einen durch einen Datensatz ausgelösten Flow und wählen Sie aus den verfügbaren Layouts aus.
  • Nehmen Sie die Konfiguration so vor, dass ein Flow ausgelöst wird, wenn ein Datensatz aktualisiert wird und nach dem Speichern des Datensatzes.
  • Wählen Sie das Objekt aus, dessen Datensätze die Ausführung des Flows auslösen, wenn sie aktualisiert werden, also das Account-Objekt.
  • Geben Sie die Bedingung für die Überprüfung der Aktualisierung des zuvor erstellten benutzerdefinierten Felds an.
    • Es empfiehlt sich, den Flow nur auszuführen, wenn ein Datensatz aktualisiert wird, um die Bedingungsanforderungen zu erfüllen.
  • Erstellen Sie ein neues Vorlagendokument in Quip.
  • Erstellen Sie eine Quip-Aktion, ziehen Sie sie, legen Sie sie im Flow Builder ab und wählen Sie Quip-Dokument bearbeiten aus. Verwenden Sie beim Erstellen der Quip-Aktion die folgenden Werte:
Bezeichnung: Vorlagendokumente aktualisieren
API-Name: Vorlagendokumente_aktualisieren

Inhaltsspeicherort: replace_section
Dokument-URL: {!$Record.Quip_URL__c} // Dies ist das URL-Feld des Quip-Dokuments zum Speichern des Quip-URLs im Salesforce-Objekt.

Dokumenttyp bearbeiten: Dokument

Inhalt: NEW CONTENT // Dies ist der neue Inhalt, der den alten Inhalt ersetzen soll. Inhaltsformat: HTML
Abschnittsübereinstimmungstyp: Präfix
Abschnittstil: Überschrift //

Abschnittstext: Abschnitt A // Stichwörter zum Identifizieren des Abschnitts, in dem Inhalt hinzugefügt oder ersetzt werden soll.
Abschnittstyp: Textübereinstimmung

Ausgabewerte speichern: (Variablen manuell zuweisen)

Dokumentlink: {!$Record.Quip_URL__c}
 
  • Aktualisieren Sie den Namen für den Abschnitt, aktualisieren Sie das Salesforce-Feld über die Benutzeroberfläche oder die API.
  • Testen Sie auf Erfolg.

Pro: Die Aktualisierung/Ergänzung eines bestimmten Abschnitts eines vorhandenen Dokuments bietet mehr Flexibilität für kleinere Aktualisierungen an Ihrem Accountplan.
Kontra: Hoher Aufwand und potenziell fehleranfällig. Setzt zudem voraus, dass die Abschnittstitel aus den ursprünglich generierten Dokumenten nicht durch einen Endbenutzer geändert worden sind.


Option 4: Aktualisieren Sie alle zuvor generierten Dokumente manuell.

Setup-Details
  • Aktualisieren Sie auf der Ebene eines einzelnen Datensatzes die Dokumente manuell.
Pro: Einmalaktualisierung an allen generierten Dokumenten, ohne dass Backend-Änderungen erforderlich sind.
Kontra: Manuelles Setup, schwierig zu skalieren.



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Nummer des Knowledge-Artikels

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