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Come aggiornare i modelli in Quip

Data pubblicazione: Feb 13, 2024
Descrizione
Opzioni disponibili e istruzioni dettagliate per aggiornare i modelli e garantire che tutti gli aggiornamenti si riflettano sui documenti generati in precedenza.
Risoluzione
Per garantire che gli aggiornamenti dei modelli vengano eseguiti correttamente, sono disponibili le seguenti opzioni:

Opzione 1: creare un nuovo modello, un nuovo campo URL e aggiungere un nuovo URL modello
Opzione 2: creare un nuovo modello e sostituire l’URL modello nel campo URL esistente
Opzione 3: aggiornare la sezione esistente tramite Flusso Salesforce
Opzione 4: aggiornare manualmente tutti i documenti generati in precedenza


Opzione 1: creare un nuovo modello, un nuovo campo URL e aggiungere un nuovo URL modello, ad es. “Piano account AF22”.

Dettagli di configurazione
  • Creare un nuovo modello e URL modello, ad es. “Piano account AF22”
  • Aggiungere questo campo e questo componente alla configurazione di Salesforce
  • (Alternativa) Rimuovere la scheda del vecchio modello e l'URL modello dalla visualizzazione record.
Pro: si crea un documento del tutto separato nel quale si possono archiviare i dettagli dell’account. L’utente può generare un rapporto sul vecchio e sul nuovo documento.
Contro: saranno disponibili più versioni del piano account dell’utente.


Opzione 2: creare un nuovo modello e sostituire l’URL modello nel campo URL esistente

Dettagli di configurazione
  • Creare un nuovo modello
  • Riconfigurare il componente documento in modo tale che punti verso il nuovo URL modello
  • Aggiornare i record, utilizzando uno dei due metodi seguenti
    • Manualmente: a livello di singolo record, rimuovere il collegamento dal componente e creare un nuovo documento dal modello
      • Selezionando “Rimuovi link da componente,” il vecchio documento rimane allegato al record e deve essere presente anche nel componente documento associato
      • Selezionando “Rimuovi link dal record,” il vecchio documento non è più allegato al record e non deve essere presente nel componente documento associato
      • Nota: indipendentemente dall’opzione scelta, il vecchio documento sarà presente in Quip
    • In modo programmatico: aggiornare il campo URL di Quip con il nuovo URL Quip in modo programmatico
      • Creare un campo personalizzato; il tipo di dati è booleano, per aggiornare il campo quando si desidera generare nuovi documenti
      • Utilizzare Data Loader per aggiornare in blocco tutti gli account secondo necessità
      • Nota: i vecchi documenti saranno allegati al record (e saranno presenti nel componente documento associato), mentre i documenti nuovi saranno inclusi nell’area incorporata
Pro: conserva un campo per il piano account.
Contro: richiede uno sforzo elevato. Non verrà fatto riferimento ai vecchi documenti nel record e possono esistere più versioni del piano account.


Opzione 3: aggiornare la sezione esistente tramite Flusso Salesforce

Modificare o aggiungere contenuti per ogni sezione del documento utilizzando questa documentazione base di supporto e i seguenti dettagli di configurazione:

Dettagli di configurazione
  • Creare un campo personalizzato nell'oggetto Salesforce per l'associazione dei documenti in Quip
  • Questa operazione avvia un flusso lanciato automaticamente (eseguito in background)
    • Procedura ottimale: rendere il campo disponibile solo per un amministratore
  • Creare un flusso attivato da record, selezionando uno dei layout disponibili.
  • Impostare l’attivazione del flusso selezionando due tempistiche: quando Viene aggiornato un record e Dopo che il record viene salvato
  • Scegliere l'oggetto i cui record attivano l’esecuzione del flusso quando vengono aggiornati, cioè l'oggetto Account
  • Indicare la condizione per verificare l'aggiornamento del campo personalizzato creato in precedenza
    • Procedura ottimale: eseguire il flusso solo quando un record viene aggiornato, per soddisfare i requisiti della condizione
  • Creare un nuovo documento modello in Quip
  • Creare un'azione Quip (trascinandola) in Flow Builder e selezionare Modifica documento Quip Utilizzare i seguenti valori per creare l’azione Quip:
Etichetta: Aggiornamento dei documenti basati su modelli
Nome API: Update_templated_documents

Posizione contenuto: replace_section
URL documento: {!$Record.Quip_URL__c} // È il campo URL del documento Quip che memorizza l'URL Quip nell'oggetto Salesforce.

Modifica tipo di documento: documento

Contenuto: NUOVO CONTENUTO // Si tratta del nuovo contenuto destinato a sostituire il precedente contenuto. Formato contenuto: html
Tipo di corrispondenza sezione: prefisso
Stile sezione: intestazione //

Testo sezione: Sezione A // Parole chiave per identificare la sezione in cui si desidera aggiungere o sostituire il contenuto.
Tipo sezione: textmatch

Memorizza valori di output: (assegnazione manuale delle variabili)

Link al documento: {!$Record.Quip_URL__c}
 
  • Aggiornare il nome della sezione; aggiornare il campo Salesforce tramite l’interfaccia utente o l’API.
  • Controllare che tutto funzioni

Pro: l’esecuzione di aggiornamenti/l’aggiunta di una specifica sezione a un documento esistente consente maggiore flessibilità in caso di piccoli aggiornamenti al piano account personale.
Contro: richiede uno sforzo elevato ed è potenzialmente soggetto a errori. Richiede inoltre che i titoli delle sezioni dei documenti generati in origine non siano stati modificati da un utente finale.


Opzione 4: aggiornare manualmente tutti i documenti generati in precedenza

Dettagli di configurazione
  • a livello di singolo record, aggiornare manualmente i documenti
Pro: aggiornamento singolo di tutti i documenti generati, non richiede alcuna modifica di backend.
Contro: configurazione manuale, difficile da scalare.



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