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Procédure de mise à jour et d’actualisation des modèles dans Quip

Date de publication: Feb 13, 2024
Description
Options disponibles et instructions détaillées pour mettre à jour les modèles et s’assurer que toutes les mises à jour sont prises en compte dans les documents générés antérieurement.
Résolution
Les options suivantes sont disponibles pour assurer la réussite des mises à jour et de l’actualisation des modèles :

Option 1 : créer un modèle et un champ d’URL, et ajouter un nouveau modèle d’URL.
Option 2 : créer un modèle et remplacer le modèle d’URL dans le champ d’URL existant.
Option 3 : mettre à jour une section existante via Salesforce Flow.
Option 4 : mettre à jour manuellement tous les documents générés précédemment.


Option 1 : créer un modèle et un champ d’URL, et ajouter un nouveau modèle d’URL, par exemple, « Plan de compte de l’exercice fiscal 22 ».

Détails de configuration
  • Créer un modèle et un modèle d’URL par exemple, « Plan de compte de l’exercice fiscal 22 ».
  • Ajoutez ce champ et ce composant à votre configuration Salesforce.
  • (Facultatif) Supprimez l’ancien onglet et l’ancien modèle d’URL de l’affichage de l’enregistrement.
Avantages : création d’un document entièrement séparé qui peut contenir les détails du compte. Vous pouvez établir un rapport sur l’ancienne URL et la nouvelle URL du document.
Inconvénients : il existera plusieurs versions de votre plan de compte.


Option 2 : créer un modèle et remplacer le modèle d’URL dans le champ d’URL existant.

Détails de configuration
  • Créez un modèle.
  • Reconfigurez le composant de document pour qu’il renvoie au nouveau modèle d’URL.
  • Mettez à jour les enregistrements, soit :
    • Manuellement : au niveau d’un enregistrement individuel, supprimez le lien du composant et créez un document à partir du modèle.
      • Si vous « supprimez le lien du composant », l’ancien document est toujours associé à l’enregistrement et doit également figurer dans le composant de document associé.
      • Si vous « supprimez le lien de l’enregistrement », l’ancien document n’est plus associé à l’enregistrement et ne doit plus figurer dans le composant de document associé.
      • Remarque : l’ancien document apparaîtra dans Quip, quelle que soit l’option choisie.
    • Par programmation : mettez à jour le champ URL de Quip avec la nouvelle URL de Quip par programmation.
      • Créez un champ personnalisé, dont les données sont de type booléen, afin de mettre à jour le champ lorsque vous souhaitez générer de nouveaux documents.
      • Utilisez Chargeur de données pour mettre à jour en masse tous les comptes si nécessaire.
      • Remarque : les anciens documents seront associés à l’enregistrement (et apparaîtront dans le composant de document associé) tandis que les nouveaux documents se trouveront dans la zone incorporée.
Avantages : gère un champ pour le plan de compte.
Inconvénients : demande des efforts importants. Les anciens documents ne pourront pas faire l’objet de rapports dans l’enregistrement, et il peut exister plusieurs versions du plan de compte.


Option 3 : mettre à jour une section existante via Salesforce Flow.

Modifiez ou ajoutez du contenu par section de document à l’aide de cette documentation de base et des détails de configuration ci-dessous :

Détails de configuration
  • Créez un champ personnalisé sur l’objet Salesforce pour l’association de documents Quip.
  • Cette opération permet de lancer un flux automatique (en arrière-plan).
    • Meilleure pratique : faites en sorte que le champ ne soit accessible qu’à un administrateur.
  • Créez un flux déclenché par l’enregistrement, en sélectionnant une des présentations disponibles.
  • Configurez le flux pour qu’il se déclenche lorsqu’un enregistrement est mis à jour et après que l’enregistrement a été sauvegardé.
  • Sélectionnez l’objet dont les enregistrements déclenchent l’exécution du flux lorsqu’ils sont mis à jour, c’est-à-dire l’objet Compte.
  • Indiquez la condition pour vérifier la mise à jour du champ personnalisé créé précédemment.
    • Meilleure pratique : n’exécutez le flux que lorsqu’un enregistrement est mis à jour pour répondre aux exigences de la condition.
  • Créez un modèle de document dans Quip.
  • Créez une action Quip (glisser-déposer) sur Flow Builder et sélectionnez Modifier le document Quip. Utilisez les valeurs suivantes lors de la création de l’action Quip :
Étiquette : Mettre à jour les documents basés sur un modèle
Nom d’API : Update_templated_documents

Emplacement du contenu : replace_section
URL du document : {!$Record.Quip_URL__c} // Il s’agit du champ URL du document Quip qui stocke l’URL Quip sur l’objet Salesforce.

Modifier le type de document : document

Contenu : Nouveau contenu // Il s’agit du nouveau contenu qui remplacera l’ancien contenu. Format du contenu : HTML
Type de correspondance de section : préfixe
Style de la section : en-tête //

Texte de la section : Section A // Mots-clés pour identifier la section dans laquelle vous souhaitez ajouter ou remplacer du contenu.
Type de section : textmatch

Stocker les valeurs de sortie : (Attribution manuelle de variables)

Lien du document : {!$Record.Quip_URL__c}
 
  • Mettez à jour le nom de la section : mettez à jour le champ Salesforce via l’interface utilisateur ou l’API.
  • Test de performance.

Avantages : les mises à jour/ajouts à une section spécifique d’un document existant offrent une plus grande flexibilité pour les petites mises à jour de votre plan de compte.
Inconvénients : demande beaucoup d’efforts et est susceptible de comporter des erreurs. Il faut également que les titres des sections des documents générés à l’origine n’aient pas été modifiés par un utilisateur final.


Option 4 : mettre à jour manuellement tous les documents générés précédemment.

Détails de configuration
  • Au niveau de l’enregistrement individuel, mettez à jour les documents manuellement.
Avantages : mise à jour unique de tous les documents générés, aucune modification du back-end n’est nécessaire.
Inconvénients : configuration manuelle, difficile à l’échelle.



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