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Quip でテンプレートを更新する方法

公開日: Feb 13, 2024
説明
テンプレートを更新し、すべての更新内容が過去に作成したドキュメントに反映されるようにするための利用可能なオプションと詳しい手順。
解決策
テンプレートの更新とリフレッシュを効果的に実行するには以下のオプションがあります。

オプション 1: 新規テンプレート、新規 URL 項目を作成し、新規テンプレート URL を追加する
オプション 2: 新規テンプレートを作成し、テンプレートの URL を既存の URL 項目に置き換える
オプション 3: Salesforce フローで既存セクションを更新する
オプション 4: 過去に生成されたすべてのドキュメントを手動で更新する


オプション 1: 新規テンプレート、新規 URL 項目を作成し、新規テンプレート URL を追加する (例:「アカウントプラン FY22」)

設定の詳細
  • 新規テンプレートとテンプレート URL を作成します (例:「アカウントプラン FY22」)。
  • この項目とコンポーネントを Salesforce の構成に追加します。
  • (任意) 古いテンプレートタブとテンプレート URL をレコードビューから削除します。
利点: アカウントの詳細を取り込んだ、完全に独立したドキュメントを作成できます。古いドキュメントの URL と新しいドキュメントの URL でレポートできます。
問題点: アカウントプランに複数のバージョンが存在することになります。


オプション 2:新規テンプレートを作成し、テンプレートの URL を既存の URL 項目に置き換える

設定の詳細
  • 新規テンプレートを作成します。
  • 新規テンプレートの URL を参照するようにドキュメントのコンポーネントを再設定します。
  • レコードを更新します (次のいずれかの方法)
    • 手動: 個々のレコードレベルでコンポーネントからリンクを削除し、テンプレートから新規ドキュメントを作成します。
      • 「リンクをコンポーネントから削除」しても、古いドキュメントはレコードにアタッチされたままであり、関連ドキュメントのコンポーネントにも含まれています。
      • 「リンクをレコードから削除」すると、古いドキュメントはレコードにアタッチされなくなり、関連ドキュメントのコンポーネントに含まれなくなります。
      • 注意: どちらのオプションでも Quip には古いドキュメントが存在します。
    • プログラムを使用: プログラムを使用して Quip URL 項目を新規の Quip URL で更新します。
      • カスタム項目の作成 - データタイプは Boolean で、新規ドキュメントの生成時に項目が更新されます。
      • データローダを使用し、必要に応じてすべてのアカウントを一括更新します。
      • 注意: 古いドキュメントはレコードにアタッチされ (同時に関連ドキュメントのコンポーネントにも表示)、新規ドキュメントは埋め込み領域に表示されます。
利点: アカウントプランの項目を 1 つに保てます。
問題点: 多くの労力を要します。古いドキュメントはレコードで報告できず、複数バージョンのアカウントプランが存在する可能性があります。


オプション 3: Salesforce フローで既存セクションを更新する

こちらの主要なサポートドキュメントと以下の設定の詳細を使用して、ドキュメントのセクションごとにコンテンツの編集や追加を行います。

設定の詳細
  • Quip ドキュメントの関連付けのために、Salesforce オブジェクトにカスタム項目を作成します。
  • これにより自動起動フローが開始されます (バックグラウンドで実行)
    • ベストプラクティス: 項目を管理者だけが利用できるようにします
  • 利用可能なレイアウトのいずれかを選択し、レコードトリガーフローを作成します。
  • レコードが更新されたときとレコードが保存された後にフローがトリガーされるように設定します。
  • レコードが更新されたときに、それがフローを実行するトリガーとなるオブジェクトを選択します (取引先オブジェクトなど)。
  • 先に作成したカスタム項目の更新をチェックする条件を指定します。
    • ベストプラクティス: レコードが必要条件を満たすように更新された場合のみフローを実行します。
  • Quip で新規テンプレートドキュメントを作成します。
  • Quip アクション (ドラッグアンドドロップ) を Flow Builder 上に作成し、[Quip ドキュメントを編集] を選択します。Quip アクションを作成するときは以下の値を使用します。
ラベル: Update templated documents
API 参照名: Update_templated_documents

コンテンツの場所: replace_section
ドキュメントの URL: {!$Record.Quip_URL__c} // Salesforce オブジェクト上の Quip URL を格納する Quip ドキュメントの URL 項目です。

ドキュメント種別を編集: ドキュメント

コンテンツ:NEW CONTENT // 古いコンテンツと置き換える新しいコンテンツです。コンテンツの形式: html
セクション一致種別: prefix
セクションスタイル: heading //

セクションテキスト: Section A // キーワードを使用してコンテンツを追加または置き換えるセクションを識別します。
セクション種別: textmatch

出力値を保存: (手動で変数を割り当て)

ドキュメントのリンク: {!$Record.Quip_URL__c}
 
  • セクション名を更新 - UI または API を使用して Salesforce 項目を更新します。
  • 問題なく実行できるかテストします。

利点:既存ドキュメントの特定のセクションを更新/追加することで、アカウントプランの小規模な更新に、より柔軟に対応できるようになります。
問題点: 多くの労力を要し、ミスが生じやすくなります。最初に生成されたドキュメントのセクションタイトルがエンドユーザーによって変更されていないことも必要です。


オプション 4: 過去に生成されたすべてのドキュメントを手動で更新する

設定の詳細
  • 個々のレコードレベルでドキュメントを手動で更新します。
利点: 生成されたドキュメントはすべて 1 回で更新され、バックエンドの変更は必要ありません。
問題点: 手作業でのセットアップとなり規模の拡大が困難です。



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