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Cómo actualizar y actualizar plantillas en Quip

Fecha de publicación: Feb 13, 2024
Descripción
Opciones disponibles e instrucciones detalladas para actualizar las plantillas y garantizar que todas las actualizaciones se reflejen en los documentos generados anteriormente.
Solución
Las siguientes opciones están disponibles para garantizar actualizaciones de plantillas correctas:

Opción 1: Cree una nueva plantilla, un nuevo campo de url y agregue una nueva url de plantilla
Opción 2: Cree una nueva plantilla y reemplace la url de la plantilla en el campo de url existente
Opción 3: Actualice la sección existente a través de Salesforce Flow
Opción 4: Actualice manualmente todos los documentos generados anteriormente


Opción 1: Cree una nueva plantilla, un nuevo campo de URL y agregue una nueva URL de plantilla, p. ej., “Plan de cuenta para el año fiscal 22”.

Detalles de configuración
  • Cree una nueva plantilla y una URL de plantilla, p. ej., "Plan de cuenta para el año fiscal 22”
  • Agregue este campo y componente a su configuración de Salesforce
  • (Opcional) Elimine la pestaña de plantilla anterior y la URL de la plantilla de la vista de registro.
Pros: Cree un documento completamente separado que pueda capturar los detalles de la cuenta. Puede informar sobre la URL del documento antiguo y la URL del documento nuevo.
Contras: Habrá varias versiones de su plan de cuenta existentes.


Opción 2: Cree una nueva plantilla y reemplace la URL de la plantilla en el campo de URL existente

Detalles de configuración
  • Crear una nueva plantilla
  • Vuelva a configurar el componente del documento para que apunte a la nueva URL de la plantilla
  • Actualizar los registros, una de dos
    • Manualmente: En un nivel de registro individual, elimine el enlace del componente y cree un nuevo documento a partir de la plantilla
      • Si "elimina el enlace del componente", el documento antiguo sigue adjunto al registro y también deberá estar en el componente del documento asociado.
      • Si "elimina el enlace del registro", el documento antiguo ya no se adjuntará al registro y no deberá estar en el componente del documento asociado.
      • Nota: el documento antiguo existirá en Quip con cualquiera de las opciones
    • Forma programática: Actualice el campo url de Quip con la nueva url de Quip de forma programática
      • Cree un campo personalizado: el tipo de datos es booleano para actualizar el campo cuando desee generar nuevos documentos
      • Utilice el cargador de datos para actualizar de forma masiva todas las cuentas según sea necesario
      • Nota: los documentos antiguos se adjuntarán al registro (y aparecerán en el componente de documento asociado), mientras que los documentos nuevos estarán en el área incrustada.
Pros: Mantiene un campo para el plan de cuenta.
Contras: Alto esfuerzo. Los documentos antiguos no se incluirán en el registro, y es posible que existan varias versiones del plan de cuenta.


Opción 3: Actualice la sección existente a través de Salesforce Flow

Edite o agregue contenido por sección del documento utilizando esta documentación de apoyo clave y los detalles de configuración a continuación:

Detalles de configuración
  • Cree un campo personalizado en el objeto de Salesforce para la asociación del documento de Quip
  • Esto iniciará un flujo de inicio automático (se ejecuta en segundo plano).
    • Prácticas recomendadas: haga que el campo solo esté disponible para un administrador
  • Cree un flujo activado por el registro, seleccionando cualquiera de los diseños disponibles.
  • Configure para activar el flujo cuando Un registro se actualiza y Después de guardar el registro
  • Elija el objeto cuyos registros activan la ejecución del flujo cuando se actualizan, es decir, objeto Cuenta
  • Proporcione la condición para verificar la actualización en el campo personalizado creado anteriormente
    • Prácticas recomendadas: ejecute el flujo solo cuando se actualice un registro para cumplir con los requisitos de condición
  • Cree un nuevo documento de plantilla en Quip
  • Cree una acción de Quip (arrastrar y soltar) en el generador de flujo y seleccione Editar documento de Quip. Utilice los siguientes valores al crear la acción Quip:
Etiqueta: Actualizar documentos con plantilla
Nombre de la API: Update_templated_documents

Ubicación de contenido: replace_section
URL del documento: {!$Record.Quip_URL__c} // Este es el campo URL del documento de Quip que almacena la URL de Quip en el objeto de Salesforce.

Editar tipo de documento: documento

Contenido: NUEVO CONTENIDO // Este es el nuevo contenido con el que desea reemplazar el contenido anterior. Formato de contenido: html
Tipo de coincidencia de sección: prefijo
Estilo de sección: encabezado //

Texto de la sección: Sección A // Palabras clave para identificar la sección donde desea agregar o reemplazar contenido.
Tipo de sección: coincidencia de texto

Almacenar valores de salida: (Asignar variables manualmente)

Vínculo a documento: {!$Record.Quip_URL__c}
 
  • Actualice el nombre de la sección: actualice el campo Salesforce a través de la interfaz de usuario o API.
  • Compruebe que se realizó correctamente

Pros: Realizar actualizaciones o agregar una sección específica a un documento existente permite más flexibilidad para pequeñas actualizaciones de su plan de cuenta.
Contras: Requiere mucho esfuerzo y potencialmente propenso a errores. También requiere que un usuario final no haya modificado los títulos de las secciones de los documentos generados originalmente.


Opción 4: Actualice todos los documentos generados anteriormente de forma manual

Detalles de configuración
  • A nivel de registro individual, actualice los documentos manualmente
Pros: Actualización única de todos los documentos generados, no se requieren cambios de backend.
Contras: Configuración manual, difícil a escala.



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Número del artículo de conocimiento

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