Quip のガバナンスルール

Quip ガバナンスは、Quip サイト管理者が次の機能を利用できるようにするアドオン製品です。

• データ保持 - データ保持ポリシーにより、管理者は Quip サイト内でデータを保持する期間をコントロールできます。管理者はさまざまな設定を使用して、ユーザーがコンテンツを削除できるようにする前に一定期間コンテンツを保持したり、データ保持ルールを使用して Quip サイトから古いコンテンツを自動的に削除したりできます。
• データホールド - データホールドポリシーにより、ユーザーごとにコンテンツを無期限に保存できます。データホールドはどのデータ保持ルールよりも優先されます。
• レポート機能 - データホールドポリシーとデータ保持ポリシーに関するレポート機能では、threadID、適用されているポリシー、データホールドが有効かどうかなどの重要なメタデータをリストした CSV が生成されます。管理者は管理 API を使用して、このレポートに基づいて関連コンテンツを取得できます。

ガバナンス意識の高い企業では、コンテンツを一定の月数または年数にわたって保持することを定めた業界規制や社内ポリシーに準拠する必要がある場合があります。組織では、保持する必要がなくなった古いコンテンツを完全に削除することで、訴訟やセキュリティ侵害が発生した場合のリスクを軽減することもできます。 

アクセス

管理者は管理コンソール > [ガバナンス] に移動して、Quip のすべてのガバナンス機能にアクセスできます。注意: デフォルトでは、データ保持機能とデータホールド機能にアクセスできるのはスーパー管理者のみです。スーパー管理者は、必要に応じて「データ保持」および「データホールド」の権限セットを他の管理者ロールに割り当てることができます。

データ保持

データ保持ポリシーにより、管理者は Quip サイト内でデータを保持する期間をコントロールできます。管理者はさまざまな設定を使用して、ユーザーがコンテンツを削除できるようにする前に一定期間コンテンツを保持したり、データ保持ルールを使用して Quip サイトから古いコンテンツを自動的に削除したりできます。(日付はすべて UTC)

サイトまたはカスタムのデータ保持ポリシー

管理者は、Quip サイト内のすべてのスレッドに適用されるサイトカスタム保持ポリシーを有効にできます。作成日に基づいて、またはプログラムで選択された内容に基づいて、特定のドキュメントセットにのみ適用されるカスタム保持ポリシーを作成することもできます。サイト保持ポリシーとカスタム保持ポリシーの両方を同時に設定できます。

カスタムデータ保持ポリシーのオプション

管理者は、管理コンソール > [ガバナンス] > [データ保持] > [New Custom Policy] (新しいカスタムポリシー) に移動してこのページにアクセスできます。カスタマイズオプションは以下のとおりです。

