Administrator-Konsole, Salesforce Anywhere (Quip)

Dieser Artikel behandelt folgende Punkte:

• Aufrufen der Administrator-Konsole
• Verwalten von Site-Mitgliedern
• Hinzufügen neuer Mitglieder
• Anzeigen und Bearbeiten von Informationen über Mitglieder
• Deaktivieren von Accounts
• Zusammenführen von Accounts
• Mitglieder zu Administratoren hochstufen
• Exportieren von Benutzeraktivitäten

Aufrufen der Administrator-Konsole

Hier führen Sie die meisten Ihrer administrativen Aktionen durch. Sie können die Administrator-Konsole über Ihr Accountmenü erreichen:

Klicken Sie auf Ihr Bild in der linken unteren Ecke > Administrator > Administrator-Konsole starten

Alle kostenpflichtigen Salesforce Anywhere (Quip)-Sites verfügen über Administrator-Konsolen mit zugewiesenen Administratoren. 

Verwalten von Site-Mitgliedern

Die Administrator-Konsole kann über die linke Seitenleiste der Konsole navigiert werden. Wählen Sie Site-Mitglieder aus, um Aktionen für mitgliederbezogene Aufgaben durchzuführen. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü am oberen Rand der Seite, um an folgende Stellen zu navigieren:

• Aktivierte Mitglieder: Alle aktiven, verrechenbaren Mitglieder Ihrer Site. Enthält keine vorgesehenen Mitglieder oder Bots
• Administratoren: Mitglieder mit administrativen Rechten auf Ihrer Site. Das schließt Sie ein.
• Vorgesehene Mitglieder: Mitglieder, die über die Administrator-Konsole zur Website hinzugefügt wurden (mehr dazu weiter unten), sich aber noch nicht angemeldet haben.
• Ausstehende Mitglieder: Mitglieder, die sich auf Ihrer Website angemeldet haben, aber ihre E-Mail-Adresse noch nicht durch die Verifizierungs-E-Mail verifiziert haben, die wir an neue Mitglieder senden.
• Deaktivierte Mitglieder: Ex-Mitglieder Ihrer Website, die von Ihnen oder einem anderen Administrator deaktiviert wurden.

Sie können ein Mitglied auch anhand seines Namens oder seiner E-Mailsuchen, indem Sie oben rechts auf Site-Mitglied suchen klicken.

Hinzufügen neuer Mitglieder

Gehen Sie zur Registerkarte „Site-Mitglieder > Vorgesehene Mitglieder“. 

Mitglieder können auf eine der folgenden Arten hinzugefügt werden:

• Manuelles Hinzufügen von Namen und E-Mail-Adressen,
• Hochladen einer CSV-Datei, die Namens- und E-Mail-Paare enthält, ein Paar pro Zeile, 
• oder Vorsehen aller Personen aus Ihrer Salesforce-Organisation

Wenn Sie gewählt haben, wie Sie Ihre Benutzer hinzufügen möchten, klicken Sie auf „Weiter“. Der nächste Bildschirm bietet Ihnen verschiedene Optionen:

• Sie können wählen, ob eine E-Mail an die neu eingerichteten Benutzer gesendet werden soll.
• Sie können wählen, ob Benutzer Einführungs-E-Mails mit hilfreichen Tipps und Tricks erhalten.
• Sie können wählen, ob Benutzer auszugsweise E-Mails über die in Quip stattfindende Zusammenarbeit erhalten, bevor sie sich anmelden.
• Sie können die E-Mail, die an die Benutzer gesendet wird, anpassen (wenn Sie sich dafür entscheiden, eine E-Mail zu senden), oder unseren vorbereiteten Standardtext verwenden.

Wenn Sie Mitglieder für Ihre Website vorsehen, die bereits einen persönlichen Quip-Account oder einen mit einer anderen Website verbundenen Account haben, können Sie in einem zweiten Schritt verschiedene Optionen für diese Benutzer auswählen. Sie können zum Beispiel entscheiden, diesen Benutzern keine E-Mails mit Tipps und Tricks zu senden oder ihnen eine andere eigene E-Mail zu senden, in der bestätigt wird, dass sie einen Salesforce Anywhere (Quip)-Account auf einer anderen Website haben.

Wenn sich das vorgesehene Mitglied zum ersten Mal anmeldet, wird sein Account aktiviert und zu Ihrer Rechnung hinzugefügt. (Bis dahin sind sie natürlich kostenlos.)

Anzeigen und Bearbeiten von Informationen über Mitglieder

Klicken Sie in der Administrator-Konsole auf den Namen eines Mitglieds, um dessen Profil anzuzeigen und zu bearbeiten, das alle folgenden Informationen enthält:

• Name
• E-Mail-Adresse (oder -Adressen, falls sie mehrere haben)
• Datum, an dem sie Ihrer Site beigetreten sind
• Mitgliederstatus – aktiv, vorgesehen usw.
• Rolle: Mitglied, Administrator oder Bot
• Zu welchen vom Administrator erstellten Gruppenordnern sie gehören
• Zu welchen von Mitgliedern erstellten freigegebenen Ordnern sie gehören
• Auf welchen Mobilgeräten sie Quip installiert haben

Um den Namen oder die E-Mail-Adresse eines Mitglieds in seinem Profil zu ändern, klicken Sie oben rechts auf Bearbeiten.
Um ein Mitglied abzumelden, ihm eine Administratorrolle zuzuweisen, ihn zu deaktivieren oder den Verbindungsstatus zu testen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü rechts neben Bearbeiten.