• ポリシー名:管理者が設定した、カスタム保持ポリシーの名前。企業に複数のポリシーがある場合に、レポート作成や区別を容易にするために使用されます。
• 適用先:管理者は、作成日に基づいて日付を選択し、新しいポリシーの影響を受けるコンテンツを選択できます。日付が選択されていない場合は、Quip 管理 API を介してポリシーを適用できます。
• 保持期間:管理者は「有効期限」アクションが有効になるまでの保持期間を選択できます。
  • Indefinitely (無期限):選択すると、ポリシーが廃止されるまで、エンドユーザーはすべてのコンテンツを削除できなくなります (カスタムポリシーでのみ使用可能です。サイト全体のポリシーでは使用できません)。
  • Days after creation (作成日後の日数)ドキュメントが作成されてから指定された日数だけポリシーが有効になります。たとえば、期間を 30 日に設定した場合、有効期限アクションはファイルが作成されてから 30 日後に有効になります。
  • Days after modification (変更後の日数):ドキュメントが作成されてから指定された日数だけポリシーが有効になります。たとえば、期間を 30 日に設定した場合、有効期限アクションはファイルが最後に変更されてから 30 日後に有効になります。変更には、編集、コメントの追加、新しいユーザーによるドキュメントへのアクセスなどのアクションが該当します。
• Expiration Action (有効期限アクション):管理者は、保持期間の有効期限が切れたときのアクションを次の 3 つから選択できます。
  • Enable users to delete content (ユーザーがコンテンツを削除できるようにする): 保持期間の有効期限が切れるまでコンテンツを完全に削除することはできません。ユーザーはドキュメントをゴミ箱に移動できますが、保持ポリシーの有効期限が切れるまでドキュメントはゴミ箱に残ります。保持ポリシーの有効期限が切れると、ユーザーはコンテンツを完全に削除できます。このユースケースは主に、ドキュメントの保持に関する社内ポリシーを対象としています。
  • Move to trash (ゴミ箱に移動):有効期限が切れると、コンテンツはゴミ箱に移動されます。30 日後にはすべてのユーザーが削除され、エンドユーザーに表示されなくなります。このコンテンツは、必要に応じて API 経由で復元できます。 この保持ポリシーがアクティブな間は、[Retain content until expiration] (有効期限までコンテンツを保持) が選択されていない限り、エンドユーザーはドキュメントを完全に削除できます。このユースケースは主にサイトをクリーンに保つことを目的としています。
  • Delete Immediately (すぐに削除):保持ポリシーの有効期限が切れてから 30 日後に、ドキュメントは削除されて「元に戻すことができなくなります」。保持期間中であっても、エンドユーザーはドキュメントを削除できます。このユースケースの主な目的は、訴訟で引き渡す必要のある文書や資料に関する企業のリスクを軽減し、セキュリティ侵害が発生した場合のリスクを軽減することです。この有効期限アクションを実行すると Quip サイトからコンテンツが完全に削除されて元に戻せなくなるため、管理者はこの有効期限アクションを実装する前に CSM または AE に相談することをお勧めします。コンテンツが消去されるまでに 30 日間の保留期間があります。
• Retain content until expiration (有効期限までコンテンツを保持):管理者はこれをオンまたはオフに切り替えることができます。これを「オン」にすると、保持期間の有効期限が切れるまでユーザーはコンテンツを削除できなくなります。「オフ」にすると、ユーザーはポリシーの有効期限アクションが有効になる前にコンテンツを削除できます。
• 作成/キャンセル:これらの設定を選択したら、管理者は [作成] をクリックしてデータ保持ポリシーを確立できます。サイト内の影響を受けるすべてのドキュメントにポリシーが自動的に反映され始めます。[キャンセル] をクリックするとポリシーが削除されます。

注意: 一度作成された保持ポリシーは変更できません。

データ保持ホーム画面のオプション

データ保持ホーム画面では、管理者は Quip サイトで作成されたすべての保持ポリシーのリストを表示できます。

• ID: データ保持ポリシーの作成後にプログラムによって割り当てられた ID。レポート機能や Quip ガバナンス API エンドポイントで使用できます。
• ステータス: 以下の表にあるとおり、保持ポリシーは 3 つの状態のいずれかになります。
  • 保留中 - ポリシーは展開中です。注: サイトのサイズと影響を受けるファイルの数によっては、反映されるまでに最長で 24 時間かかる場合があります。
  • アクティブ - ポリシーはスレッドに適用されており、有効な状態です。
  • 廃止 - ポリシーは有効ではなくなっており、Quip サイト内のどのファイルに対してもアクションは実行されません。
• ダウンロード: 管理者が各ポリシーのその他のオプションで [レポートのエクスポート] を選択すると、ここにリンクが表示されます。このリンクをクリックすると、ポリシーが適用されているすべてのスレッドのメタデータを含む CSV がダウンロードされます。[ガバナンス] 内のレポート機能の詳細については、「レポート」セクションを参照してください。
• 追加のアクション: 各ポリシー行の最後の列として下向きの三角形で表されるこのメニューを使用して、管理者はレポートをエクスポートしたり、ポリシーを廃止したりできます。

注意: その他のすべての列は、データ保持ポリシーの作成時に管理者によって設定されます。

データホールド

データホールドにより、指定されたユーザーが開いたファイルが完全に削除されるのを防ぎます。これにより、組織は内部または外部の要件に応じて必要なコンテンツを確実に保持できるようになります。管理者は、データホールドの範囲を制限するために追加の日付要件を設定できます。

サイトまたはカスタムのデータホールドポリシー

管理者は、Quip サイト内のすべてのユーザーとドキュメントに適用されるサイトデータホールドポリシーを有効にできます。ユーザーがコンテンツにアクセスしたタイミングに基づいて、特定のユーザーセットにのみ適用されるカスタム保持データホールドポリシーを作成することもできます。サイトとカスタムのデータホールドポリシーは同時に適用できますが、サイトポリシーが優先されます。

カスタムデータホールドオプション

管理者は、管理コンソール > [ガバナンス] > [Data Hold] (データホールド) > [New Data Hold] (新しいデータホールド) に移動してこのページにアクセスできます。カスタマイズオプションは以下のとおりです。

• 名前:管理者が設定した、新しいデータホールドポリシーの名前。企業で複数のデータホールドを設定している場合に、レポート作成や区別を容易にするために使用されます。
• 適用先:新しいデータホールドに含まれるサイトメンバーのメールアドレス。ユーザーが [適用先] リストに含まれている場合、データホールドが解除されるまで、そのユーザーが開いたスレッドは削除できません。
• 開始日: 開始日が無期限の場合、コンテンツはサイトメンバーの作成時から保持されます。
• 終了日: 終了日が無期限に設定されている場合、そのサイトメンバーのコンテンツは継続的に保持されます。
  • 開始日と終了日がない場合、サイト作成以降に個人がアクセスしたすべてのコンテンツが保持されます。
  • 開始日があって終了日がない場合、開始日からのすべてのコンテンツが保持されます。
  • 開始日がなくて終了日がある場合、サイト作成から終了日までのすべてのコンテンツが保持されます。
• 作成/キャンセル:これらの設定を選択したら、管理者は [作成] をクリックしてデータホールドポリシーを確立できます。サイト内の影響を受けるすべてのユーザーとドキュメントにポリシーが自動的に反映され始めます。[キャンセル] をクリックするとデータホールドが削除されます。

注意: 作成されると、ユーザーはデータホールドに追加したりデータホールドから削除したりできますが、日付を変更することはできません。

データホールドホーム画面のオプション

• ID: データホールドポリシーの作成後にプログラムによって割り当てられた ID。レポート機能や Quip 管理 API エンドポイントで使用できます。
• ステータス: 以下の表にあるとおり、保持ポリシーは 3 つの状態のいずれかになります。
  • 保留中 - ポリシーは展開中です。 注: サイトのサイズと影響を受けるファイルの数によっては、反映されるまでに最長で 24 時間かかる場合があります。
  • アクティブ - ポリシーはスレッドとユーザーに適用されており、有効な状態です。
  • 廃止 - ポリシーは有効ではなくなっており、コンテンツはいずれも完全に削除できます。
• Applied to (適用先): データホールドとデータホールドのメンバーに関する追加情報を表示するには、このリンクをクリックします。
• ダウンロード: 管理者が各ポリシーのその他のオプションで [レポートのエクスポート] を選択すると、ここにリンクが表示されます。このリンクをクリックすると、ポリシーが適用されているすべてのスレッドのメタデータを含む CSV がダウンロードされます。[ガバナンス] 内のレポート機能の詳細については、「レポート」セクションを参照してください。
• 追加のアクション: 各ポリシー行の最後の列として下向きの三角形で表されるこのメニューを使用して、管理者はレポートをエクスポートしたり、データホールドを廃止したりできます。[ガバナンス] 内のレポート機能の詳細については、「レポート」セクションを参照してください。