Deaktivieren von Accounts

Wenn ein Mitglied das Unternehmen verlässt:

• Gehen Sie zur Registerkarte „Site-Mitglieder“ > „Vorgesehene Mitglieder“.
• Suchen Sie das Mitglied, das Sie deaktivieren möchten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü ganz rechts neben seiner Auflistung und wählen Sie „Deaktivieren“.

Um den Account eines Mitglieds wieder zu aktivieren, sortieren Sie die Site-Mitglieder nach Deaktiviert und aktivieren Sie dann die Person, die Sie zurückholen möchten.

Wenn ein Account deaktiviert ist, existiert der Inhalt dieses Mitglieds an einem von zwei Orten.

1. Wenn der Inhalt mit anderen Site-Mitgliedern geteilt wird, haben die anderen Site-Mitglieder immer noch Zugriff auf den Inhalt, d. h., der Inhalt ist für diejenigen vorhanden, für die er freigegeben ist.
2. Wenn der Inhalt privat ist, existiert er, ist aber für das Mitglied nicht zugänglich. 

Zusammenführen von Accounts

Gehen Sie wie folgt vor, um die Inhalte von zwei Accounts zusammenzuführen:

• Öffnen Sie auf der Registerkarte „Site-Mitglieder“ das Dropdown-Menü rechts neben „Site-Mitglied suchen“ und wählen Sie Accounts zusammenführen.
• Geben Sie die E-Mail-Adressen der beiden Accounts ein, die Sie zusammenführen möchten. Der Inhalt des ersten Accounts wird mit dem zweiten Account zusammengeführt.
• Die Zusammenführung von zwei Accounts lässt sich nicht rückgängig machen. 

Nach der Zusammenführung:

• Das erste Mitglied, das bei der Zusammenführung aufgelistet ist, ist nicht mehr Teil Ihrer Organisation.
• Das zweite aufgeführte Mitglied hat Zugriff auf alle Inhalte des ersten Mitglieds.

Zusätzlich wird die E-Mail-Adresse des ersten Mitglieds zum Profil des zweiten Mitglieds hinzugefügt. Das zweite Mitglied kann wählen, ob Benachrichtigungen an diese neue E-Mail-Adresse anstelle der ursprünglichen E-Mail-Adresse (oder zusätzlich zu dieser) gesendet werden sollen.

Sie können einen deaktivierten Account mit einem aktiven Account zusammenführen. Sie können jedoch nicht zwei deaktivierte Accounts zusammenführen. 

Mitglieder zu Administratoren hochstufen

Brauchen Sie Unterstützung bei diesem administrativen Kram? Stufen Sie jemanden zu einer angepassten Administratorrolle hoch! Da die Quip-Administrator-Konsole über eine Reihe leistungsstarker Steuerelemente verfügt, möchten Sie vielleicht einschränken, welcher Administrator auf bestimmte Einstellungen zugreifen kann. Mit Administratorrollen können Sie benutzerdefinierte Administratorprofile erstellen und sie bestimmten Benutzern zuweisen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise ein Team hat, das auf Benutzerprobleme reagiert, könnten Sie eine Helpdesk-Administratorrolle mit der Fähigkeit erstellen, Benutzer und Gruppen zu verwalten und somit auf Tickets zu reagieren, jedoch ohne Zugriff auf sensible Sicherheits- und Konfigurationseinstellungen.

Weitere Informationen zum Erstellen von benutzerdefinierten Administratorrollen finden Sie im Artikel Administratorrollen.

So weisen Sie eine Administratorrolle zu:

• Wählen Sie in der Administrator-Konsole die Registerkarte Site-Mitglieder im linken Seitenbereich.
• Suchen Sie die Zeile mit dem Namen des Benutzers, den Sie hochstufen möchten. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü ganz rechts.
• Wählen Sie Administratorrolle zuweisen.
• Wählen Sie die Administratorrolle, die Sie zuweisen möchten, und klicken Sie auf „Speichern“.

Mit dem gleichen Prozess können Sie die Rolle eines Administrators ändern oder ihn zu einem normalen Mitglied zurückstufen. Suchen Sie den Administrator, für den Sie die Rolle ändern möchten, und wählen Sie Administratorrolle ändern. Ändern Sie die Rolle in eine von Ihnen definierte Rolle oder entfernen Sie ihn, indem Sie auf Als Administrator entfernenklicken.

Exportieren von Benutzeraktivitäten

Sie können eine Liste aller Benutzer und ihrer Aktivitäten aus der Registerkarte „Site-Mitglieder“ des Administrator-Portals exportieren. Wählen Sie im Dropdown-Menü oben rechts die Option In CSV exportieren, um eine Liste aller Ihrer Benutzer zu exportieren.

Wenn Ihre Organisation weniger als 3.000 Benutzer hat, wird die Liste sofort exportiert und eine .csv-Datei heruntergeladen. Bei größeren Unternehmen senden wir Ihnen eine E-Mail mit einem Link zu der Datei.

Die Informationen, die exportiert werden, umfassen:

• Name
• E-Mail
• Benutzer-ID
• Beitrittsdatum
• Status (Deaktiviert oder Aktiv)
• Rolle (Mitglied, Administrator oder Ersteller)
• Sprache im Profil (falls eingestellt)
• Firmenname
• Domäne
• Unterdomäne
• Datum zuletzt aktiv
• Datum zuletzt aktiv im Web
• Datum zuletzt aktiv am Mac
• Datum Zuletzt aktiv unter Windows
• Datum zuletzt aktiv am iPhone
• Datum zuletzt aktiv auf Android