ユーザーが無効化、転送、またはサイトから削除された

データホールド中のユーザーが無効化、転送、またはサイトから削除された場合でも、ホールド全体が廃止されるまでコンテンツは削除されません。

訴訟ホールドと政府データホールド

Quip の訴訟ホールドの詳細については、こちらのサポート記事をご覧ください。

Quip Governance Data Holds には、Quip Legal Hold と同様の機能に加え、レポート作成、ユーザーごとのデータホールド、カスタムおよびサイト全体の保持ポリシーなどの追加機能があります。

レポート作成

カスタムデータ保持ポリシーとユーザー固有のデータホールドの両方について、管理者はアクティブなポリシーごとに [追加情報] ボタンをクリックしてレポートを生成できます。レポートは、そのポリシーが適用されているすべてのスレッドを含む CSV を生成する、ある時点のスナップショットです。組織では Quip の監査コンプライアンスまたは管理 API を使用して、これらのスレッドから関連するコンテンツを取得できるようになります。

レポートのフィールドは次のとおりです。

• Thread_id
• Author_id
• Active_retention_policy_id
• Active_retention_policy_name
• Under_data_hold (TRUE/FALSE)
• Attached_retention_policy_ids
• Attached_retention_policy_names

ユーザー固有のデータホールドオプションの場合、管理者はデータホールド中のスレッドのコンテンツをエクスポートすることもできます。ドキュメントは .docx として、スプレッドシートは .xlsx として、スライドは .pdf としてエクスポートされます。各スレッドには、会話ペインのすべてのコンテンツが含まれる .html ファイルが付属します。コンテンツのダウンロードリンクはダウンロードされたレポートの最後の行に表示され、管理者がそのコンテンツをダウンロードするための URL も表示されます。管理者がコンテンツをダウンロードするには、管理コンソールで認証する必要があります。

Quip でスレッドをエクスポートできない場合は、管理者が管理 API を使用してコンテンツをダウンロードできるように、レポートでそのことが通知されます。

ポリシーのインタラクションと優先順位付け

より複雑なガバナンス展開の場合、複数のデータホールドとデータ保持ポリシーを適用できます。1 つのドキュメントに複数のポリシーが適用される場合、Quip では次の優先順位を使用して実行するアクションを決定します。

1. データホールドポリシー
   1. 同じスレッドに複数のデータホールドを適用できる場合、最後のデータホールドが廃止されるまでファイルは保持され、削除できなくなります。
      データ保持ポリシー
2. 同じスレッドに 2 つのポリシーを適用できる場合、Quip ではデフォルトで保持期間の長い方のポリシーを使用します。たとえば、サイトに 1 年間の保持ポリシーと 2 年間の保持ポリシーがある場合、Quip では 2 年間の保持ポリシーの有効期限アクションを優先します。
3. 2 つ以上のデータ保持ポリシーの日数が同じ場合、Quip では次の有効期限アクションの順序でポリシーを優先順位付けします。
   1. ユーザーがコンテンツを削除できるようにする
   2. ゴミ箱に移動する
   3. すぐに削除する

ポリシーの廃止

データ保持ポリシーまたはデータホールドポリシーが廃止されると、スレッドに適用できる次のポリシーが直ちに有効になります。複数のポリシーが有効になっている場合、管理者はポリシーを廃止する際に注意する必要があります。

データホールドの削除

データホールドが削除されると、そのポリシーの有効期限の日付がすでに過ぎている場合でも、最初に適用可能なデータ保持ポリシーが適用されます。たとえば、ファイルは作成後 15 日で直ちに削除される予定であったものの、データホールドによりファイルが 30 日間利用可能であった場合、そのデータホールドが削除されると、ファイルは直ちに削除されます (作成後 30 日)。

Quip プラットフォームの変更

Quip ガバナンスでは、管理 API でエンドポイントを選択するための追加のメタデータと、ポリシーに関する追加情報を要求してポリシーを適用するための追加のエンドポイントを導入しています。追加のイベントも導入される予定です。詳細は、https://quip.com/dev/admin/documentation を参照してください。